精品资料推荐知识管理软件应用案例分析广东绍林科技开发有限公司SHAOLIN CORPORATION,GUANGDONG,CHINA地址：广州市天河区五山路天立大厦A23F,510630网站：www.shaolin.com.cn邮箱：guangzhoushaolin.com.cn电话：020-87565190,87593765(fax)佛山绍林 0757-82231798，8223129824目录应用案例分析1概述1初识之惑1原因与解惑1知识整合之路1总结1数字化档案馆与开放档案查询2档案馆档案分类方法2创建档案分类3档案管理与授权4归档与录入4档案搜索4开放档案查询5开放档案查询网站示例5特别提示6企业数字化档案中心6档案分类方法6创建档案分类7档案管理与利用授权8归档与录入8档案搜索8应用举例8现行文件管理与查询8基本方法9查询网站示例9文档一体化管理10文件与档案的分类10文件流转11文件归档11档案管理11文件与档案的搜索利用11应用举例11办公自动化管理12组织机构的虚拟化与用户管理12管理规划与创建管理对象13授权14流程管理15网络沟通的方法与技巧15客户管理15档案管理15办公事务管理15工作搜索平台15安全策略16应用举例16网站开发与网站内容管理17网站规划17网站美工设计17网站内容架构设计17网站程序设计17网站内容的编辑、更新与管理17网站内容归档17应用举例17综合知识管理18知识与知识管理18知识管理体系19实施知识管理的基础环境19循序渐进实施知识管理203Hmis可应用于各种知识管理领域20知识管理系统的多核运行21应用举例21知识资源整合与搜索21概述21知识资源整合的基本方法22应用举例一22应用举例二24应用案例分析概述初识之惑刚刚接触3Hmis的客户，往往有一种困惑，即：从3Hmis的相关功能介绍来看，似乎用3Hmis做什么都行，如文件管理、档案管理、数字化档案馆、办公自动化、资料管理、内容管理、知识管理、知识资源整合等等，但我到底能用它来做什么呢？又该如何应用呢？实际上，这是3Hmis优良的通用性、综合性和协同性给大家带来的疑惑！原因与解惑以往，我们在引入一个系统时，大都是从某一个单纯的应用去考虑的，如办公自动化、档案管理、文摘资料管理、客户资料管理、合同管理等，市面上的产品，往往提供的也是这些独立和单一的用途，而3Hmis对这些单一系统的功能要求，大都可同时满足，这倒给客户产生怀疑和困惑了。当客户需要一个档案管理系统时，往往会说：我只要档案管理方面的功能，而当他需要创建一个资料管理系统时，也会说，我只要资料管理的功能。实际上，无论你把3Hmis作为一个档案管理系统或资料管理系统来使用，都可把它视为一个独立而又专业的系统，使用起来同样得心应手。与其它大多单一功能的系统不同的是，3Hmis可满足客户对于系统协同的未来要求，因为，当你建成一个个独立的系统，并得到了很好应用的时候，你会发现，需要系统之间的协同与共享，而你所建立的系统，如果不能满足你对协同与共享的需要，就会变成一个个信息孤岛，给业务与工作带来困惑和难题，而3Hmis，恰恰可解决客户的这一难题！它提出的管理系统多核技术，可将并行运行的办公管理、档案管理、内容管理等各种各样的知识管理系统，协同整合为一个整体，为知识管理的协同、共享与利用服务。知识整合之路我们不但可将3Hmis的不同应用整合为一个整体，提供协同与共享，我们还可将客户现有的不同系统中的知识管理部份，通过3Hmis进行知识资源整合，为不同系统提供一致的、统一的和专业的知识管理与知识支持服务，解决系统之间的知识协同和共享问题，消除信息孤岛。比如说，客户现有的办公自动化系统，其档案管理功能往往不够专业与完整，难以满足实际应用要求，此时，可将处理完毕的文件，通过接口实时或定期转入3Hmis，即可满足客户更为专业与系统的档案管理需求，并且，可将3Hmis的搜索平台嵌入客户已有的办公自动化系统中，按权限进行快速的档案搜索，以满足工作与业务的需要。还有，大多ERP系统，其知识管理功能都较为单薄，如果把ERP应用过程中所产生的企业专有知识，如合同、产品资料、图纸、工作单、报表、电子邮件、传真等，利用3Hmis集中统一管理，并通过二次开发使3Hmis与ERP系统实现无缝链接，则可使客户的知识管理更上一层楼。3Hmis提供了许多知识交流与协作的在线工具，如内部博客、论坛、在线会议、短信以及工作流程等，使协作、沟通与共享更加随意与方便，更有利于激情的迸发和知识创新，当然，也就有利于员工素质的快速提升，有利于工作质量与效率的改善与提高。总结总之，3Hmis可用于知识管理的各个方面，无论你将它用于知识管理的某一单一应用，还是用于知识资源的整合，3Hmis都会是你得心应手的好帮手。数字化档案馆与开放档案查询3Hmis具备非常全面的档案管理功能，并且，在满足纸质档案管理的同时，对数字化档案的管理进行了特别的优化，可满足各种综合档案馆和专业档案馆对于数字化档案管理的需求。用户可根据自己的需要来设计数字化档案馆的首页，下图是一个非常简洁的数字化档案馆首页示例：上图的功能含义为：不登录时，可搜索开放档案，登录后，即可依权限管理和搜索档案，点击不同的档案门类，则可将管理与搜索限制在相应的档案门类下进行。档案馆档案分类方法要进行数字化档案管理，面对的第一件事情，就是如何科学的对档案进行分类。3Hmis容许用户根据自己的需求，对档案进行任意分类，但档案分类一般都要遵循一定的标准与规范。对于综合档案馆，如中央档案馆，首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案，然后再按全宗的联系分类。中国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前的档案和建国后的档案；建国前的档案又按档案的性质划分为旧政权档案和革命历史档案；建国后的档案又按部门系统划分工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。下图是某市档案馆的数字化档案种类划分方法：该市档案馆将数字化档案分为民国档案、革命历史档案、文书档案、专门档案、特殊载体档案、名人档案等六大门类，每一个大类下面，又根据其档案性质、规模与管理需要，进行若干层次的分类划分，形成符合管理与利用需要的分类架构，如文书档案是按全宗依次排列的，专门档案则按纪检案件档案、公证档案、环保档案、审计档案、工商档案、人口普查档案、已故干部档案、地图档案、婚姻档案、教学档案和财务报告档案等划分。如果数字化档案的数据量比较大，可采用3Hmis的企业版，每种门类的档案分别存放于不同的档案数据库，甚至不同的服务器，以形成大型的、分布式的数字化档案馆。如将六种不同门类的档案存放于不同的档案数据库，即为：对于专业档案馆，一般按其专业特点分类，如城建档案馆，分类方法为：A综合类 B城市勘测类C城市规划类D城市建设管理类E市政工程类F公共设施类G交通运输工程类H工业建筑类I民用建筑类J名胜古迹、园林绿化类K环境保护类L城市建设科学研究类M县(村)镇建设类N人防军事工程类O水利防灾类P工程设计类Q地下管线类R声像类即城建档案馆大都将档案分类A-R共18大类。创建档案分类在3Hmis中，档案分类是一种专门的类型，只要你采用类型定义功能定义档案类型，并形成类型架构，其类型架构即具备了相应的档案管理功能。创建档案分类时，对象选项必须选择档案。档案馆的不同，其档案分类方法也会有所不同，下图是某政府档案馆的档案分类架构：档案管理与授权档案是政府、社会以及企业的重要知识资源，如何安全而又有效的实施管理，并提供利用，至关重要。3Hmis容许按管理与利用的需要，对档案进行相应的授权，用户只能依授权管理和利用档案。3Hmis的授权，是按档案类型来进行的，对上位类进行授权，下位类将继承其权限。3Hmis提供了用户组和岗位的管理功能，将某一岗位的权限授予某一个用户组，将大大简化授权操作。3Hmis容许同步管理纸质等实体档案和数字化档案，为了提高实体档案管理的现代化水平和工作效率，建议引入条形码或射频卡技术来管理纸质等档案实体，3Hmis可采用多种方法对文件级和案卷级进行唯一编号来适合这些新技术的要求。条形码：可将条形码标签张贴在文件首页或案卷盒表面，也可直接将条形码打印在案卷盒表面或文件首页。射频卡：射频卡不一定适合于文件级档案的管理，但用于案卷级档案和实物档案的管理则有一定优势。归档与录入3Hmis提供了一个功能非常全面的归档平台界面，将文件归为档案、档案属性的录入、电子文档的引入以及档案注册、表格打印等各种归档操作，都可在一个操作界面内完成。3Hmis还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入3Hmis的程序，可大大加快归档处理的速度。档案搜索3Hmis提供了一个专门的搜索平台，专业术语是“工作搜索”，可非常方便的依权限搜索档案。 3Hmis还提供了搜索的通用接口，用户可将搜索界面调整为自己所需要的样式，或将3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统，为其它系统提供档案知识支持。用户还可根据自己的需要，利用绍林科技提供的二次开发组件，开发专门的档案利用网站，下一节所介绍的开放档案查询，就是一个档案利用网站的例子。开放档案查询3Hmis本身就是一个多功能的数字化档案馆的管理系统，所以，要利用其创建开放档案的查询中心，是非常方便和简单的，步骤如下：1、 按前面所介绍的方法创建专用于管理开放档案的数字化档案馆，或将数字化档案馆中的可开放的档案进行专门授权。2、 根据客户本身的特点及要求，对开放档案查询网站页面进行美工设计。3、 利用绍林科技提供的网站开发组件进行开放档案查询网站的程序设计。完成上述步骤后，在档案馆的门户网站创建相应的链接，点击即可进入开放档案查询网站。如果对开放档案查询的界面没有特殊的要求，也可采用3Hmis提供的示范页面，修改页面标题和标题图片等即可快速形成自己的开放档案查询中心。开放档案查询网站示例开放档案查询中心示范页面的路径为：3Hmis网站路径/DigitalArchives如：http:/www.shaolin.com.cn/3HmisWeb/ DigitalArchives直接在浏览器的地址栏输入上述地址，即可进入开放档案查询中心，下图是3Hmis提供的开放档案查询中心示范网站的页面样式：标题图片显示开放档案的分类架构。未登录时，以AnyOne用户的名义查找一般档案，登录后，则可按登录者的权限查找档案。开放档案搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的档案。高级搜索可输入复杂的搜索条件。档案条目，将鼠标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠