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,Excel高效数据分析之道 让您的分析报告更有说服力,Excel的思考,Excel是什么? Excel能做什么? Excel怎样使用?,使用Excel的基本素养,养成使用Excel的好习惯 合理设计Excel表单,为日常数据管理和处理分析打好基础 原始数据表格与数据处理分析表格分开保存 自定义Excel操作界面 添加常用的操作按钮(格式按钮、增大/缩小字号按钮、选择性粘贴按钮、粘贴数值按钮、等等) 熟练使用常用的快捷键 让你的Excel发挥最大的效能 安装完全版(Excel 2003) 加载分析工具库,如何让你的分析报告更有说服力?,用数据说话,完美的分析报告,用图表说话,培训目标,用数据说话: 掌握快速制作各种统计分析报表的方法、技巧和各种应用 用图表说话: 掌握制作精美实用分析图表的方法、技巧和各种应用,目录,第1部分:不可忽视的基础性工作 第2部分:让表格数据更加清晰 第3部分:快速掌握Excel公式和函数第4部分:用数据说话 第5部分:用图表说话,第1部分 标准化与规范化不可忽视的基础性工作,表格数据的整理与规范 表格结构的整理与规范 其他数据整理技巧,表格数据的整理与规范,很多表格中的数据是非法的、错误的、不规范的,需要进行整理规范和标准化。 正确处理日期数据 正确处理文本和数字 删除数据中的垃圾字符,正确处理日期数据,Excel是如何处理日期的? 日期是特殊的数字。日期永远是大于零的正整数。 正确输入日期 正确输入日期:2010-11-15,2010/11/15,15/nov/2010, 15-nov-2010 错误的输入日期方式:2010.11.15,或者 20101115 错误日期的类型 输入错误 从系统导入的日期是文本格式 如何把日期显示为需要的格式? 修改非法日期(案例01),正确处理文本和数字,如何将文本型数字转换为纯数字 有些情况下,从数据库导入的数字是文本型数字。文本型数字无法使用SUM等函数进行计算,需要转换为纯数字。 方法1:利用智能标记 方法2:利用VALUE函数 方法3:利用公式(两个负号或者乘以1或除以1) 方法4:利用选择性粘贴的批量修改功能(乘以1或者除以1) 方法5:利用分列工具 如何把数字转换为文本型数字? 使用分列工具 使用TEXT函数 案例02 将文本型数字转化为纯数字,删除数据中的垃圾字符,从系统中导入的数据中,可能会有很多“垃圾”字符会影响到数据的处理和分析,应当予以删除。 比如: 删除数据中的空格 删除字符中的打印不出的特殊字符(案例03),表格结构的整理与规范,很多表格的结构是不规范的,影响数据处理分析的准确性和效率,必须予以整理和标准化。 数据分列 取消合并单元格并填充数据,取消合并单元格并填充数据,对于不规范的表格,例如多表头,有合并单元格,等等,需要进行相应的整理。 方法:根据情况,可以使用复制/粘贴,函数、VBA等方法。 案例05 取消合并单元格并快速填充数据,其他数据整理技巧,转置数据位置 案例06 删除空行和空列 批量插入空行和空列 案例07,第2部分 让表格数据更加清晰,使用自定义数字格式美化表格 使用条件格式标识特殊数据,使用自定义数字格式美化表格,当数字很大时,表格既不便于查看数据,打印出的表格也很不美观。 可以通过设置数字的自定义格式来美化表格。 例如: 将数字缩小1千倍显示 将数字缩小1万倍显示 将数字缩小百万倍显示 将特殊的数字显示为指定的颜色 案例08 自定义数字格式,使用条件格式标识特殊数据,利用条件格式,可以标识表格的特殊数据。 比如: 标识非法数据 设计提前提醒模块(案例09),第3部分 武装自己快速掌握Excel公式和函数,将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效 让需要的数据迅速出现在您面前 合理有序制作计划 把需要的信息提炼出来 创建高效计算公式的技巧和方法,将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效,低效率的加减公式,既不科学,也容易出错。在很多情况下,可以使用相关的求和函数来解决。 常用求和函数 SUM函数:无条件求和。 SUMIF函数:单条件求和 =SUMIF(条件判断区域,条件值,实际求和区域) SUMIFS函数(Excel 2007新增函数):多条件求和 =SUMIFS(实际求和区域,条件判断区域1,条件值1,条件判断区域2,条件值2,.) 案例10 高效求和汇总,把需要的信息提炼出来,有时候,很多信息包含在文本文字中,需要把这些信息提取出来。 案例11 文本函数及其应用,第4部分:用数据说话,快速汇总多个工作簿和工作表数据,快速汇总多个工作簿和工作表数据,使用函数 使用合并计算工具 使用Microsoft Query工具,使用函数,使用相关的函数,可以快速汇总大量工作表数据。 例如: 使用SUM函数可以快速加总大量工作表,使用合并计算工具,当多个工作表的结构相同时,可以使用合并计算工具快速进行合并计算,同时还可以创建分类汇总和分级显示。 案例研究: 案例12 快速合并多个结构相同的分报表(当前工作簿),使用Mrcrosofet Query工具汇总多个有关联工作表,有些情况下,几个工作表中分别保存不同的数据,但他们通过一个关键列数据(比如工号)联系起来。 要将这样几个相关联的工作表数据进行汇总,可使用Microsoft Query。 案例13 快速汇总多个有关联的工作表数据,第5部分 用图表说话,用图表准确表达出你的观点,绘制图表基本方法及注意事项,图表的修饰与美化,用组合图表表达更加复杂的信息,让图表按照您的要求灵活显示,图表类型的选用原则,图表类型 柱形图、条形图、折线图、饼图、XY 散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图 选用原则和建议 首先要突出重点,充分反映数据信息关注事物的本质! 不同类型的图表有不同的适用场合。 其次是美化图表。 关于组合图表案例04 几种图表类型的组合。 在某些情况下,单一的图表类型无法满足要求,需要绘制组合图表。 关于动态交互图表 使用动态图表,可以大大简化工作量,使得数据分析更加高效。,图表的修饰与美化,图表结构及主要元素 打扮您的图表 突出标识图表的重点信息 简单是美,图表结构及主要元素,图表区 绘图区 数据系列 分类轴 数值轴(刻度、显示单位) 图表标题 图例 数据标签 网格线 趋势线、高低点连线、垂直线、涨跌柱线,突出图表的重点信息,使用自选图形、图片等,突出重点数据,使阅读者一目了然地了解数据信息,发现企业经营存在的问题。 利用自选图形突出重点,复合饼图的调整问题,绘制复合饼图,要合理设置小饼的项目。 方法: 按位置调整 按数值调整 按比例调整 案例14 复合饼图的调整问题,本次培训到此结束 谢谢您,
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