1,Excel 2003 高级教程,主要内容,EXCEL的规范化操作 EXCEL函数与数据分析 图表与数据透视表 宏与VBA,EXCEL表格的规范化操作,构思和设置表结构 建立和输入数据 编辑和修饰表格 简单使用和分析 保存表格数据 打印输出数据,制表的六个基本过程,管理项目与表格结构的关系,正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元，并建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系。为数据管理提供合理的数据结构。 此项工作的关健在于明确表格列与行的逻辑关系，以便有效组织一个独立的管理项目，形成可供分析的表格。,案例1:规范表格示例.xls,表格设计应注意的事项,管理项目与表格结构的关系 凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一列，避免混合设置 管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析 表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。,案例2:成绩表.xls,表格数据的输入与准确性控制,为什么要提出准确性 哪些数据容易出错 控制原始数据输入准确性的解决方法 用调用法控制原始数据的准确性 用计算法控制加数据的准确性 使用数据有效性 使用校对工具,单元格的基本操作,单元格和单元格区域的选定方法 使用名称框选定和命名单元格区域 单元格的编辑操作 选择性粘贴的使用(演示转置和加法),原始数据的输入,在单元格中输入数值、文本、日期/时间 (重点讲日期) 序列填充的方法 自定义序列 同时在多个单元格中输入数据 数据有效性的设置 使用下拉列表输入数据的方法 使用多级下拉列表输入数据,表格文档的保存技巧,正确使用”保存”命令 何时使用”另存为”命令 使用”保存工作区”命令 对文件加密的保存方法,正确使用”保存”命令,新文件的保存规律和方法 “新文件:是通过”新建”命令打开EXCEL窗口,并在其中制作的表格文件.通常窗口”标题栏”中按新建顺序自动编号的文件名,book1.xls,book2.xls, 对于新文件，无论使用“保存”还是“另存为”都显示另存为对话框 旧文件保存与“保存”命令 旧文件（有文件名称），每按一次保存，执行一次覆盖过程，新的替代旧的。 设置备份保存,何时使用“另存为”命令,更名保存 将文件存到指定位置 改变文件的保存类型 使用模板文件,如何使用“保存工作区”,“工作区”也称“工作面”，是指WINDOWS桌面上正在使用的若干份电子表格文件 保存工作区时，原文件按原名进行保存，工作区文件只保存这些文件的位置的存储路径，相当于快捷方式。,表格数据的打印与输出,常规表格的打印输出 连续页面打印 打印区域设置 添加到打印区域 超大表格打印,常规表格页面控制,小表格的打印设置 面积较小，不足一张纸，可以使用居中 大表格的打印设置 超出一张纸，但超出有限，可以使用缩放的方式,有效处理超大表格,设置跨页打印表头 设置屏幕冻结表头 强制分屏显示（拆分窗口） 强制分页打印（使用分页符） 设置打印顺序（页面设置，工作表） 设置页眉和页脚,Excel菜单功能和必会命令,EXCEL函数与数据分析,公式和函数入门 排序 筛选 分类汇总 实用函数讲解,公式和函数,公式的使用 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头 =5*10-20 常数运算 =A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用Excel函数，SQRT表示求开方根 1. 运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符,公式举例 =83*25% 表示8的立方再乘以0.25，结果为128 =5*8/23-B2/4 若单元格B2的值是12，则结果为2 =”计算机” & ”电脑” 运算结果是”计算机电脑” = A1 & A2 把单元格A1和A2中的文本进行连接 而生成一个新的文本 = B242 比较结果为TRUE (设B2的值是12) = B2=32 比较结果为FALSE = B212 比较结果为FALSE = A3+80 假设A3为日期型数据，则A3+80表 示日期A3加上80天,用于描述一个条件。例如 5 = ABCD 或写成 =ABCD = 计算机 或写成 计算机 或写成 计算机,比较条件式,当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动 例1 计算出学生的总评成绩(=机试40%+笔试60%) 案例文件：计算机成绩.xls (1) 单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格 (2) 键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2 (3) 再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制”按钮 (4) 选定区域E3:E6；单击“粘贴”按钮,2. 公式的输入和复制,四种表示方式 (1) 相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等 公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动 (2) 绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变,下面式子表示引用d:book2.xls的sheet1的B5单元格 =d:book2.xlsSheet1!B5 (3) 混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式 如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变 （4）名称地址：事先定义好的单元格区域 (5)三级地址:演示 各部销售统计.xls 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息,单元格地址表示方式,常见错误信息,格式： =(, ,.) 举例： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 IF 条件选择,函数的使用,例2 计算基本工资总数，并将结果存放在单元格C7中 (1) 单击单元格C7，使之成为活动单元格 (2) 键入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回车键 例3 计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格D7和E7中 (1) 选定D2:E7区域 (2) 单击“自动求和”按钮，即可对这两列分别求和，和数分别存放在两列的最后一个单元格上,案例文件：工资表.xls,函数应用举例,例4 计算基本工资的平均值，并将结果存放在C8中 例5 利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格C9中 举例 假设单元格A1，A2，A3，A4的内容分别为1，2，空，“ABC”，则COUNT(A1:A4)的值为2 举例 若要求出基本工资数大于等于500的职工人数，可以采用： = COUNTIF(C2:C6, ”=500”) 举例 在工作表(A1:D9)中，要求出班号为21的班学生人数，可以采用： = COUNTIF(D2:D9, ”21”) 或 = COUNTIF(D2:D9, D3),函数应用举例,假设函数If(),格式： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 功能：本函数对比较条件式(logical_test)进行测试，如果条件成立，则取第一个值(value_if_true)，否则取第二个值(value_if_false) 举例 已知单元格E3中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格 =IF(E360,”不及格”,”及格”) 例如 成绩等级与分数的关系：成绩80优良；60成绩80中；成绩60不及格。假设成绩存放在单元格D3中，则可以采用如下函数来实现判断和取得等级信息： =IF(D3=80,”优良”,IF(D3=60,”中”,”不及格”),练习案例：if函数练习.xls,自动筛选 高级筛选 使用到各种运算符 西文符号 比较符: =, , =, 逻辑符: AND(与), OR(或) 通配符: ?(代表单个字符), *(代表多个字符),记录的筛选,举例: 成绩小于60: 成绩=90 成绩在6080之间: 成绩=60 AND 成绩=80 OR 班号=11 B. 成绩=80 AND 班号=11 班11及班21的学生 A. 班=11 OR 班号=21 B. 班=11 AND 班号=21 班11所有不及格的学生 A. 成绩60 OR 班号=11 B. 成绩60 AND 班号=11,思考题,自动筛选采用简单条件来快速筛选记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来，而将满足条件的记录显示在工作表上 通过“数据”菜单中“筛选”命令的“自动筛选”来实现的 例18 在上述成绩表中，筛选出成绩大于等于80分的记录 选定数据清单，选择“数据”菜单中的“筛选”命令 从“筛选”级联菜单中选择“自动筛选”选项，此时在标题栏中每个字段名右边出现了一个下拉箭头 单击“成绩”字段名的下拉箭头，从下拉列表单击“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框 本题筛选条件：成绩=80。设置如下,自动筛选,例19 在上述成绩表中，查找成绩在7090分之间的记录 本例题筛选条件是：成绩=70 AND 成绩=90，因此在“自定义自动筛选方式”对话框中设置如下,高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。 先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行 。 (1) 同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录 例20 查找成绩大于等于80分，且班号为“11”的所有记录 筛选条件：成绩=80 AND 班号=11，条件区域表示：,2. 高级筛选,(2) 不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录 例21 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录 英语90 OR 计算机90，条件区域表示： (3) 对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题 例22 查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录,例23 在成绩表中，查找11班及21班中成绩不及格的所有记录 筛选条件为： (成绩60 AND 班号=11）OR（成绩60 AND 班号=21),表格数据排序,表格数据的排序原则 数据表规则 区域命名必须包括”表头”区域 排序前要添加连续编号,以保护原始序列 多重排序时只有主要关健字重复时才进行次要关健字的排序 排序规则 升序和降序 符号优先,数字其次,日期由远而近为升序,逻辑值false在前,包含公式按结果排序. 排序报警 出现扩展提示要小心操作. 排序方法 单一条件排序 多重条件排序 序列排序 恢复,简单排序,按关键值从小到大(或从小到大)的顺序进行排列 排序时，最多可以同时使用三个关键字 例24 将成绩表按“成绩”从高到低进行排序 (1) 选定数据清单 (2) 选择“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框 (3) 设置对话框,序列排序举例,可以通过序列排序实现一些特殊的查找 在排序对话框中选“选项”就可以进行序列排序，如图,使用分类汇总处理数据,分类汇总操作的基本原则 分类原则,要分类的项目必须单独一列 凡是需要汇总的列,数据区域中不