第二章 财务报告财务管理财务报表新中大财务软件报表系统帮助文件第1章概述1.1 系统简介报表中心是新中大公司针对报表制作管理的强大平台，报表中心全面的继承了原有报表管理系统的强大功能，更是在此基础上提供了更为强大的自定义报表功能，通过报表中心我们不仅可以方便的实现财务报表的编制，还可以通过报表平台的自定义报表实现各种业务报表的编制。报表中心主要分成两个大的功能模块，财务报告继承了早期新中大报表管理系统的全部功能、自定义报表则是全新增加的功能可以实现绝大部分复杂报表的自定义功能。第2章操作帮助报表中心系统使用流程如下：一、 启用本系统，首先要进行初始设置，具体内容有：报表分组、报表类别等信息。二、 根据实际业务需要进行新建报表。三、 设计新建报表的格式，及在需要从系统内取数的单元格中定义取数公式。四、 定义完成后，使用报表计算功能即可实现报表数据的生成。第3章功能手册3.1财务报告3.1.1基本功能财务报告是财务报表制作工具的杰出代表，它以久负盛名的PowerBuilder和VisualC+工具合成开发，在设计思路上充分吸收了著名的Excel电子表格的优点，并且淋漓尽致地发挥了Windows的特点，在操作上最大程度地体现了新工具方便、直观、快捷、实用、美观等特点。此报表系统的功能特点可以从以下几方面进行阐述：与“账务处理系统”的完美结合使财务人员轻松自如。本系统的现金流量表设计精巧、编制灵活、生成快捷、已率先通过财政部专家评审。系统除了为您提供了丰富、实用的通用报表外，也提供了自定义报表的口径，并且提供了丰富的取数函数，这样用户可制作非常复杂、全面的报表，能满足您不同的管理需求。独有的审计追踪功能和表间平衡关系校验功能，可以清晰地表述各账表之间的关联，更是减轻了对各类报表的审核工作。强大的报表汇总功能，可轻松实现同类报表的汇总工作。成批计算、成批打印等批处理功能大大节省了用户的时间和精力。可以多口径进行报表编辑，既可以通过系统主菜单进入相应编辑状态，也可以通过常用工具栏上的按钮进入，还可以通过选中需编辑的“单元”，单击鼠标右键，在随即出现的弹出式窗口中选择相应的编辑菜单。可以将报表数据方便地折合成以千元、万元、千万元等作为金额单位。单元“保护”功能可以防止某些单元被他人更改或因为其它误操作而丢失，加强了报表的安全性。每张报表可以进行权限（口令）设置，加强了报表的安全性。各单元间可以进行任意组合，使一些不规则报表的编辑变得轻松自如，如实现报表中的表头和表尾部分的编辑。可以自由定义账表打印的范围、页边距、打印方向、打印比例，对于打印内容超过一页的报表，还可设置固定的表头、表尾。全面支持彩色，包括报表的单元底色、文字、边界等。支持在报表的任意位置中插入图片，以达到图文并茂的效果。报表列表可以按树状显示，并能按报表类别、月份、下级单位分层展开。系统提供的传出和汇入功能可以方便地实现不同企业间、上下级单位间的数据传递，并且提供多种传递方式，其中包括远程传递。系统提供的“汇入其他财务软件的报表”功能，为第三方软件数据转入提供了开放的接口。报表可以和标准文本文件“TXT”，数据库格式文件“DBF”、“EXCEL”文件相互转换，供用户深层次的开发使用。汇总以上的系统功能特点，同时也归纳出了新中大财务报告的主要功能：报表管理、公式定义、表间取数、比较分析、批处理、传出与汇入、报表制作、平衡检验、自动计算、格式转换、同类汇总。这些功能特点在后续的介绍中，我们会逐一涉及。财务报告中的数据主要源自于“账务处理系统”中产生的数据，所以该系统必须和“账务处理系统”配合使用。在财务管理中，除了需要制作常规的几张格式统一的报表外，还经常需要制作各种各样的内部管理报表，由于这些报表的格式和内容是多变的，为此，本软件提供了完善的制表工具，并汇合了最灵活、最方便和自由的操作手段、准备了二百多个函数，使用户自己能随心所欲地制作各种各样的复杂报表。3.1.2进入财务报告在工作管理平台中选择报表中心，进入报表中心。图01进入报表中心后默认就为财务报告内容图023.1.3建表再次点击财务报告Tab会出现一个下拉菜单列表，选“新建”，系统提供两种建表方式：图03“1.从原有报表格式中复制”是从已有同类报表中复制过来的简捷生成方法，屏幕将列出当月所有报表供用户挑选，您可以按不同的报表组别、报表类型、月份及下级单位的报表中进行报表筛选，然后再选择要进行复制的报表。“2.新建格式”即建立全新的报表，报表的所有格式也将都由用户自行定义。新建过程中，系统提供对报表名称，具体格式的设置，如行数、列数、行高、列宽、对齐方式、小数点位数和计算结果为零的单元显示0.00的设置选项，及对报表边框和颜色的具体设置。关于该窗口中的格式，行高和列宽建议用户不必作改动，其它参数则可根据需要做出调整。格式定义好之后，系统将给出一张空白报表，该报表的格式和定义的相符合。在具体制作前，我们首先来熟悉一下报表编辑窗口的结构，它主要包括以下几部分：图04新建格式生成的报表窗口2报表编辑菜单栏：提供编辑报表所需的所有菜单。2常用工具栏：提供在报表编辑中使用频率高，相对重要的菜单，以方便用户的操作。2数据输入框：是输入报表所有内容（包括公式、文本）的唯一入口。2报表显示主区：显示报表的编辑结果。3.1.3.1报表制作若干概念在具体制作之前，需要先解释一些基础但又非常重要的概念。3.1.3.2单元报表有若干个列，若干个行，行、列的每一个交叉(即格子)在此称为“单元”，例如某报表共有10行4列，那么该报表一共有40个单元，报表制作的大部分工作都是围绕“单元”进行的。为了方便报表的制作，每一个单元赋予了唯一的名称，像A1、C12、FF2等等，前面的英文字母表示该单元所在的列，后面的数字则表示该单元所在的行，所以A1表示第一列第一行交叉处的单元，C12表示第三列第十二行交叉处的单元。报表中列的字母顺序依次为：A、B、C、D、Z、AA、BB、ZZ，行则按数字从1开始从小到大排列。单元名在以后的公式定义中是很重要的。在编制报表的整个过程中，经常需要引用单元格，如公式SUM(B4，B7)中就引用了单元格B4和B7。引用单元格的情况大致有以下几种：如果要引用请使用在列A和行8中的单元格A8属于列B和行1到行15中的单元格区域B1：B15属于行10和列E到列H中的单元格区域E10：H10行2中的所有单元格2：2从行2到行10中的所有单元格2：10列F中的所有单元格F：F从列F到列S中的所有单元格F：S从A列第1行到E列第5行的单元格区域A1：E5如果要改变单元的宽度、高度，可将鼠标移动至顶行（或最左列）两单元的交界处，此时鼠标的光标形状将改变，在鼠标指针的形状变为时，按住鼠标左键左右拖动即可改变单元的宽度；在鼠标指针形状变为时，按住鼠标左键上下拖动即可使单元的高度发生变化。但是这样只能较粗略的改变单元的宽度和高度，若用户需要精确的控制单元的宽度和高度，可通过报表编辑菜单“编辑其它属性行高（列宽）”实现。当鼠标点击任一单元，该单元将以醒目的黑色边框显示，表示该单元已经是“当前单元”，菜单上的许多功能都是针对确定的单元即当前单元的。当用鼠标作上下左右拖拉时，多个单元将同时被选中，如图2.35所示：图05当前单元那么上图05中的这10个单元将一起都作为“当前单元”。如果在当前单元处点击鼠标右键，屏幕将弹出一个纵向菜单，该弹出式菜单内有和本单元格式有关的功能，如“剪切”、“复制”、“粘贴”、“单元属性”等等。在此可以直接对单元格操作，尽管许多属性和报表编辑窗口中总菜单中的属性重复，但这样会使操作更加方便。点击“单元属性”，用户可对单元格的“对齐方式”、“小数点位数”、“数值显示格式”、“保护”、“边框”和“颜色”进行设置。在该菜单中有下列几个重要的概念、功能需要着重提出：边界与保护。3.1.3.2.1边界尽管报表中每一个单元有上、下、左、右四个边界线，但是本软件规定，每单元只拥有上、左2条边界，其它2条边界线分别属于下方和右侧的单元，所以在菜单中您能够修改上、左边界线的宽度、颜色。3.1.3.2.2保护为了防止某些单元被他人更改或其它误操作而丢失，而引入了保护的概念，“保护”主要有以下两种用途：1、防止被更改，设置“保护”对于有上下级关系的单位、上级单位设计好报表并下传以后，不希望下级单位擅自改动时很有用。2、在以后对各下级单位的报表进行“同类报表汇总”功能时，对某些有行号的单元需要禁止汇总，那么也可以对这些单元设置保护。经保护的单元左上角会出现一个红色的三角形以示区别。当设置了保护以后，您还必须对报表设置口令，否则保护将无法生效。口令的设置功能在报表编辑菜单的“1.文件5.报表修改口令”处。取消“保护”的操作为一个逆向过程，即首先通过菜单“F.文件5.报表修改口令”输入口令，使当前单元由锁定状态转变为可编辑状态，然后再在当前单元的位置上单击鼠标右键，在随即弹出的菜单中单击一下“保护”菜单，当“保护”菜单左边的“”符号消失时，便表明取消“保护”的操作完成了。3.1.3.2.3组合组合是很常用的单元功能，所谓单元“组合”就是将多个单元合并成为一个单元，如图2.36所示。组合单元的内容以参加组合的左上角第一个单元的内容为准。图06选中的单元格进行组合后的窗口该菜单同样适用于解除已组合的单元，报表的标题、表尾都是通过这样的组合方法得到的。3.1.3.2.4实表行列号许多报表的内部本身就有“行号”，如下图2.37所示的“资产负债表”：图07报表中的当前单元的单元名为C7，即第7行第3列，而按照实际的行列号计算，应该为第2行第3列，为了便于记忆和以后的公式定义，您可以对该单元定义实表行列号，定义实表行列号操作在下方图2.38中进行。实表行列号的书写方法为行列，如上述单元可定义为“23”，同时也可定义相对于当前单元的后继几行几列所包括的单元的实表行列号，例如就针对图07而言，当用户定义了C7单元的实表行列号以后，如果还设置了“自动定义后继1行”，那么执行的结果是D8单元的实表行列号也将由系统自动计算得出。一旦定义了实表行列号后，在窗口左上角的当前单元名中将以该行列号显示。图08定义实表行列号窗口3.1.2.3报表编辑菜单报表编辑还有一些重要功能没有被包括在弹出式菜单中，如打开、存入、单元内容清除、串替换、集中录入公式、平衡校验等等，下面就按照编辑窗口菜单栏中各菜单的排列先后顺序逐一加以介绍。提示：本系统中，在执行“另存为”命令时有一个特殊功能：将当前报表转换成千元、万元、千万元报表。单击菜单“文件另存为”后，系统首先弹出“确定报表文件”窗口，在该窗口中有一个“报表数据”参数，该参数的下拉框内容包括“原数据”、“化为千元”、“化为万元”、“化为十万元”、“化为百万元”和“化为千万元”。当用户选择了“原数据”外的任一选项时（即用户要进行金额单位调整），系统弹出转换范围窗口供用户设置转换范围。其中“转换录入的数字（非公式）”主要是指报表中手工录入的数据，一般包括报表的表头、表尾。在有些报表中会含有“行次”栏目，行次一般用数字1、2、3表示，这样在报表进行千元、万元等转化时，系统也会自动将它们转换成以千元、万元格式表示，这是不合乎常理的。但如果用户将“行次”栏设为保护状态，然后选中“（保护）的单元不转换”选项，这样便可避免上面所述现象的出现。如果用户需要禁止某些数据的转换，也可通过该选项进行控制。另外，系统在另存为中还提供自动删除行、自动删除列的功能，如删除行，则以列