1,范 宁 2016年4月26日,办公室,工作实务,2020/9/6,2,办公室是组织和单位中为领导工作服务的综合性办事机构。我国的各级各类机关、团体、企业等组织和单位中都设有为领导工作、机关工作和员工服务的办事机构，这一些机构统称为办公室。,第一节 概述,2020/9/6,3,一、办公室机构的设置,办公室是各级领导机关的一个组成部分，是从属于机关并为机关工作服务的。它的设置、组织形式和人员配备，都是根据机关行政管理工作的实际需要来考虑。适应实际工作需要，是办公室机构设置的总原则。,2020/9/6,4,（一）凡独立单位必须设置办公室机构： 所谓独立单位，是指能独立行使一定权力的实体单位。主要有：各级党政机关、各类群众团体、企事业单位，由于它们都是独立的工作单位，都有办公室工作任务，因此都需要设立为之服务的办公室机构。,2020/9/6,5,（二）我国办公室机构现状： 从纵的方面看有五个层次，即:中央、省、市、县、乡。 从横的方面看，各级办公室机构又可分属于党委、人大、政府、政协、群众团体、企事业单位等众多系统。,2020/9/6,6,单位业务的不同，办公室机构的设置、名称和职能也有一些差异。 层次性与系统性结合，纵向和横向交叉，构成了覆盖全国的立体网络状的办公室机构的布局。,2020/9/6,7,二、办公室职能和地位,（一）办公室基本职能： 主要作用参谋助手、综合协调、督促检查、后勤保障。 主要职能参与政务、管理事务、提供服务。 主要任务办文、办会、办事。,2020/9/6,8,办公室具体日常工作主要有： 1.调查研究和文稿起草。 2.公文办理和管理。 3.印章管理。 4.信息管理。 5.督查督办。 6.政府信息公开 7.会务工作。,2020/9/6,9,8.机要保密管理。 9.提案议案办理。 10.信访工作管理。 11.日常事务管理。 12.档案管理。 13.后勤管理 14.制度管理。 15.办公室自身建设。,2020/9/6,10,（二）办公室在机关内的地位： 1中心地位： （1）机关运转中心 （2）信息网络中心 （3）对外联络中心,2020/9/6,11,2枢纽地位： 办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。如果把一单位比作一个人的话，那么，领导层、决策机构是大脑;业务股室、执行机构是四肢;办公室则是中枢神经系统。,2020/9/6,12,3窗口地位： 办公室是一个单位的总进出口，处于联络站的地位，一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等。本单位领导得到外界的各种信息，一般也是靠办公室这个“窗口”。,2020/9/6,13,第二节 主要日常工作,办公室作为单位的综合管理部门，其日常工作非常繁杂。同时由于每个单位的业务不同，办公室的工作内容也有所差异。下面主要介绍党政机关办公室最基本的几项日常工作。,2020/9/6,14,一、公文办理和管理,公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文传递传输也是公文办理的重要环节。,2020/9/6,15,（一）公文办理的主要特点： 1.系统性。 2.实践性。 3.服务性。 4.严肃性。 5.程序性。 6.时效性。,2020/9/6,16,（二）收文办理,收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。,2020/9/6,17,1. 签收 由文书部门负责来文签收。注意事项： （1） 来文封号是否与签收簿编号相符。 （2）信封和密封条有无拆封和破损现象。 （3）限时送达的急件是否超过规定期限 。,2020/9/6,18,2.登记 领导亲启件送领导本人亲自启封；密件送机要人员启封。其他件由文书人员启封。 注意事项： （1）是否错发。 （2）有否缺页少份 （3）封内有文件清单的对照检查，有回执单的签名后将回执单退回。,2020/9/6,19,登记是建立文件的账目，其作用是： （1）便于管理和保护文件，防止丢失。 （2）便于查找和检索。 （3）便于统计和催办。 （4）便于运转中交接。 在登记时根据需求填附收文办理单。,2020/9/6,20,3.初审 初审是收文机关对公文内容、格式等进行审核,决定是否接受办理。初审的重点有以下方面: （1）是否应当由本机关办理。 （2）是否符合行文规则。 （3）文种、格式是否符合要求。 （4） 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。,2020/9/6,21,4. 拟办 拟办是指按照来文的内容和要求提出初步的处理要求。 （1）拟办的作用： 及时准确地将来文送给有关领导和部门处理， 供领导批办时参考。 提高办文时效。,2020/9/6,22,（2）收文类型及其拟办。 收文类型从行文关系上有上行文、下行文、平行文。从发文目的上有阅件和办件。 对不同类型的来文，应根据本机关的实际情况提出不同的拟办意见。,2020/9/6,23,拟办原则和方法： 对上级机关的来文，均应送机关领导，同时提出办理意见。阅件应注明建议阅读范围，如“请局长及处阅” ；办件应注明建议办理的部门，如“请局长阅示，建议由处牵头阅处” 。 对其他机关的来文，重要公文送机关领导；一般公文可直接送有关部门阅办，如“请处阅处” 。,2020/9/6,24,5.批办 批办是机关领导行使权力、履行职责的公文处理环节。,2020/9/6,25,6.承办 是指机关有关部门根据拟办和批办意见对文件（主要是办件）进行具体的办理。 承办部门首先要确定具体承办人，交待任务、要求和期限。承办人应准确领会文件精神和领导意图，提出建议方案或直接草拟复文（进入发文程序），按程序送领导批示或签发。,2020/9/6,26,7.催办 是指对办件根据时限要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，加速文件运转速度。催办分对内催办和对外催办两个方面。催办工作应做到： 紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,2020/9/6,27,8.注办 是指对文件的承办情况和结果所作的说明。一份文件办毕，承办人员应在收文处理单的处理结果栏注明办复情况、处理形式，和复文文号。如果是电话或口头答复，应注明时间、地点、电话、受话人等，并签上自己的名字。,2020/9/6,28,（三）发文办理,交办,草拟,部门审核,内部会签,办公室审核,机关领导签发,登记,缮印,外部会签,封发,归档,2020/9/6,29,（四）涉密公文的传输,涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递；通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。,2020/9/6,30,涉密公文的传递： 机要交通：负责中央发给各省（区、市）和中央各部门的涉密公文、省军级单位工作中异地往来的绝密级公文等的传递。 邮政机要通信：负责不经过机要交通传递的其他绝密级公文和机密级以下公文的传递。 城市机要文件交换站：负责本机关与其他机关之间机密级以下公文的传递。 机关机要收发人员：负责本机关重要紧急公文的传递。,2020/9/6,31,涉密公文的传输： 涉密公文应当“通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 涉密公文禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输。,2020/9/6,32,（五）公文的归档,需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。,2020/9/6,33,归档原则： 两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。 机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。,2020/9/6,34,（六）公文管理,公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。,2020/9/6,35,1.公文管理的作用 （1）有利于确保国家秘密安全。 （2）有利于充分发挥公文效用。 （3）为公文运转提供保障。,2020/9/6,36,2.公文管理的基本要求 （1）统一管理。 （2）安全保密。 （3）有效利用。 （4）完善制度。,2020/9/6,37,3.公文管理的主要内容： （1）公文密级管理： 公文确定密级前的管理。 公文确定密级后的管理。 公文密级变更和解除的管理。,2020/9/6,38,2.公文印发传达管理 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。,2020/9/6,39,3.公文翻印复制汇编管理： 一是行为上要审批； 二是管理上要严格； 三是形式上有标记。,2020/9/6,40,4.公文撤销和废止管理 公文撤销和废止管理，是指公文制发机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规对已经过时、不适当或者有错误的公文，宣布撤销和废止的行为。,2020/9/6,41,公文被撤销的，视为自始无效； 公文被废止的，视为自废止之日起失效。,2020/9/6,42,5.公文清退销毁管理 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。,2020/9/6,43,（1）清退 清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。,2020/9/6,44,（2）销毁 销毁是指对不具备归档和存查价值的公文（含电子公文和音像文件）进行毁灭性处理。 销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。 个人不得私自销毁、留存涉密公文。,2020/9/6,45,6.公文移交管理 公文移交管理是指机关合并、撤销和机关工作人员离岗离职时，有关单位按照规定对公文的相应管理。,2020/9/6,46,机关合并时，全部公文应当随之合并管理； 机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门； 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。,2020/9/6,47,7.发文立户管理 发文立户管理，是指对申请列为党委、政府发文单位的相关条件、资格进行审查，并对已立户单位进行后续管理的过程。 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。,2020/9/6,48,二、督查督办,督查督办，是指办公室按照领导机关的意图和领导的指示，把有关事项交给有关单位或部门办理并督促落实的工作，是保证政令畅通、提高工作效率的重要手段，是领导活动的重要辅助，也是办公室一项基础性工作和最基本的职能。,2020/9/6,49,习近平对全国党委秘书长会议的批示： 崇尚实干、狠抓落实是我反复强调的。如果不沉下心来抓落实，再好的目标，再好的蓝图，也只是镜中花、水中月。希望各级党委办公厅（室）更好地发挥基本职能作用，投入更大的力量、采取更有力的措施推动中央精神的贯彻落实，确保中央政令畅通、决策落地生根。”,2020/9/6,50,（一）督查工作的分类,督查工作可分为决策督查和专项督查。 决策督查是指对上级机关及本级机关做出的各项重要决策和重大工作部署的执行情况进行的督促检查。 专项督查是指对某专项工作的督促检查，如领导重要指示，人大代表、政协委员的建议、提案办理的督促检查等。,2020/9/6,51,（二）督查工