第二章 职位分析的技术,职位分析与职位管理体系设计 朱勇国 主 编 王海斌 副主编,学 习 目 标,了解职位分析技术的分类原理 理解各类职位分析技术中各方法的内涵 掌握各种职位分析方法的操作流程 熟练掌握各种职位分析方法的优缺点及适用范围,引 导 案 例,A公司是上海市的一家房地产公司。近年来，随着经济的迅速发展，A公司也有了飞速的发展，规模持续扩大，员工人数也大量增加，由此也使组织和人力资源管理的许多问题突显出来。 部门之间、职位之间的职责与权限缺乏明确的界定，扯皮推诿的现象不断发生：有的部门抱怨事多人少，任务不能按时、按质、按量的完成；有的部门却又觉得人员冗杂，人浮于事，效率低下。在招聘方面，用人部门给出的招聘标准笼统含糊，招聘主管无法招到合适的人员。同时目前的许多职位不能做到人事匹配，员工能力不能充分发挥，严重挫伤了士气，并影响了工作的效果。面对这样严峻的形式，A公司决定进行人力资源管理改革，首先从职位分析开始。那么，A公司如何才能抓住职位分析操作过程中的关键点，为公司本次变革提供有效的信息支持和基础保证呢？,第一节 通用的职位分析技术,第二节 以人为基础的系统性技术,第三节 以工作为基础的系统性技术,目 录,第一节 通用的职位分析技术,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法 二、观察法 三、工作日志法,四、文献分析法 五、主题专家会议法 六、问卷法,一、访谈法,（一）访谈法简介 1、概念 访谈法又称为面谈法，是指职位分析员就某项工作，面对面地询问任职者及其主管以及专家等对工作的意见或看法。 谈法是目前在国内企业中运用最广泛、最成熟并且最有效的职位分析方法；它是唯一适用于各类工作的方法，而且是对中高层管理职位实施职位分析效果最好的方法；访谈还能够促使任职者对工作进行系统性的思考、总结与提炼。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,2、基本要素 （1）参与者 一般情况下参与者为两人：职位分析人员和被访谈者。 为了收集更全面完整的职位分析信息，访谈的对象除了工作的直接任职者之外，往往还包括任职者在整个工作流程中的上游供给者和下游接收者、管理层级中的直接上级以及同事，对其下级的访谈可以作为信息补充。 各类对象在访谈过程中所起的作用和提供的信息种类存在一定的差异，详见表2-1。,第一节 通用的职位分析技术,表2-1 访谈对象提供的信息,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,2、基本要素 （2）访谈者的角色 由于访谈的目的、访谈者的风格等的不同，访谈者在访谈过程中所扮演的角色既可以是消极的信息记录者也可以是积极的思维引导者。 消极的信息记录者：其主要职责是根据访谈提纲尽可能收集其需要的信息，以信息的完备性作为其追求的目标 积极的思维引导者：访谈者应积极引导任职者进行扩展思维，根据任职者提供的线索深入追问，以获得附加信息，以信息的广度和有效性作为其追求的目标。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,3、分类 按照结构化程度划分，访谈法可分为结构化访谈和非结构化访谈。通过非结构化访谈可以根据实际情况灵活地收集工作信息，但信息缺乏完备性；通过结构化访谈能够收集全面的信息，但不利于任职者进行发散性思维。 按照访谈的对象划分，访谈法可分为个别员工访谈法、群体访谈法和主管人员访谈法。个别员工访谈法主要适用于各员工的工作存在明显差异，职位分析时间又比较充裕的情况；群体访法谈适用于多个员工从事同样或相似工作的情况。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,（二）访谈法的操作流程 访谈法一般包括以下五个环节： 准备阶段、开始阶段、主体阶段、结束阶段、信息整理阶段。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,1、准备阶段 （1）制定访谈计划 确定目标、对象、方法、时间、地点，准备访谈所需的材料和设备 （2）培训访谈人员 基本访谈原则、知识、技巧的培训与交流；传达访谈计划，明确访谈目的意义； （3）编制访谈提纲 访谈提纲大致分为通用性问题（开放式）和个性化问题（封闭式）。 表2-2 通用的职位分析访谈提纲,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,2、访谈开始阶段 此阶段的重点是帮助被访谈者保持信任的心态，应做到： 首先，访谈者应该营造一种轻松舒适的访谈氛围； 其次，向被访谈者介绍访谈的流程以及对被访谈者的要求等； 再次，强调本次职位分析的目的、预期目标、所收集信息的用途等； 最后，向被访谈者说明本次访谈已经征得其上级的同意，并且参与访谈的全部人员将保证访谈内容除了作为分析基础外，将对其上级和组织中的任何人完全保密。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,3、访谈主体阶段 首先，寻找访谈“切入点”：如询问被访谈者所在部门与组织中其他部门的关系，或者目标工作与部门内外的联系，或者询问工作环境。 其次，询问工作任务：向其提供事先准备的任务清单初稿，与被访谈者就任务清单中所列项目逐条地讨论与核对。 再次，询问任务细节：可以从流程分析的角度询问“投入”（Input）“行动”（Action）“产出”（Output）三个方面的细节。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,4、访谈结束阶段 访谈者应该根据事前计划把握访谈进程，若需要超过计划时间，应及时和被访谈者及其上司沟通。一般说来，访谈时间不宜超过3小时。 在访谈结束阶段，访谈者应就如下问题与被访谈者再次沟通： 允许被访谈者提问； 追问细节，并与被访谈者确认信息的真实性与完整性； 重申职位分析的目的与访谈搜集信息的用途； 如果以后需要继续访谈，应告知下次访谈的内容（最终确认成果）； 感谢被访谈者的帮助与合作。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,5、访谈整理阶段 访谈结束后，及时整理访谈记录，为下一步信息分析提供清晰的和有条理的信息记录。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,（三）访谈法的操作注意事项 1、做好访谈准备工作 2、提问技巧 3、话题控制 4、信息记录技巧,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,（四）几种访谈技术的简介 1、沟通： 适当使用语言（如“是的”或“我懂了”）或动作（如点头）等方式。 2、提示： 当被访谈者不清楚应该提供什么信息、语言阐述有障碍或是不愿谈论其工作时，访谈者可以采用启发式问题来引导。 3、静默： 采取适当的静默有利于访谈者更好的整理思路、组织语言，避免整个访谈过程的枯燥乏味；适当的静默是鼓励被访谈者继续谈论的信号。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,（四）几种访谈技术的简介 4、控制 访谈者应控制整个访谈过程使其不致偏离主题，但同时要努力维持轻松的交流氛围。 5、追问 在访谈过程中，当被访谈者提供的信息太过抽象或模糊、或者我们对这个问题存在疑问时，我们有必要就此问题的细节追根问底。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,（五）访谈法的优缺点 1、优点 能够深入广泛地探讨与工作相关的信息。 运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的职位分析资料。 职位分析员能够及时地对访谈问题进行解释和引导，避免因双方对书面语言理解的差异导致收集的信息不准确。 职位分析员能根据实际情况及时地修正访谈提纲中的信息缺陷。 职位分析员能及时对所获得的信息与任职者进行现场确认。 对于职位分析有敌对情绪的任职者，可以通过职位分析员的沟通、引导，最大限度使其参与其中。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,（五）访谈法的优缺点 2、缺点 访谈法需要专门的技巧，需要受过专门训练的职位分析专业人员。 访谈易受到任职者个人因素的影响，导致收集的信息扭曲。 访谈法会对任职者的正常工作甚至组织的日常运转产生一定的影响。 任职者的不诚实行为或自利行为会极大地影响职位分析的信度。 比较费精力费时间，工作成本较高。,第一节 通用的职位分析技术,一、访谈法,5、访谈整理阶段 访谈结束后，及时整理访谈记录，为下一步信息分析提供清晰的和有条理的信息记录。,第一节 通用的职位分析技术,二、观察法,（一）观察法简介 观察法是一种传统的职位分析方法，指职位分析人员直接到工作现场，对某些特定的工作活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互联系、人与工作的关系、以及工作环境、条件等信息，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析和归纳总结的方法。 观察法的主要作用在于观察、记录、核实工作负荷、工作条件并观察、记录、分析工作流程及工作方法，找出不合理之处。 观察法主要适用于大量的、周期性重复性较强的工作，要求观察者有足够的实际操作经验。,第一节 通用的职位分析技术,二、观察法,观察法分为直接观察法、自我观察法（工作日志）以及工作参与法三种，由于三种方法在很多方面存在共同之处，因此本书以直接观察分为例介绍观察法在职位分析中的运用。,第一节 通用的职位分析技术,二、观察法,（二）操作流程 1、准备阶段 （1）确定观察目标：明确观察的目的和客体 （2）选择观察对象：从经济和便利的角度出发，一般选择35位典型的任职者作为观察对象，并对其进行相关的培训。 （3）选择合适的观察法：结构化观察法或非结构化观察法 （4）确定观察的时间和地点 （5）确认设备工具：常用的设备包括：录音机、摄像机等。 （6）选拔与培训观察分析人员,第一节 通用的职位分析技术,二、观察法,2、观察实施阶段 （1）进入观察现场：铺垫工作，如建立信任、简要介绍、安装设备 （2）现场记录：距离适中、适时交流、即时反馈,第一节 通用的职位分析技术,表2-4 观察表（节选）,二、观察法,3、数据整理分析阶段 观察结束后应对收集的信息数据进行归类整理，形成观察记录报告。 数据整理根据采用的方法有不同的整理要求。 对于结构化的观察结果，应按照计划要求，对收集的数据进行编码、录入计算机，以便分析； 对于非结构化调查，则应按照一定的逻辑顺序（如发生时间）进行整理排列，补齐观察过程中的缩写，形成一份描述性的报告，当然也可加入个人的分析判断。,第一节 通用的职位分析技术,二、观察法,4、信息确认阶段 在此阶段，要把所有面谈对象以小组的形式召集在一起，把上一阶段形成的关于职位的描述性报告分发给主管和职位的承担者，目的在于确定描述性报告的完整性和精确性。职位分析人员要逐字逐句地检查整个描述性报告，并在遗漏和含糊的地方做出标记。,第一节 通用的职位分析技术,二、观察法,（三）观察法的优缺点 1、优点 （1）真实性 （2）广泛性 （3）有效性,第一节 通用的职位分析技术,2、缺点 （1）时间长 （2）成本高 （3）难度高 （4）任职资格方面的信息难以收集 （5）不适用于脑力劳动为主的工作也不适用于紧急情况的间歇性工作。,三、工作日志法,（一）工作日志法简介 工作日志法是要求任职者本人按工作日志的形式，详细地记录自己在一定工作周期内（通常为一个工作日）的工作内容、时间消耗，以及责任、权利、人际关系、工作负荷、感受等，然后在此基础上进行综合分析，以实现职位分析的目的。 工作日志法的主要用途是作为原始工作信息搜集方法，为其他职位分析方法提供信息支持，特别是在缺乏工作文献时，日志法的优势由为明显。,第一节 通用的职位分析技术,三、工作日志法,（二）工作日志法的操作流程 1、准备阶段 （1）表单设计：包括前言、填写说明、任职者信息、工作日志内容 （2）确定填写对象：一般选择510位典型的任职者来填写 （3）培训相关人员 （4）确定填写周期：指填写的总时间跨度 表2-5 工作日志范例,第一节 通用的职位分析技术,三、工作日志法,2、实施阶段 日志填写阶段，职位分析人员需要通过中期讲解、阶段成果分析、职位分析交流会等方法进行过程监控，督促被调查对象保质保量的填写好工作日志。 表2-6 某广播电台听众服务岗工作日志,第一节 通用的职位分析技术,三、工作日志法,3、信息分析整理阶段 （1）信息提炼 （2）工作职责描述 （3）工作任务性质描述 （4）工作联系描述 （5）工作地点描述 （6）工作时间描述,第一节 通用的职位分析技术,第一节 通用的职位分析技术,表2-7 职位分析日志统计表示例,三、工作日志法,（三）工作日志法的优缺点 1、优点 成本低、所需费用