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1 对提升办公室综合协调服务能力的几点思考 办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置,肩负着保 证机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。因此,办 公室一个很重要的职能就是综合协调服务。县委办公室综合 协调服务涉及沟通联系上级部门和县级各部门、各乡镇,以 及协调服务机关内部各室局股,对确保政令畅通,推动工作 有序开展起着重要的作用。如何发挥好综合协调服务职能, 为领导、基层、群众及办公室内部提供优质、高效的服务, 结合工作实际,作出一些思考,以期对工作有所裨益。 当前存在的一些问题:一是文件传阅慢。一是文件传阅慢。一份文件由于 常常需要多位领导、多个室局股阅知,往往就造成了文件传 递时间长,文件传阅慢的问题。有时一份文件传阅结束时时 间长达一个月,文件传阅效率严重低下;有时文件传到后面 领导阅知时,事情都已经过去了,对工作的开展带来了不利 影响。二是工作超前性不足。二是工作超前性不足。工作中存在主动思谋不多、主 动了解情况不多,习惯于按部就班开展工作,有时就造成了 为领导提供信息、提高服务方面存在滞后的一面。一些工作 因为前瞻性不够,往往造成了被动、仓促应付的局面,没能 够按要求和标准去完成,给工作打了折扣,影响了服务的质 量和效率。三是服务协调不够有力。三是服务协调不够有力。办公室很多工作都需要 对内与对外的协调服务,工作中由于种种原因,造成了工作 2 协调服务不够有力的情况。有时是服务协调不到位,造成服 务协调对象工作信息了解掌握不全面,造成了工作开展出现 偏差;有时是协调力度不够,造成了一些工作的推诿扯皮, 给工作的开展带来了不良影响。四是督办工作缺失。四是督办工作缺失。工作中 对有领导批示需要办理的文件,往往只注重交办,交办责任 部门或责任领导以后就没下文了。也不主动去了解这项工作 到底干得怎么样,有没有干,有没有按领导的批示去完成。 督办工作的缺失,造成了一些工作不能及时完成、甚至没有 完成的情况存在。五是了解掌握工作不全面。五是了解掌握工作不全面。工作中主动学 习少,即使学习也是一知半解,对工作了解单一,没有全面 了解掌握好全县的各项工作信息,造成了服务领导、服务基 层、服务群众水平不高、能力不强。六是对外沟通协调艺术 欠佳。 六是对外沟通协调艺术 欠佳。有时因工作紧急,对各单位、各部门协调工作时带有 命令和催促的的口气,给对方造成了不快;有时因沟通协调 艺术欠佳,没有掌握好有礼、有节的标准,或造成了对方的 不理解和误会,或让对方感觉到这件事做不做都无所谓,这 些情况或多或少都会影响到工作的顺利开展。七是信访接待 软弱无力。 七是信访接待 软弱无力。工作中信访接待存在怕和难的思想。怕来访群众 缠访,一些群众反映的问题无政策、无法律依据,但其不断 的缠访,甚至闹访,严重影响了正常的办公秩序,但工作中 没有很好的处理好这些问题,没有采取有力措施维护好正常 的上访秩序。接待来访群众还存在“难”的思想,群众来访 3 都要求解决问题,来访的问题一般都比较复杂,从心理上存 在了“难”的阴影。 办公室综合协调服务是一项系统的工作,涉及到的事项 多,内容复杂。针对当前存在的几个方面主要问题,我一对 一作了一些思考,希望能解决部分问题,进一步提升办公室 综合协调服务能力。 一、健全完善文件传阅运行机制,确保文件传阅效率 安全、高效、及时的做好文件传阅工作,需要健全完善 文件传阅运行机制,让文件传阅工作遵循一些基本的原则。 一是要遵循急件急办的原则。一是要遵循急件急办的原则。对于紧急文件,要第一时间送 分管领导阅示, 并按领导批示进行紧急处理, 不得耽搁延误。 对需要有关室局股办理的紧急文件,在呈送有关领导阅知的 同时,也需复印有关部门阅知办理,提高文件处理效率。二 是传阅文件要按紧急程度有序摆放。 二 是传阅文件要按紧急程度有序摆放。给领导送文件,不是简 单的将文件摆放领导桌子上就完了,还要注意文件的摆放顺 序,按重要、紧急程度摆放文件,对重要紧急的文件还需摆 放到文件夹的上面,以便让领导一眼就能看到。三是文件传 阅顺序要灵活掌握。 三是文件传 阅顺序要灵活掌握。如果遇某位领导外出,一时无法阅知文 件时,要及时将文件取出送下一位领导阅,待领导回来时, 再及时将文件呈送领导。四是时效性强的文件要注意多头分 送。 四是时效性强的文件要注意多头分 送。一些文件时效性很强,需要多位领导阅知,这就需要根 据文件涉及到的领导进行多头分送。五是根据领导日程安排五是根据领导日程安排 4 呈送文件。呈送文件。有时领导需要临时外出,有时领导有紧急工作需 要处理,这时就需要科学合理安排文件传阅,尽量减少传阅 文件的闲置时间,进而提高文件传阅的效率。六是要勤分勤 送文件。 六是要勤分勤 送文件。不同的文件需要不同的领导阅知,这时我们就要对 文件进行快速分类处理,并在最短的时间内分送相关领导。 二、提前思谋了解各项工作情况,增强参谋服务水平 高标准、高质量做好参谋服务工作,需要增强工作的预 见性,未雨绸缪,才能不慌不乱、有条不紊,切实提高参谋 服务的水平。一是提前思谋近期各项重点工作。一是提前思谋近期各项重点工作。对近期各项 要开展的重点工作进行事先理一理,看看那些工作需要事先 准备,那些工作需要事先提醒领导,做到把准备工作做到前 面。二是主动了解工作情况。二是主动了解工作情况。对近期要开展的各项工作,要 做到主动了解工作情况,加强与几大办和部门的对接联系, 对工作开展的进度、 情况、 存在的问题等方面进行了解掌握, 切实增强做好办公室参谋服务工作的主动性。三是加强工作 计划统筹。 三是加强工作 计划统筹。明确工作的轻重缓急,对紧急程度不同的工作进 行分类处理,同时做好工作的计划统筹安排,将要做的工作 明确到天、计划到小时,做到忙而有序、忙而不乱,扎扎实 实把各项工作做到位、做及时,为做好参谋服务工作打下坚 实基础。 三、提升综合协调服务的执行力,促进工作有序开展 办公室一个很重要的职能就是沟通联系各级各部门,协 5 调办公室内部各室局股,确保政令统一,形成工作合力。发 挥好综合协调职能的关键在于要有全局观念和执行意识,通 过综合协调全面推进办公室的各项工作。一是协调要周密到 位。 一是协调要周密到 位。工作中要把握好协调工作的原则性、系统性、艺术性, 沟通各方面的信息, 理顺各方面的关系, 化解各方面的矛盾, 处理好各方面的问题,力求做到上下左右都满意。在处理涉 及多个方面和单位的工作时,要充分发挥办公室的牵头作 用,调动机关内部各室局股和各级各部门的工作积极。同时 要做到信息传递的及时、准确,让协调对象明确自己要做什 么、该做什么。二是协调要有全局观念。二是协调要有全局观念。协调工作中要注重 把大家拧成一股绳, 事往一处想, 劲往一处使, 努力形成 “相 互帮助、相互配合、精诚合作”的良好工作局面,避免一个 办公室内各室局股工作“各吹各的号,各弹各的调” ,形不 成工作合力的现象。三是协调要有力。三是协调要有力。办公室总协调、总调 度一定要有力,不但要协调好各项日常工作,对一些大事和 难度较大的工作也要敢于协调、善于协调,当好总调度、总 调节,做到不让领导布置的事情在这里拖延,不让安排布置 的工作出现推诿扯皮,做到协调调度有力,保证领导安排布 置各级各部门、办公室各室局股的各项工作按时按质开展。 四、树立交办工作跟踪督办意识,确保工作有效落实 为确保政令畅通以及各项工作的有效落实,在办公室工 作中树立督办意识显得尤为重要,其是完善办公室工作秩序 6 和改进工作作风的一项重要抓手。一是要建立交办登记制 度。 一是要建立交办登记制 度。对领导的工作部署、重要批示以及各级各单位来电来文 等需要办理的事项,要逐个进行登记,并根据领导批示及时 转交承办部门办理。对转交办公室内部各室局股办理的事 项,要登记好承办责任部门和经手人;对转交外单位办理的 文件或信件,要请对方清楚填写签收时间、签收部门和签收 人,对有时限要求的办理事项,还需提醒对方及时处理。二 是要树立跟踪督办意识。 二 是要树立跟踪督办意识。对已经交办的事项,要根据交办事 项的轻重缓急,根据情况适时进行跟踪催办,并将催办过程 及情况进行记录。对催办过程中出现的新情况、新问题,要 及时向分管领导报告 ; 对办事不力,推诿扯皮,顶着不办的, 在查清楚情况时要向领导报告情况。三是要将领导重要批示 的办理情况及时反馈报告。 三是要将领导重要批示 的办理情况及时反馈报告。对县委领导的重要批示,在交办 和跟踪督办的基础上,要注意收集整理交办事项的办理情 况,并适时将办理情况反馈报告县委领导。 五、学习掌握全县工作开展情况,努力提升服务水平 对全县各项工作开展情况进行大概的了解认知,熟悉各 方面的情况,将大大提升办公室的综合协调服务水平。一是 注重学习了解全县的重点工作。 一是 注重学习了解全县的重点工作。工作中注重加强对一些全县 性的重点工作、 重点项目进行学习了解, 做到了解工作情况, 能及时准确在信息、材料中为领导提供好参谋服务。二是注 重学习了解当前开展的各项工作。 二是注 重学习了解当前开展的各项工作。加强对当前各项开展的工 7 作进行学习了解,掌握好一些基本的工作信息,对涉及办公 室的工作要及早分析研判,需要报告的要及时报告。三是注 重学习掌握一些工作基本知识。 三是注 重学习掌握一些工作基本知识。这类知识一般属于全县工作 的基本知识,在办公室服务工作中经常会用到,如全县的总 人口、村(居)委会数、六大重点产业、工业园区规模等, 这些知识属于基础性的,工作中要有意识的进行学习记忆, 其是做好综合协调服务工作不可或缺的重要知识。 六、提高对外沟通协调艺术技巧,推进工作顺利开展 办公室综合协调服务工作一个很重要的职能就是上下 联系、左右沟通,为把办公室综合协调服务工作做好,这就 需要掌握一定的沟通协调艺术技巧,以确保工作的顺利开 展。一是要做到有礼有节、不卑不亢。一是要做到有礼有节、不卑不亢。对外沟通协调和安排 部署工作时,需要掌握一个基本原则就是要有礼有节、不卑 不亢。不管是传达领导指示,还是需要对方配合做什么事, 都要做到礼貌、热情,同时也要有分寸、识大体,让对方感 受到你的礼貌、谦逊,同时又明确工作的严肃性,不卑不亢 的把工作协调布置好。二是要做到信息传达及时准确。二是要做到信息传达及时准确。对外 沟通协调,办公室采用的方式大多是用电话协调沟通,这就 要注意将信息及时准确传达到位,对涉及时间、事项等类的 信息,要注意提醒对方做好记录,并与对方核对信息是否记 录准确。三是要做到耐心、细致。三是要做到耐心、细致。办公室工作纷繁复杂,有 时工作繁忙,对外面打来询问情况的电话,要注意说话的语 8 气,尽量不给对方压迫感,保持耐心,细致周到的解答对方 的问题,树立和维护好办公室的窗口形象。 七、严格落实群众信访接待制度,维护信访正常秩序 接待来访群众是办公室的职能之一,如何做好日益复杂 的群众来访工作,有几点是我们办公室工作人员需要注意 的。一是要消除怕和难的思想。一是要消除怕和难的思想。对群众来访,首先要消除怕 和难的思想,做到用一个“热心”来问候,一杯茶,一句问 候,减轻上访者到陌生环境里的不适感。对重复上访者更是 应如此,重复访的人,因心存“怨愤”而心里压抑,情绪容 易激动,如果态度不好,极易激化矛盾,不利于工作的开展。 同时用真心和诚心来倾听上访者的诉求,让其感觉到你是为 他着想,是想帮助他解决问题的,让其产生信任感。二是落 实记录、报告、转交办制度。 二是落 实记录、报告、转交办制度。信访接待过程中要详细记录来 访时间、来访者姓名、住址、联系方式以及反映事项、诉求, 并及时向分管领导报告信访接待情况。对领导批示需要转交 办的,要及时转交相关部门办理,并做好登记以及反馈报告 工作。三是坚决维护信访接待正常秩序。三是坚决维护信访接待正常秩序。对缠访、闹访以及 严重影响办公秩序的非访行为,要及时疏导制止,并及时联 系县信访部门和所在地政府;对不听劝阻,继续严重扰乱办
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