活动策划与执行培训,活动策划执行流程,1,2,总纲,执行与执行力,前期准备目的,前期准备确立目标的程序,先确定预算，再确定计划是稳妥的方法,确定必须成本 运费、接待费用 场地施工和装饰布置费用 工作人员费用,纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等,其他,前期准备预算,前期准备构思,摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充： 每个环节可能出现问题的地方 每个环节所需用到的物料 每个环节是否可以再优化 每个环节是否给人惊喜 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？,团队构成和时间表团队,项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备,供应商列表和对应联系人： 场地 搭建/声光 租车/礼仪/演出 摄影摄像 其他,确定你的工作团队,确定你的供应商,团队构成和时间表项目推进表,项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） -项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 -物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 -人员分工：列出每个子项目负责人 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？ -场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 -重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 -其他不可控因素 预定的检查时间通报: -向所有成员报告每日工作的完成情况 -使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? -应付意外情况、赢得补救机会,制定子目标的原则:,所有子目标的完成将自然导致总目标的完成,制定子目标的程序:,与所有成员逐个讨论总目标,明确每个成员的工作及在总体任务中的位置,为每个成员限定目标要求及资源,制定子目标时的问题:,使每个成员了解子目标,但同时知道总目标,每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利,运用子目标来限定责任和要求,项目推进表的分解正确制定并运用子目标,墨菲法则：,可能出错的就一定会出错！,团队构成和时间表工作说明书,活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） 活动物料汇总 部门工作（接待）流程和要求 活动现场具体分工（人员位置和要求） 文案准备 -新闻稿 -主持人台本 -领导讲话稿 -重要领导的现场文件夹内容资料 通讯录,工作说明书主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点,明确活动基本要素利于活动掌控 -参与人员的工作指导，提升工作效率 -新增人员的活动手册，利于快速到位（补位） 相互关系的确认 -部门之间的配合和各自负责人； -哪些事情可以同时进行； -完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法； 检查点可为我们提供补救的机会 -定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。,场地选择列出要求,需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 来宾人数：测算最小面积要求 活动内容：活动所摆放的特殊物品，设施顶高的要求。活动能否造成场地的破坏。 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 气候条件：防风、防雨、防寒、防暑、日落时间 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额,场地选择注意的问题,档期 布展时间 活动结束场地清扫 场地可容纳人数 场地使用手续 场地用电的问题 保证点容量的充足 场地卫生间位置 贵宾和工作人员休息的地方 场地物料和车辆的停放,来宾接待,当来宾抵达接待区时： -确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 -预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 -如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台 -在接待区预备休息区 -如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌 突发情况处理： -因交通原因突然导致来宾人数剧增,现场布置注意问题,场地入口 入口是否需要铺设红地毯 是否有明确方向指示和指示牌 摄影摄像设备的摆放位置,现场布置,搭建施工 -保证施工期间的用电及保安 -保证施工用料的摆放位置 -检查施工单位用料摆放是否合理 -搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 -务必进行最大负荷电量测试 -施工完毕后应清理一切施工痕迹 -确保用电线路安全隐秘,现场布置,舞台布置 -保障上场及下场通道畅通 -后台有方便快捷且安全的物品存放处 -来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能 -舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线 -确保来宾无法进入后台,后勤安排,安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 视频、图片资料,媒体接待基础文件,媒体接待基础文件 -邀请媒体名单 -新闻夹内容 -航班时刻表（接、送车辆安排） -住房登记表 -媒介分工（活动现场位置） -接待物料 -专访安排,其他事项,活动付款明细表 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期 现场指挥文件根据确定流程 -音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 -摄影摄像预定位置和要求 -重要环节时的前后衔接、人员补位 -现场提问时的媒介人员位置 -主持人台本 活动（专访）结束后 -汇集活动摄影摄像资料 -挑选图片或整理速录文字，确认后上传网络 -统计媒体对视频资料的数量 -准备活动总结报告和报账材料。 -费用的结算,执行的8字方针,认真第一，聪明第二,什么样的人是执行天才,成功人士的共同特点：强烈的责任感！ 有责任心的人的三个重要特点： 信守承诺 结果导向 永不言败 聪明人大多不是执行型人才！,谢谢！,