物业管理物业合同等资料接新小 区用的 物业管理物业合同等资料接新小 区用的 第一部 管理及服务人员配备第一部 管理及服务人员配备 一、指导思想 一、指导思想 本着精减高效的原则，在保证搞好管理和服务的前提下，尽量 缩小管理机构，精减人员，提高办事效率。 一、机构设置机构设置 在总公司的领导下，设物业总经理 1 人；下设行政人事部、财 务部、物业部、保安部、工程部；每部设主管一人。 二、编制定员编制定员 初步编制定员 25 人；具体机构设置及岗位编制定员图示如下； 社区（一期）物业管理组织架构图社区（一期）物业管理组织架构图 财务部 （计 1 人） 客服经理 （7 人） 保洁员 （13 人） 社区（一期）物业管理人员配备社区（一期）物业管理人员配备 部门职位人员配备主要工作内容 物业总经理1 人负责小区各项经营、日常管理工作的开展。 行政人事部文员1 人负责具体办理人事及行政事物。 财务部出纳1 人负责收费，库房管理等日常账务工作。 物业管理员7 人 负责处理客户投诉、客户报修，催缴费用， 客户档案资料的管理，客户迁入迁出管理， 二装管理，定期组织客户意见调查等。 物业部 保洁工13 人负责各自工作区域的清洁卫生。 主管1 人 负责主管小区工程设备设施的正常运转， 制定各项实施细则，对工程部人员进行日 常工作检查。 工程部 维修工7 人负责小区的综合维修工作。 主管1 人 负责主管小区内安全保卫消防工作，制定 各项实施细则，对安保部人员进行日常工 作检查。 保安部 保安员16 人 负责对小区进出人员及物品的管理，处理 各类突发事件及小区的治安巡逻。 合计48 人 四、各部门岗位职责及编制定员四、各部门岗位职责及编制定员 （一）物业总经理岗位职责及编制定员 编制定员：1 人（一）物业总经理岗位职责及编制定员 编制定员：1 人 1.在总公司总经理、副总经理的直接领导下，全面负责管理处的日常管理工作。 2.全面负责项目经营管理工作，组织协调管理处员工开展各项管理服务工作，充 分发挥每位员工的工作积极性和主动性， 确保达成公司既定的各项工作方针及目 标。 3.认真执行国家及政府的有关政策、法规及公司的各项工作方针、计划和指令， 定期向公司汇报管理处工作情况。 4.合理控制费用开支，制定并落实多种经营措施，完成公司下达的年度经营指标 任务。 5.检查管理处管理服务过程，检查服务质量记录，并提出纠正预防措施，验证纠 正结果。 6.及时对客户投诉及不合格服务采取纠正和预防措施，并报公司备案。 7.负责组织与客户沟通，及时认真地研究客户提出的合理要求并予以解决。收集 各类信息，采纳合理化建议。 8.对各类张贴的公告，下发、上报文件签署或授权签署，并对结果负责。 9.组织召开管理处工作例会， 及时了解人员状态、 工作中存在的不足、 工作难点， 检查、总结和布置工作。 10.负责管理处新员工的岗前培训、各类人员的在职培训、主管级以下人员升职 培训和调职培训，确保培训效果。 11.完成公司交办的其它各项工作任务。 （二）行政人事部岗位职责及编制定员 编制定员：1 人（二）行政人事部岗位职责及编制定员 编制定员：1 人 1、认真贯彻公司的各项规章制度； 2、做好日常行政管理工作，协助起草报告、总结、计划、申请等公文、函件； 3、负责办公室内务工作的监督、检查并向项目经理汇报； 4、负责缴纳公司的电话费工作； 5、负责全公司的服务类物资、固定资产、劳保、行政办公用品及其它低值易耗 品价格的控制、申请、采购工作； 6、负责建立健全公司的资产台帐，并对资产实行有效的管理，定期盘点、对帐、 检查，发现问题及时汇报； 7、负责具体办理公司车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。 8、负责与其它部门的工作联络，协助各部门做好行政接待及重要领导、贵宾的 接待工作； 9、负责会议的安排、布置，文件、资料的收集、整理工作。 10、负责公司各种经营证照的办理和年审换证工作。 11、负责起草、修订公司内部人力资源培训、教育的各项规章制度； 12、负责对公司系统的人力资源状况进行评估，制定职工队伍建设的发展规划； 13、负责制定员工教育培训的计划、组织、督导和授课工作，并对年度员工教育 培训工作有效性进行评估；每月负责对各管理处的月度培训实施检查。 14、负责公司系统的规章制度执行情况和劳动纪律督导、检查，并将检查结果上 报经理； 15、负责公司系统工资基金管理和绩效考评工作； 16、负责文件、资料的打印、登记、发放、传真收发、复印、装订保管及归、存 档工作； 17、负责各合同建档保管； 18、负责各类印章、证照保管和使用管理工作； 19、做好各项目的重要资料、证件等物品的保管、年检工作； 20、负责办公用品的入库、发放和管理工作； 21、负责办理员工的饭卡、食宿卡、工服单、更衣柜钥匙等工作； 22、收发报刊函件及整理保管报纸； 23、管理办公用水； 24、负责工资核算，劳动工资台帐记帐； 25、负责各项劳动保险代扣代缴，月报及社保登记证、年检； 26、办理员工转正、定级和办理招工、招聘手续； 27、负责职能部门的考勤统计工作； 28、负责全公司的人事档案的管理； 29、完成领导交界的其他工作。 （三）物业部岗位职责及编制定员 编制定员：7 人（三）物业部岗位职责及编制定员 编制定员：7 人 1、物业部岗位职责1、物业部岗位职责 （1）负责提供小区管理服务咨询 （2）负责受理客户投诉和客户报修 （3）负责办理客户迁入、迁出和二次装修的管理 （4）负责协助客户办理电话开通、迁移或对调手续 （5）负责建立、保管客户资料档案 2、物业部管理员岗位职责2、物业部管理员岗位职责 （1）在管理处经理的直接领导下，负责管理处物业部的日常工作。 （2）组织、协调物业部员工的日常工作，并对工作质量负责。 （3）负责客户的各项投诉接待工作，并及时针对投诉内容制定纠正预防措施， 根据管理处每季度下发的客户意见询征问卷反馈内容进行回访工作。 （4）在管理处与客户间建立完善的服务项目。 （5）每周月向项目经理提交总结报告和工作计划。 （6）定期巡视管理区域、拜访客户，与客户保持良好的沟通联系。 （7）为物业管理员的工作提供必要的指导和支持。 （8）降低管理成本，增加收益渠道。 （9）在管理处物业主管的直接领导下，完成本职工作。 （10） 接待、处理客户投诉，回答客户提出的相关问题，并协调有关部门迅速解 决，将处理意见及结果报物业主管并及时反馈给客户。 （11） 负责客户入住管理、二次装修管理、大型物品进出管理等，协助客户办理 相关手续。 （12） 做好管理费及其它费用的收取、催缴工作，负责发放收费通知单，向客户 解释有关收费方面的问题，分析客户交费情况并做交费情况分析报告，及时向物 业主管汇报工作进度。 （13）每日巡视管理区域至少二次，对巡视中发现的问题及时报有关部门处理。 （14） 负责以电话、 张贴或发放通知等形式将管理处的信息通知客户并给予解释。 （15） 保持同客户的联系，通过定期拜访客户、收集整理客户信息为客户提供服 务。 （16）负责客户档案、备案档案等文件资料的收集、发放、存档和保管工作。 （17）完成上级领导交办的其它工作任务。 3、保洁员3、保洁员 （1）熟悉楼宇结构、单元户数、楼座排列、车行道、人行道及公共配套设施、 设备等的分布情况，以便于顺利开展各项工作。 （2）严格按照保洁程序文件、作业指导书，对责任区域内的物业进行清扫、清 洁，并不断巡视，保持整洁。 （3）积极钻研本职岗位工作中的难点，寻找解决的办法，不断提高自身业务技 能。对不能解决的问题须及时汇报上级。 （4）爱护保洁工具、用品，每次使用后应清洗干净，并统一存放于指定地点。 （5）维护责任区域卫生，有效制止各种违章、违规现象，劝阻、制止不卫生、 不文明的行为，并直接向上级报告。 （6）对公共配套设施、设备等损坏情况，及时报告相关主管人员或控制中心进 行处理。 （7）发现可疑人员或可疑情况，及时与当值安全管理员或控制中心取得联系进 行处理。 （8）发现火情时，必须及时通知控制中心或本部门工作人员，并按照消防方案 履行相应职责。 （9）收集客户的意见和建议并及时向上级汇报。 （四）保安部岗位职责及编制定员 编制定员：17 人（四）保安部岗位职责及编制定员 编制定员：17 人 1、保安部岗位职责1、保安部岗位职责 （1）负责做好“防火、防盗、防爆、防破坏、防自然灾害”的五防工作，维护 小区范围内的治安秩序。 （2）严格小区治安管理，做好来访及加班登记、24 小时巡查、进出货物检查等 治安防范工作。 （3）严格消防管理，落实消防责任制，及时消除火险隐患。 （4）积极配合公安部门打击小区内及周围发生的违法犯罪活动。 （5）负责对小区各用户治安、消防工作的宣传、指导和监督。 （6）抓好保安队伍业务培训。 （7）完成领导交界的其它工作。 2、保安主管岗位职责2、保安主管岗位职责 （1）在项目经理的领导下工作，服从项目经理的领导，工作对项目经理负责。 （2）安排本部门各班组的具体工作，指导、督促、检查各班工作，定期进行检 查。 （3）安排本部门员工培训的具体事项。 （4）对保安部员工进行遵纪守法教育。 （5）处理一般治安消防事件，及时将重大消防问题报告项目经理。 （6）负责本部门的设备和器材管理工作。 （7）负责记录本部门各班组工作情况，并及时向上级汇报。 （8）负责停车场的日常工作管理。 （9）完成项目经理交办的其他工作任务。 3、保安员岗位职责3、保安员岗位职责 （1）认真遵守岗位职责和工作纪律，服从主管的直接领导。 （2） 中控室必须 24 小时坚守值班，值班员工作中须集中精力、头脑清醒、反映 敏捷、快速认真确认和处理每个报警，不得脱岗、睡觉，不得做与本职工作无关 的事。 （3）遵守公司的考勤制度，不迟到、不早退。 （4）认真学习专业业务知识，熟练掌握消防报警设备的正确操作方法。 （5）熟悉小区建筑结构和布局，检查报警要准确、迅速，不能凭经验办事。 （6） 熟悉、掌握灭火器材的使用方法，能够有效的组织现场人员扑救初起火灾。 （7）认真、如实填写消防中心工作日志及各种记录。 （8）配合工程维修人员检修、维护楼内消防设施。 （9）接班人员未到，交班人员不得离开，接班人员应检查设备工作状况，交班 人员应如实交待本班工作情况。 （10）值班人员无权出借机房内任何机器设备和通讯设备，机房所配机器设备、 器材要爱护使用。非值班人员不得随意操作机器设备。 （11）负责按巡视路线巡视小区各楼层，留意治安消防情况。 （12）负责查询可疑人员，及时将推销及闲杂人员劝离小区。 （13）督促、检查用户装修现场的治安消防状况，及时处理违规装修。 （14）非工作时间负责检查用户门窗锁闭情况，发现问题及时处理。 （15）负责非工作时间加班用户的登记工作。 （16）负责维持小区秩序，保证小区出入口的正常秩序。 （17）密切注视小区出入人员，劝离衣冠不整者及闲杂人员。 （18）负责检查大件物品放行手续。 （19）负责非工作时间小区出入登记工作。 （20）巡视所辖区域的安全消防情况。 （五）工程部岗位职责及编制定员 编制定员：8 人（五）工程部岗位职责及编制定员 编制定员：8 人 1、工程部岗位职责1、工程部岗位职责 （1）负责小区设备、设施的管理、运行、维护、维修和保养，保证设备设施的 正常运行； （2） 负责小区设备更新、技术改造、改扩建工程的计划、设计、组织监督施工、 验收。 （3）负责小区能源如：水、电、汽油等管理和运行； （4）负责制定小区工程管理的各项内部管理、运行规程，并认真贯彻执行； （5）负责小区工程技术人员的业务培训，不断提高技术人员专业理论知识和实 际工作能力； （6）加强小区安全用电知识教育，严格操作规程，定期检查，确保小区用电安 全。 2、工程部主管岗位职责2、工程部主管岗位职