第四章：总账系统,总账系统概述 总账系统功能结构,第一节 总账系统概述,总账系统是利用计算机信息处理技术完成记账凭证到总账处理的系统，即从设置会计科目、录入和审核凭证、复式记账到生成明细账和总账的过程。,总账系统所处理的对象即记账凭证，是会计信息系统中最基本的数据之一。,总账系统是财务处理系统的核心，也是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。,（一）总账系统的目标,总账系统的目标是以会计账簿形式，通过一系列的数据处理过程来反映和报告企业的财务状况、经营成果和现金流量。,总账系统应实现银行对账、客户管理、供应商管理、个人往来核算、部门核算、项目核算等内部管理目标。,一、总账系统的目标、内容和特点,账务处理一直是财务软件的核心，总账系统是整个会计信息系统或者说财务软件的核心。 从信息系统的角度看，总账系统的功能如下图：,总账系统处理过程,会计数据（账簿、凭证）,数据采集,数据加工与存储,报告信息,原始凭证,经济业务流程,投资人 债权人 管理者 政府,（二）总账系统的内容,（三）总账系统的特点,规范性和通用性比较好：复式记账法 综合性强：总账系统是以货币为计量单位，综合、 全面、系统地反映企业产供销的信息。 集成性要求高：总账系统要与其他系统保持高度 的集成性，与其他系统有机地结合在一起，并且是会计信息系统的核心。 控制要求严格，正确性要求高：,一、手工下总账的数据处理流程 不同行业会计主体经济业务的内容和繁简程度不同。 同一行业企业规模和管理要求不同。 因此，会计处理方法和步骤也存在不同要求。,总账处理程序：记账凭证处理程序、科目汇总表处理程序、汇总记账凭证处理程序和日记总账处理程序。,不同的总账处理程序有不同的核算流程，其差别主要表现在登记总账的方法和依据不同。,第二节 总账系统的数据处理流程,总 账,手工账务处理分析,存在的问题： 数据大量重复：记账凭证是整个系统数据源，但在手工系统下设置了多个登账环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄，出错概率较大 信息提供不及时：手工处理速度较慢，工作量大，不能及时提供会计报表 准确性差：如平等登账，而一旦出现差错，查找起来也非常麻烦。 工作强度大：,1、总账系统的流程重构,传统会计的局限性：人工牵制环节多，导致数据的重复；直线式流程，会计信息时效性差。 总账系统的流程重构的目标：,二、信息系统下总账系统的数据流程分析,数据分散采集、事件驱动、集成共享 账簿视图化 放射式流程，会计信息实时输出 系统内部控制,2、总账系统的外部数据关系,总 账 系 统,薪酬管理,固定资产,成本管理,第三节 总账系统的功能结构 一个典型的总账系统功能如下。,核算单位 操作人员 会计科目 凭证类别 期初数据,凭证输入 凭证审核 凭证记账,往来核算 个人核算 部门核算 项目核算,余额录入 账单录入 对账处理,记账凭证 日记账 明细账 总账,自动转账 对账 结账,一、基础设置,基础设置即通常概念上的初始化，其目的是提高系统的通用性。初始化一般分为：账套初始化和系统初始化2个层面。,核算单位设置 多个会计主体以及报表合并。,操作人员管理 对财会人员进行岗位分工，给不同岗位的财会人员特定的权限。,会计科目不仅是总账系统进行会计数据处理的依据，而且是总账处理系统与具体经济业务相联系的纽带。,会计科目属性包括：科目代码结构、科目代码、科目名称、科目类别（资产、负债、所有者权益、成本、损益等）、科目性质即辅助核算（如外币、数量、往来、部门、银行存款）、账户格式等。,会计科目编辑,日记账属性。标识需生成日记账形式账簿的会计科目，如现金、 银行存款等。 银行账属性。对需要进行银行对账的会计科目设为银行账，如银 行存款类会计科目， 数量核算属性。对需要进行数量核算的科目进行设置，如存货类 会计科目以及主营业务收入、主营业务成本等。 外币账属性。对需要同时记录外币和本位币的科目设置，如银行 存款、应收账款、应付账款等科目。,个人往来属性。对需要进行个人往来辅助核算的科目设置，如其 他应收款、其他应付款等。 客户往来属性。将业务往来归集到某个客户。如应收账款、应收 票据、预收账款等。 供应商往来属性。将业务归集到某个供应商。如应付账款、应付 票据、预付账款等。 部门核算属性。对收支类业务按部门进行核算。如管理费用、营 业费用等。 项目核算属性。对专门的核算对象进行设置。如生产成本、在建 工程等。,会计科目的正确性控制 会计科目编辑的控制。科目编码、科目名称、科目类型不能为 空，且科目编码与科目名称要一一对应。,科目增加的控制。首先设置上级科目，再输入下级科目；如果一个 科目是明细科目，且已经有发生额或余额，不能为其增加下级科目；科目类型必须上级一致。,科目修改的控制。科目已经使用（凭证、余额、发生额），科目编码不能修改；如果科目有下级科目，科目编码不能修改；科目设有辅助账，辅助账使用后科目编码不能修改。,科目删除的控制。科目已经使用，不能删除；科目有下级科目，不能删除；若科目设有辅助账，辅助账启用后科目不能删除 。,凭证类别设置,确定记账凭证的种类： 记账凭证 收款、付款、转账 现收、现付、银收、银付、转账,凭证类别的正确性控制： 收款凭证-凭证借方科目必有1001、1002、1012 付款凭证-凭证贷方科目必有1001、1002、1012 转账凭证-凭证借方、贷方科目必无1001、1002、1012,保证会计的连续性和继承性，将初始余额保存在科目余额与发生额文件中。 期初数据的录入一般有两种：一种方法是直接录入年初余额（1月份）；另一种方法是录入年初余额和1月1日至正式运行系统前的累计发生额（2-12月份）。,期初数据录入,期初数据的正确性控制 数据录入控制。科目余额只能为最底层明细的余额，不能对上级科目直接录入数据。 平衡检查控制。在所有期初数据录入后，系统应自动进行平衡检查，包括：上、下级科目数据要一致，即“总账数据=下属明细科目数据之和”；满足“资产=权益”；余额与科目类型相符，如银行存款科目必须有余额，月初费用类科目无余额等。 第一次记账时的控制。只有平衡检查通过后才能记账，同时应封闭期初数据录入及其修改功能。,二、凭证处理,凭证输入,完成记账凭证的填制，其方式包括人工直接录入和系统自动派生。直接录入是录入人员按照指定的格式录入记账凭证的数据项目；自动派生是由相关系统自动生成的机制记账凭证。,凭证输入的目标是保证凭证数据完整和正确地录入总账系统的记账凭证临时文件。 凭证输入应提供对凭证的录入、修改、删除等功能。,凭证审核,完成记账凭证的复核和签章功能。记账凭证审核主要是审核记账凭证的真实性、准确性、合法性。,凭证审核的正确性控制 审核人和制单人不能是同一个人； 凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有审核人取消审核签字后方可； 审核人员不能直接修改凭证； 作废凭证或已标错的凭证不能被审核； 无论是手工凭证还是机制凭证都要经过审核程序；,凭证记账,在系统中并不存在手工意义上的账簿，账簿仅为视图而非账簿物理存储。记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递，即更新科目余额及发生额文件和固化记账凭证数据。,备份记账前的数据,记账处理的控制： 记账前应首先进行数据备份 上月未结账，本月不能记账 未审核的凭证不能记账 借贷不平或内容不完整的凭证不能过账 经过记账的凭证不能再修改，只能采取补充登记或红字冲销,三、辅助核算,在记账凭证手工输入过程中，凡是定义了辅助核算属性的科目，系统自动根据该科目的属性提示并要求输入不同辅助核算和管理的数据。,客户和供应商往来核算与管理。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 个人往来核算与管理。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理已清账等功能。,部门核算和管理。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能，为企业输出部门总账、部门明细账。 项目核算与管理。项目核算主要用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为企业提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。,账务系统当中的辅助账,辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。 辅助账：在手工会计业务中为各种各样的备查账。 手工方式下，科目分类账与备查帐是分开独立的，需要重复登记，只是备查账可能只需要登记部分凭证内容。 在软件当中，辅助核算则是指当一笔经济业务发生后，在进行账务处理时，不仅要登记总分类账、明细账等正式账簿，还要登记各种辅助账，而在实际运用中，记账凭证一经输入，只要执行记账功能，即可完成正式账簿和辅助账簿的登记，前提是相关科目需要设置辅助核算属性。,辅助帐-往来核算案例：,如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 1122 应收账款 112202 应收销售款 11220201 应收A产品款 1122020191 应收A产品款_客户甲 1122020192 应收A产品款_客户乙 1122020193 应收A产品款_客户丙 11220202 应收B产品款 1122020201 1122020202 1122020203 ,缺陷： 科目体系庞大 往来单位的变化经常需要对科目进行调整 如果利用往来核算和管理，则可以： 大大减少科目数量 避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改 往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单 进行往来核算管理的主要功能： （)建立往来单位通讯录 （)设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额 （)往来查询 （)往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销 （5）账龄分析：,往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为： 1122 应收账款 112202 应收销售款 11220201 应收A产品款（往来核算） 11220202 应收B产品款（往来核算） 11220203 应收C产品款（往来核算） 建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。,部门辅助,主要用于对各种收支业务进行部门核算的企业，如管理费用、销售收入等 手工方式下，一般根据管理费用的各个具体费用项目设置二级科目，按部门设置三级科目，企业如果规模不大，部门较少时，也可以采用这种方式。 电算系统中，则设置该科目为部门辅助账，如下：,明细科目核算和部门核算,6602 管理费用 660201 办公费 66020191 财务处 66020192 厂办 660202 差旅费 66020201 财务处 66020202 厂办 ,6602 管理费用 660201 办公费 部门核算 财务处 厂办 660202 差旅费 部门核算 财务处 厂办 ,采用部门核算后 不仅可以核算某一期间管理费用总额和各个具体项目的总额 而且可以核算某一期间各个部门的管理费用总额，和各项管理费用在各个部门的总额等 即纵向和横向查询汇总都可以。,项目辅助,所谓项目，被认为是专门的经营对象和核算对象，项目核算就是围绕一个专门的对象，将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本，在建工程，科研单位的课题等等 手工方式下： 5001 生产成本 500101 A产品