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精品文档 . 工程技术档案管理制度 1. 目的:规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理,确 保满足工程施工和移交、归档要求。 2. 名词解释 各专业指:锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。 3. 归口管理和划分 3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。 项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门,负责职能 范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档,由资料管理 人员统一向业主移交和向公司档案室归档。 3.2 工程资料的存档划分: 3.2.1 工程管理文件资料: 1)工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定 额、索赔资料,归工程部合同专业; 2)图象、照片、录象,归综合管理部(工程结束时归档资料管理人员) ; 3)行政文件,归综合管理部; 4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部; 3.3 工程资料管理网络和人员网络 工程项目中标后一个月内由项目总工组织,建立项目工程资料管理网 络(应包括各部、室、专业组、专业公司等),明确负责人(负责人应为本 现场技术负责人)、管理人员和各单位资料管理员。 4. 文件的编写 精品文档 . 文件资料的编写按以下规定执行(业主无特殊要求时) 4.1 文件的编写一律采用A4纸张,用激光打印机或喷墨打印机(黑色 墨水书写亦可)的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式(尺寸及页 边距) 。 4.2 文件必需采用双钉装钉(横向、竖向均可)装钉尺寸要求如下: 横向装钉的,左侧留装订线2.5cm,上边距 2 5cm ,右边距、下边距 1.5cm; 纵向装钉的,上下留出 2 5cm的距离;钉与纸张的边缘留出1cm的距离。 对复印件 A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。 4.3 正文文字一律采用四号宋体、1.5 倍行距,标题为小三号宋体。 凡是正文应有页眉和页脚,页眉页脚均使用五号,页脚居中设置。 页脚使用三位阿拉伯数字,从“第001 号”开始,卷内目录、卷内备 考表及某一文件的附图无正文的部分,不编写页号,但应在文件目录中标 明总页数。 4.4 文件中附图的幅面、 构件代号均应符合我国国家或行业标准,图纸 的尺寸一律以毫米为单位。 4.5 案卷封面宜采用外封面形式,内外封面的式样同作业指导书封面。 4.6 档号:项目代号 +分类号 +案卷号 项目代号:是公司指定的,项目中标后由公司档案室给出。 分类号:科技文件材料参考 火电施工企业档案分类表 中6-9大类 的有关规定,其它部门采用0-5大类的有关分类规则。 案卷号:即为案卷顺序号。 移交资料的档号按业主要求编制填写。 精品文档 . 4.7 案卷题名应简明、 准确揭示卷内项目的名称、 代字、代号及其组件、 部件、阶段的代号和名称等。 4.8 编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。 4.9 编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。 4.10 保管期限填写其划定的保管期限,将来移交时在资料管理人员管 理人员的统一指导下填写。 4.11 密级依据保密规定填写 (移交时业主给出,统一填写)。 4.12 缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。 4.13 卷内目录及卷内备考表 (各种表格) 的格式由资料料室统一提供。 4.14 竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购 置。 4.15 编写受控文件时均应标明文件编码。(文件编码按质量部工程质 量体系文件编码与受控编号方法进编写)。 5. 工程中使用的表格 工程中使用的各种表格包括:质保、过程控制、试验与检验、工程管 理与技术管理、有条件发生的记录表格。各种表格的使用按以下规定执行: 5.1 国家、部或局已经下发现成表格 (或有要求)的,使用其统一表格。 5.2 项目部管理制度汇编已给出工程项目管理工作中的表格,这些 表格按类别存在专门的数据库中, 如需使用可直接提取使用,签名为手写。 5.3 如上述表格不能满足施工要求,可根据需要自制表格, 经专业部室 领导批准 ( 按审批权限 ),方可使用。 6. 工程资料的收集 精品文档 . 工程项目的档案资料,是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产(使 用)全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、 不同载体的资料,包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计 划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等,项目部有责 任尽量将资料收集齐全。 6.1工程项目开工后由总工组织编制XX 项目部归档文件资料目录 。 其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。 (1) 技术文件内容依据公司规定执行。各类文件资料的收集策划应以 分项或分段工程为单位。 (2)随工程进展对归档文件资料进行补充,待工程图纸 80% 或专业系统 图 100% 到达项目部后 15 日内,对目录进行修改, 分别报业主和公司各职能 处室,作为正式文件执行。 (3)各项资料在单位工程未完时,由划分的文件收集、整理部门保存, 待阶段性检查之后,或单位工程施工结束,按资料管理人员要求的时间, 将资料移交给资料管理人员,正式归档。 6.2 任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料,均应交资料 管理人员登记、备案,由有关领导核准后方可使用。 6.3 各部门收集的资料除归档资料外, 还应根据上级单位监检大纲的有 关条款,对其它工程资料进行收集整理。 7. 工程资料按以下要求进行整理和组卷 7.1 项目文件资料一般按其专业、 单位工程项目和形成时间先后进行整 理组卷。 精品文档 . 7.2 有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、 设备安装调试、 设 备运行维修、随机图样等排列,随机图样也可单独组卷。 7.3 管理性文件按问题、时间或重要程序排列。 7.4 案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。 7.5 每一单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、 检测 试( 实) 验评定、证明等排列。 7.6 文件材料组卷时, 应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、 请示 与批复、转发文件与原件一起立卷,不得分开。文件材料的排列:批复在 前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发文件在 前,被转发文件在后;立卷人填写卷内目录,立卷人和有关负责人应在卷 内备考表的签署栏签署姓名;卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员 统一提供。 7.7 卷内备考表 (各种表格 )、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距 应一致。 7.8 存档文件材料应尽量使用原件,如没有应标明原件的存放地点。 7.9 资料管理人员编制工程管理案卷总目录及卷内目录,工程部长 审核、总工批准。 8. 文件资料的传递 文件资料的传递包括发放与往来。 8.1 文件发放: 文件资料在发放前,发放部门应填写文件发放审批表,根据 审批权限审批文件确定资料发放的范围,并建立文件发放登记表 精品文档 . 台帐。 从业主、监理方接收领取的文件资料两小时内在网上公布,24 小时内发放到使用单位、部门 8.2 文件往来 往来文件指与项目部以外单位的文件往来,一般包括与业主、 监 理、当地政府有关部门、设计院、设备厂家、调试部门、公司等的文 件。 (1)接收:资料管理人员建立文件接收登记表对接收的文 件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资 料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对 接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。 (2)项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目有 关的文件资料, 都应根据审批权限进行审批, 在发出前在存档部门进 行备案,对反馈信息及时归档。 (3)项目部各部门、各专业公司也应建立文件接收登记表。 9. 文件、资料审批权限 9.1 接受项目经理委托,由生产经理、商务经理、总工(副总工)发放 (传阅)审批的范围: 国家、行业有关本工程的文件、要求,业主、监理公司文件、会议纪 要、工程联络单(确认有效性和发放范围后下发)、通知等,设计院文件, 设备图纸、 涉外技术文件资料,外单位交流信息,业主委托、工程变更(根 精品文档 . 据确定的范围),公司有关本工程的文件和要求,项目部有关工程管理的 文件、要求、通知,工程简报,上报业主、监理、公司的文件和材料,施 工组织设计等。 9.2 各部门负责人的审批范围: 本部门分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、制度、 规定,本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等,本部门所组 织的专业会议纪要、总结、工作联系单,处罚通知等。 9.3 资料管理人员发放审批:施工图纸、图集,作业指导书、施工措施 (包括监理批复意见) ,图纸会审记录,设计变更,技术例会纪要、专业会 议纪要、工程总结等。 10. 文件资料的更改和作废文件处理 10.1 文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写文件更改审批 单 ,重要更改要附上文字依据,由该文件、资料的原审批人或部门进行审 批。 文件更改申请获批准后,由原文件发放部门(单位)按文件发放登 记表的名单发放文件更改一览表 ,文件领用人按文件更改一览表 对所持文件进行更改,如换页更改则进行换页。 10.2 文件的失效和作废 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版本作 废,换发新版本。 文件发放部门 (资料管理人员 )应根据文件发放登记表把失效和作 废的文件及时通知给各部门(单位) 。作废文件应根据发文登记及时更换或 精品文档 . 撤回;收回的失效或作废文件由发放部门填写作废文件资料销毁申请及 销毁记录,经总工批准后执行。需要作为资料保存的作废文件应加盖“作 废参考”标识。 10.3 文件中有关问题处理结果的反馈 文件的接收部门(单位或人员) ,接到工程文件后要对照文件中有关要 求及领导的批示意见,及时处理有关问题,并将办理结果以文字形式反馈 (也可在网上反馈)。 11. 工程资料管理办法 11.1 工程图纸管理办法 11.1.1 工程图纸的收发统一由资料管理人员管理。 11.1.2各个专业的图纸在工程开工前,由各专业工程师按施工进度计 划编制专业图纸需求计划 ,递交资料管理人员,由资料管理人员编制项 目工程图纸需求计划 ,工程部长审核,总工批准,提交建设单位和设计 单位,并在资料管理人员存档。 资料员拟订工程图纸发放范围和文件发放审批表,正式施工图纸 的发放范围由资料管理人员审批,设备图纸和非正式图纸由总工或副总工 审批 ,资料员发放。图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸。 11.1.3资料员统计图纸到位情况,按图纸交付计划向建设单位催交, 接收的图纸进行登记 ( 文件接收登记表) , 接到图纸两小时内在网上公布, 未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇报。 任何人员不论从何种渠道得到施工图纸,都要首先交资料管理人员, 由资料管理组织确认。 精品文档 . 11.1.4施工过程中,各单位要注意保护图纸,施工结束立即交回资料 管理人员。 11.2 工程变更资料管理 11.2.1工程变更由专业工程师及以上领导签字认可后生效见设计 变更、变更设计和工程委托管理制度 ) 。 11.2.2资料员接收到生效的工程变更后按工程图纸发放的范围进行 发放。 11.2.3 工程变更必须加盖设计变更章并在图纸中反映出。 (1)资料管理人员在工程开工后确定工程变更盖章分工,根据分工, 资料管理人员提供印章。 (2) 资料管理人员下发设计变更的同时下发设计变更标注通知单 , 图纸使用部门或单位接到设计变更及标注通知单后在通知栏签字,图纸使 用部门或专业人员在被变更的图纸上用红笔标注(相关方无特殊要求时) 变更内容,标注后在标注通知单确认栏签字,资料管理人员资料员核实变 更确已标注后,收回设计变更标注通知单;存档图纸的设计变更由资料管 理人员管理人员标注。 (3)同一项目有两次及以上变更,以最新版变更为准,原变更收回, 盖“作废参考”章存档备查。 (4)设计变更章加盖在相应图纸标题栏上方10
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