做个时间管理的高手 做个时间管理的高手 时间管理的实质 很多人都认为， 时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。 这确实是掌握时间管 理技能的一大好处。然而，时间管理的本质并不如此。时间管理的根本是人生的自我管 理。它应该是每个追求成功的人的必备素质。 那么， 什么又是真正的成功呢？成功包含“效能”和“效率”两个方面。 “效能” 是指一个人是否在“做正确的事”，即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动； “效率”是指“正确地做事”， 即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有 效。因此，时间管理不仅涉及“效率”，更要关注“效能”，才能真正体会到成功所带 来的喜悦。“效能”为本，“效率”是末。 我相信， 我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜： 人活着到 底是为了什么？我的人生价值何在？ 既然“效能”为本， 那么一个自然的问题是： 你确立了适合自己的人生目标吗？很 多学员正是带着“如何确定人生目标”这样的疑问来参加培训的。 我们常常感叹： 说起 来容易， 做起来难！ 所以， 这个世界上成功的人并不多。 我们都知道人活着应该有目标， 这说起来确实容易； 但到底怎样确立目标， 什么样的目标才是正确的， 这的确是个难题。 “你的天赋才能与世界需求交叉的地方， 那就是你的使命所在。 ”亚里士多德其实 很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是，现实中人们所追求的，往往不是内心呼唤的自 我，而是攀比与虚荣。这样得来的结果，只能是暂时的满足，更多的却是失落。你认识 到自己真正的才能了吗？你知道这些才能如何满足世界的需求吗？你若想成功， 就从回 答这一问题开始吧，否则你很难体会到生命的意义。 当你找到了这个问题的答案， 你就开始有了目标人生效能的起点。 人生不是单 一的色彩，而是万花筒。要实现目标，需要关照人生的各个方面，这就是你的人生 之轮。 高效能人士的 7 个习惯 的作者史蒂芬柯维在研究并采访过大量的成功人士之 后得出：真正成功的人注重人生各个方面的修炼。 练习： -请为自己目前人生的 7 个方面从最满意到最不满意排序。 -你希望在哪些方面寻求大的发展？ -你为这几方面树立了目标吗？ 你对人生 7 个方面的关照程度，将决定你人生效能的高低。 高效能(成功)人士的 8 个习惯 1、积极主动 2、以终为始 3、要事第一 4、双赢思维 5、知彼解己 6、统合综效 7、不断更新 8、找到心声 这 8 个习惯是史蒂芬柯维博士在他两部经典著作 高效能人士的 7 个习惯 和 第 8 个习惯中总结并倡导的。习惯 1、2、3 帮助你实现个人成功。习惯 4、5、6 和 8 帮 助你实现人际关系和团队的成功。 习惯 7 帮助你保持恒久的成功。 这两本书值得我们每 个人反复咀嚼、消化，从而化为行动。要想突破时间管理能力的瓶颈，这两本书是必读 的。 8 个习惯都与时间管理密切相关： -习惯 1 和 8 要求树立正确的人生态度和时间观念。 -习惯 2 要求行动前要有目标，保证做正确的事。 -习惯 3 要求实现目标要有计划，保证正确地做事。 -习惯 4、5、6 说明与他人合作会更有效率。 -习惯 7 说明仅事业成功不代表人生的成功，时间管理要关照人生的各个方面。 8 个习惯的养成，将会大大提升人生效能。“效能”提升之后，“效率”自然就成 了你的关注点。 个人效率的 11 个方面 个人效率自我检测。请为自己的各项打分。如倾向左边的描述，分数应为 1-5；如 倾向右边的描述，分数应为 6-10。 11 项当中你分数偏低的项目，就是你时间管理“效率”方面需要提高的重点。 工作效率与个人效率。对于我们多数人来说，除了睡觉，生活的大部分时间都在工 作中度过。 一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。 工作效率则往 往代表了个人的生活效率。 影响一个人工作效率的原因主要有以下方面： 一、自身因素：如缺乏计划，时间观念不强，追求完美，不愿委托或授权等。 二、组织因素：如绩效管理等制度不健全，沟通不畅，文山会海等。 三、环境因素：如突发事件多，应酬多，同事时间观念不强等。 四、技术因素：如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。 问题：影响你工作效率的因素是哪些？ 你能改变组织和环境吗？ 你一定能改变的是： 你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。 时间 管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。学习时间管理的意义。一、明 确成功(效能)的真正含义。二、采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。 时间管理的原则：要事第一 时间管理的一个经典游戏 时间管理的一个经典游戏 桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。 其中一个容器 中盛有一大半的细沙， 另一个容器是空的。 现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个 空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？ 有的人会先把细沙全倒入空容器中， 然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞 进细沙，从而达到规定的条件。 可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现在摇一摇、 抹一抹之后，轻而易举地就完成了任务。 在这个游戏中， 容器象征着什么？细沙象征着什么？石头象征着什么？这个游戏又 说明了什么？ 容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。细沙象征着 那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。 石头象征着关乎人生效能的大 事。这个游戏说明，倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。而如果我们能做到要事 第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。 事务四分类 事务四分类 事务依重要性与紧急性可分为四类： 我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。 但不管怎样， 我们在现实中却常常落 入这样的俗套：首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想到那些石 头，即重要的事务。重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧 急之事往往对别人而非对自己重要。 紧急且重要的事务： 一定要减少当我们过多地或被 迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入“救火队 员”的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。 显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。 紧急但不重要的事务：可以委托授权 我们为什么会感到忙而无功， 原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上 面。 主管临时派的某些活就可能属于这一类事务， 对于主管来说重要， 对于你只是紧急。 这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯 4、5、6 和 8 就会发挥作用了。 倘若你的人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。如果人 缘好，就可以找人帮你来处理这类事务。 当然，委托或授权不是倒垃圾，不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。高 明的委托或授权， 是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事， 而又让被委托或被授 权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值， 因为紧急之事往往对别人而非对自己重 要。 如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。 不紧急也不重要的事务：尽力去放弃 这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。 我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？ 行为学的研究表明，如果坚持 21 天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然， 这 21 天，你需要经历如下过程。 1-15 天：感到别扭 15-18 天：可以自觉地去做了 18-20 天：感觉做起来舒服 21 天：变得自动了！ 曾经有一位女学员听到这“21 天”的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享 她的经历。她说自己是个特别好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一 天立下志愿，吃东西时能做到“双筷齐下”，所以她开始练习用左手吃饭。开始两周真 的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了，到了第三周，即差不多 21 天时，真的变 得熟练自如了！现在只要一个人吃饭，她就能左右开弓！ 习惯不一定难改，难的是坚持！ 重要但不紧急的事务：需要我们最为重视！ 这类事务就是你人生中的大石头！ 人生之轮中的 7 个方面都属于这类事务。 你每天 的生活，都应围绕它们来展开。这样一来，你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来 了呢？ 时间管理的方法：集中统筹 目前常用的时间管理手段 目前常用的时间管理手段 -以富兰克林-柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具 -以 Outlook 和 Lotus Notes 为代表的电子工具 尽管电子工具是办公现代化的体现， 但它时常并不像纸质工具那么方便。 这里介绍 的纸质工具(即下面要讲的“效能效率年册”)，将以上两类代表性工具的精华浓缩其 中。熟练运用这套工具，会大大彰显你的职业化水准。 以终为始，我们来这样做计划： Goal by Year，每年设定目标 Review by Month (atleastQuarter),每月(至少每季度)反思回顾 Plan by Week，每周制定计划 Live by Day！过好每一天！ 首先从目标开始。 每年都要把你最重要的人生目标放在首位(GoalbyYear)。 放下眼 前的事，屏息静气凝神你的激情所在，这是世界最需要你为之奋斗的。柯维在其第 8 个习惯一书中写道:“一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明 出来的。 ”譬如我自己， 生活的经历让我发现“影响他人”是我的一大天赋才能， 因此， 培训便成为了我人生的一项使命。 当然， 我还有许多其他与“影响他人的才能”相关的 梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我 2006 年与 此相关的最重要目标包括：让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收 益；通过为公司内部杂志SMILE每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实 现崭新的过渡(儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修)。 最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。 同时， 你也不要忽视人生的其他方 面。这就是说，一旦确定好最重要的目标，还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬 如，我 2006 年的最重要目标主要与事业和家庭有关，我就会考虑在精神追求、身体健 康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。 确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中(Plan by Week)。行动 切忌闷头前行，不驻足反思。每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结。这样，你 才能真正领略到时下流行的一个说法：“活在当下”(Live by Day)的真谛！ 每年年终，你是否能像孙悦唱得那样“这一年总得说来高兴的事挺多。身体不错， 工作不错，心情也不错”？回首刚刚过去的 2006 年，我的心情还真不错！最重要的目 标完成得不错，人生的其他方面也不错。每周都有计划，每个月都有反思，每天过得也 都挺充实快乐。新的一年，我的使命还在延续，我的激情仍在燃烧，人生之轮依旧是指 引我前进的方向盘。我相信，到了 2007 年底，我还会像那首歌唱的那样“家人不错， 朋友不错，自己也不错”！ 与时间管理工具相关的最重要的 5 个概念 与时间管理工具相关的最重要的 5 个概念 以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。 效能效率年册帮助你管理这5个概念， 也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。这 5 个概念是：约见、活动、未 来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。 约见：日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培 训、接机等。 活动：日期也已经确定，但没有规定