电子档案管理中存在的不足及改善策略电子档案管理中存在的不足及改善策略 电子档案管理中存在的不足及改善策 进入新世纪，电子信息技术的发展不可谓不迅猛，办公自动化水平快速提高，对文件信息 的管理模式也从原先的利用纸笔进行记录到现在通过电子档案完成信息的处理和保管。目 前，电子信息技术已经深入到各行各业，国家在进行一些大型水利工程建设时，需要进行 大量数据、信息的记录、存储、管理工作，显然通过纸笔完成这方面工作已跟不上时代脚 步，在一定程度上影响工程进度，文档的电子信息化势在必行。不过电子文档和传统文档 一样需要人工录入，管理，处置，这三个步骤都不可省。档案部门全权负责电子档的管理 工作，这就需要加快档案部门进行管理模式的改革，加快电子信息化，办公自动化进程。 笔者就水利部门电子信息化中电子档案的应用现状与问题以及进一步改善策略进行分析。 1 水利电子文件档案管理的特点 水利电子文档是指在水利工作中，通过电脑等办公设备创建并储存的相关资料，包括 电子文档，电子表格，电子工程图等，电子文档管理有四大特点。 第一，水利电子文档并非通过传统的纸笔进行记录，必须通过计算机等办公设备才能 进行存储、浏览、删改、使用。水利电子文档只有在满足基本条件的情况下（数据库录入 等），工作人员才能够通过键入档案号，查询到对应的文档进行浏览。 第二，水利电子档案管理操作直接在电脑等办公设备上进行。在进行水利工程建设完 成后，可以在电脑上进行相关电子档的归档操作，把不同的档案、信息归类到不同的目录 下，并进行档案号标记，设置几级目录，二级目本文由论文联盟 http:/wWw.LWlM.com 收 集整理录在一级目录之下，档案号（工程代号）标记在目录之下方便工作人员进入数据库， 查找调阅。 第三，水利电子档案管理不受地域和时间的限制，可以实现共享。水利电子文档具有 共享的特性，若档案管理人员拥有一级管理权限，只需知道文件名称，并进行共享，那么 同凡是在同一网段的电脑都可以进行该文件的查询，并对查找到与其相关的其他一些文件， 档案管理人员的工作量相应也随之减少。 第四，水利电子文档管理在理论上不需要很大的操作空间，只要能够放置下必须的办 公设备以及工作人员的办公空间就可以，但对环境的其他方面要求比较高，温度、防磁等 有一定规范。电脑、打印机等硬件设备对环境有一定的要求，例如，温度应该尽量不低于 17，不高于 20，而湿度则最好不要低于 35，也不要高于 40，另外，还要有比较 好的防尘和防火措施，以保障水利电子文档能得到妥善保管不被遗失。 2 水利电子档案管理在归档方面的现状与分析 笔者就现在的情况进行了研究调查，发现水利电子档案管理上有以下一些缺陷和不足 之处。 2.1 硬件与软件设施的不足 由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档 的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份， 一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档 和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借 助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。 2.2 电子文档管理人才的不足 电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够 敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中， 具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部 门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法 在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。 2.3 存在一定的安全隐患 由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任 何人都可能通过网络手段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在 传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定 性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。 2.4 出现虚假信息 在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行 电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间 被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又 找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电子文档原始性上也存在 一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种 内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请 人自己撰写的还是其他人代写的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难 在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行 传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类也很多， 在使用不同硬件设备，以不同格式进行存储时也会发生信息的缺损，所以，电子文档的完 整性也难以保证。 3 提高单位电子文件档案瞥理水平的对 电子文档的归档整理保存是水利电子档案信息化的基础，每个档案管理人员应养成这样的 习惯。加强单位电子文档管理工作，应做到以下几点。 3.1 加强对电子文件档案管理知识的培训，提高档案管理者的业务素质 笔者调查发现，档案管理人员中具备高技术、高素质的人才比较少，尤其是同时具备 档案管理知识又懂得电脑等硬件设备操作的人才非常少，很多档案管理工作者对自动化办 公设备操作不熟练，这方面的提高迫在眉睫。档案管理部门应加强工作人员这方面的培训， 可以安排档案管理人员到其他先进单位学习交流，增加工作经验，提高技能水平，掌握现 代化档案管理手段。 3.2 加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善 水利电子档案管理信息化建设对硬件设备和软件设备方面都有极高的要求，必须加强 硬件、软件建设，并做好信息收集等方面的工作。 其一，在硬件方面加大投入，从最重要的部门和环节开始，增添自动化办公设备，实 现硬件设备的统一管理，包括电脑、硬盘、扫描仪、打印机、照相摄像设备等，硬件设备 是水利电子档案建设的基础，加强硬件设施能促进水利部门档案信息化建设。 其二，在软件方面加大投入，重点在于软件的开发和应用方面，保障同网段的电脑能 够实现资源共享，使档案管理部门、人员能便捷的进行档案的浏览、查询、整理。我国水 资源丰富，大型水利工程项目多（南水北调等），在项目计划、实施、结束、整改过程中 都会有大量水利方面的信息资料需要保存、进入档案库中，这些信息资料非常重要，数据 量也十分庞大，进行相关电子文档建设、保存，方便以后浏览查询使用。 3.3 必须确保档案管理部门的严肃性和权威性 档案管理工作必须严肃、严谨的进行，必须有一套健全的完整的管理制度，并对电子 档案管理工作进行细致划分，并要求工作人员明确自己的工作内容和职责；并透明化水利 电子档案管理工作，加强社会监管力度，提高工作效率以及管理水平；对工作中加强电子 档案传阅、查询过程中的监管，把责任落实到个人，确保电子档案管理严谨、严肃执行。 3.4 加强安全方面的法律保障 在实践工作中，电子档案要保障其安全保管和应有的法律效力。第一是要将相关的法 律条文制定完备，尤其是要与时俱进，紧跟电子档案发展趋势和现实状况及时补充所需法 律；第二就是要严格执法，强有力地打击电子档案为主体的犯罪行为，对出现问题的部门 责任人实施强力处罚。 3.5 确保真实性与原始性 电子档案的真实性和原始性是后期管理的基础，所以说电子档案的两种验证手续，其 中之一就是经由身份验证，先由用户根据自己的信息进行加密，输入个人信息，并且使用 电子档案的调阅口令来限定其他人对用户信息的访问权。要保证电子档案的原始性和完整 性时，要严防相关人员弄虚作假和以权谋私，归档时要有负责人签字和在载体背面盖章等。 4 结 语 电子档案是随着电子信息化技术的发展而产生的档案应用形式，由于我国档案管理电 子信息化时间并不长，相应的管理方式尚待完善，给日常电子档案管理提出了巨大挑战， 也同时为我国电子档案提供了创新和发展的机会，但在实际工作中遇到的问题就需要相关 管理人员进行有效研究，并且提出改善合理手段，最终实现现代电子档案管理的优化和升 级