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档案管理制度第一条:为规范公司档案管理,提高档案管理水平,制定本制度。第二条:各部门应负责本部门形成的文件材料的积累、整理和向办公室档 案室移交归档等工作。第三条:凡本公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件材料都应 当向办公室档案室归档。第四条:档案室主要职责:1. 制定或参与制定档案管理工作的规章制度。2. 负责公司档案的收集、整理、保管和归档工作。3. 负责永久性档案向有关档案机构的移交工作。4. 提高档案管理水平,逐步实现档案管理现代化、科学化。第五条:档案的种类:1. 法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的,或由公司印发的各种 标准、规章制度等。2. 公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办 公会及其相关行政会议等形成的文件和会议纪要等。3. 计划性文件。包括公司发展计划或规划、开发计划、项目质量计划、 营销计划、财务计划等。4. 总结性文件。包括公司年度、季度和月度工作总结、调查报告等。5. 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等,以及 公司各项工作指令等。6. 凭证性文书材料。包括公司经营活动中形成的原始记录和凭证,如财产状 况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7. 证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资 质证、施 工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉 牌匾和证书、达标证书和证明等。8. 汇报性文书资料。包括公司上报政府有关部门的文件资料和相关统计报 表,以及公司发布的各类文书资料。9. 日常文书资料。包括公司重要的人事任免、劳动合同、人力资源调整、人 力资源管理、人才引进和培训、员工考核记录等相关资料。10. 声像制品资料。包括公司经营活动或企业文化活动中,以声像形式记录 下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11. 题赠性资料。包括有关领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、 工艺制品等。12. 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。第六条:档案管理的基本程序:包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销 毁、统计、检索、编码、利用等工序是档案工作的整体,它们之间相对独立, 但又相互制约。公司所有合同、函件均由档案室统一编号、保管。第七条:档案的收集:把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料, 按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把 公司经营活动中产生的有保存价值的各种材料,由行政办公室定期指导档案 室进行整理、立卷、归档。第八条:立卷归档的范围:凡属本制度所函盖的文件资料,均应立卷归档。1. 立卷归档的时间。2. 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料, 均应在三日内递交办 公室档案室立卷归档。3. 对于某些专门文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况 适当延长。第九条:立卷归档的要求:1. 各部门在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案 室立卷归档。2. 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。3. 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、 正文和附件应当立在一起。4. 立卷时应编制好案卷目录,档案编号,把发文单位、标题、日期等项 目填写清楚,概括而简洁地登记案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、 牢固,并注明保管期限。业务合同类编制合同目录,把合同标题、合同编号、 签约单位、签约时间、合同页码、原件或复印件、经办人等详细登记,以便 查找利用。5. 填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应 当清楚、准确6. 立卷应以文件材料内容为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历 史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映公司经营活动状况和 面貌。7. 立卷应以项目为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的技术 性资料组合在一起,便于查找利用。8. 立卷应以单位为主,把各单位形成的文件资料分开立卷,便于查找。9. 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。10. 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等) 归档应当有原件,并保持其完好无损。11. 声像档案摄录应当详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、 摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第十条:档案的借阅:1. 档案主要供本公司利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持 介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。2. 各部门可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和秘密档案,应经公司领导或原形成档案的部门领导批准, 方可借阅。3. 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私白影印、复制、翻印, 不得擅白拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情 处罚。4. 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照 片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案 编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。5. 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校 对和审查,加盖档案室印章后有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上 有无记载,而不能对某事下结论。档案管理人员不可擅白以档案资料作解释 或下结论。6. 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为 十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,应当办理 续借手续。逾期不还者,档案管理人员要及时催还。7. 借阅档案应当妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司 领导批准后,责令其赔偿一切损失。第十一条:档案保密要求:1. 档案管理人员和借阅人员都要树立高度责任心,加强保密意识,双方 共同做好保密工作。2. 档案分一般档案和秘密档案两类。凡公司经营活动中形成的不宜公开 的重大事项或重要资料为秘密档案,如重要文件资料、重大项目开发计划、项目预售方案、有关报表等;凡公司经营活动中形成的一般性文件资料为一 般档案,如工作计划、报告、总结、通知等。3. 秘密档案只许在档案室查阅,不许带离本室。秘密档案复制时,需经 公司行政总监以上领导批准。4. 秘密档案只限归档人使用,其他人员利用应经公司行政总监以上领导 批准。5. 对已到保密期限的档案由公司行政总监或总经理鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。6. 档案管理人员丢失或泄露秘密档案的,应根据其情节轻重,给予严肃 处理8. 员工离职时,应将本人借阅或利用的文件材料,如数退还档案室,档 案室审查无误签字后,方能离职。档案管理人员离职时,列出详细的档案移 交清单,在行政办公室主任监督下办理工作交接后,方能离职。第十二条:超期档案的销毁:1. 对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经行政办公室主任和 档案形成部门领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。2. 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行 销毁,以免误毁。3. 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件 作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。第十三条:档案的保管:档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相 混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应 做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全 性,对破损档案应及时修补。第十二条:本制度白总经理核准发布之日起实施。第十三条:本制度由公司行政办公室负责解释
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