我在区档案局保管利用科的实习报告（1）一，实习单位简介我实习的单位是西安市长安区档案馆，它是集中管理全 区档案的文化事业机构，负责接收、保管和提供利用进馆档 案，并对全区档案工作进行监督和指导。馆内设办公室、监 督指导科、保管利用科、区志办、执法科，隶属区委领导， 业务上受西安市档案局指导。目前保管有不同历史时期长安 党政机关、社会团体、企事业单位形成的各类文书档案、科 技。档案、会计档案、实物档案、专门档案、特色档案、人 员档案、重大活动档案等 140个全宗约12万卷。这些档案 分别放到四个档案库里，按全宗号排列，一个全宗内先按保 管期限排列再按时间先后排列。长安区档案局的查档程序是：填写登记表、出示证件检 索、到库中取出相应的案卷、复印、盖章、收费、完成。二，主要工作我所在的科室是保管利用科，主要工作是：1. 负责接收、征集全区党政机关、群众团体及有关组织 和企事业单位的重要档案资料 ；2. 负责馆藏档案资料的管理，确保档案资料的完整与安 全；3. 负责馆藏档案资料的查阅利用和综合分析工作4. 负责馆藏档案史料的管理、展览与陈列；5. 负责全区档案资料目录中心的建立和管理工作；6. 负责馆藏档案资料的编纂、研究、鉴定、公布与档案开放工作；7. 负责馆藏档案资料的技术保护和抢救工作。我们两个实习生的主要工作就是接待来馆查询档案的群众，为其提供检索、查询、复印的服务。另外就是协助老 师到单位接收档案，做些记录的工作。总的来说大部分时间 还是和人打交道。三，实习过程中接触到的专业知识1, 归档的过程按年份分开 剔除没有保存价值的文件分成永久、长期、短期三个保存期限把每部分按重要程度排序盖归档章、编号 按编好号的文件打印目录装盒 上架2, 挂靠档案：因为某次重大活动或某事件临时成立的机构或组织在其活动过程中形成的档案不足以形成一个全宗而外挂到与之有关的某一全宗上称为挂靠档案。3, 长安区档案馆从06年开始实行新标准，即开始以件 为保管单位进行档案管理。4, 本单位在保存档案的时候只需保存以本单位为主体 或单一接收对象的文件，普发性的只需各单位知晓的文件则 由发文机关保存，其他单位不予以保存。这样可以避免文件 的重复保存，可节约资源和空间，也有利于档案的有效保管 利用。5, 在档案部门工作要有起码的保密意识。比如，像婚 姻档案、庄基地档案这种涉及到重大财产的档案不能随便查 询，必须本人携带照片的证件来查，他人代查则必须持经过 公证处公证的委托书方可。另外，打印出错、重复的纸张不 能随意带出或丢弃，要撕碎以后交给专人处理来避免他们个 人信息泄露。还有，利用者不得私自拍照，需经过工作人员 同意。当然，更不允许利用者改动档案，破坏其原始性。6, 长安区档案局在革委会期间的档案大部分没有明确 的单位、部门划分，全部收到革委会全宗里面。7, 档案的外借：在实习期间碰到一些下放人员要借档 案原件，在经过协商以后，把外借的档案先复印备份，然后 用负责人的身份证押到档案局再借出去。8, 人员档案和退伍军人档案的目录不是按时间、单位 排列的，是按姓氏笔画排列。9, 长安区档案局用的是世纪科怡的档案管理软件，是 集录入、检索、管理为一体的软件，是规范档案管理、提高 利用效率的有效方式。10, 国家新政策的出台直接影响着档案馆的接待人数， 比如，前段时间的“ 145号文”要为下方人员，名办教师办 医疗保险就需要档案馆很是忙碌一阵子了。11, 档案馆和图书馆有很大的一个区别就是要收取费用，调档费为5元 卷，复印费1元 张，单身证明50元 份, 庄基地证明200元 份。也是有工商局颁发的收费许可证， 是合理的收费，收取的费用也不会留作档案馆的活动经费， 要上交财政局。四，长安区档案馆的存在的一些问题及我的建议1, 办公条件、设备落后：天天卡纸的复印机，时而不 出纸的彩印机，打开 WOR脚卡的电脑，需要技巧才能打开 的库房门，断了重新焊好的摇摇晃晃的梯子，掉了门掉了摇手的密集架，只有八个座位和科室办公室一体的接待处2, 电子化程度低且进程缓慢。目前，只有婚姻档案有电子目录，部分扫描可以直接打印；庄基地的档案还在扫描过程中；照片档案全部进行了扫描。这些大部分还是在申请 AAA级档案馆的时候作为考核项目建设的。大部分还是要通 过传统的手工检索，到库房取实体档案进行复印来提供服 务。而且，因为当时在生成电子目录的时候雇佣人来打印的， 错误白出，也影响档案的查准率、查到率。3, 档案的检索途径单一，电子目录只能以题名为检索 词进行检索，手工检索则要确定日期，没有日期就很难找到 想要的档案内容，只能大海捞针般查找。4, 长安区档案局对接收档案没有严格的执行标准，也没有固定的归档期限，规定要多长时间归一次档。所以，各 乡镇交到的档案参差不齐，不管年份、完整度还是整齐度都有较大差距。比如，韦曲街办的交的最少，只交到1994年,其他乡镇大部分交到了 20XX年。档案局对接收档案也好像 不积极，有的则推脱说库房紧张推迟接收时间。5, 每年档案局都会办档案管理培训班为各乡镇教档案 管理的相关知识，规范立卷的过程，减轻接收档案时候的难 度。但是，每次培训只有两天，时间短，而且仅仅停留在理 论层面，根本起不到任何作用。听长安政协一位接受过培训 的职员讲，这个培训对没有专业档案知识的人来说根本就是 听天书，对规范档案管理起不到什么实质性的作用。6, 这个大概是很多事业单位存在的问题吧，就是人员 超编，劳力不足矛盾的存在。 就保管利用科在编的有三个人， 外聘两个人，每天实际工作的也就两个外聘人员，忙的天昏 地暗，其他三人照常上网的上网，串门的串门。也不知道是 体制的问题还是单位的制约机制不够。7, 还有一个老生常谈的问题就是服务态度。作为公共 档案馆，为群众提供服务是职责所在，不是群众求你帮忙， 要有耐心，为群众办事。当然，在经过两个月的实习以后我 能理解有时候人多乂有部分难缠的利用者的时候难免心情 烦躁，但是，作为一个档案人员，最起码要做到的就是了解 群众意图，尽最大努力满足他们的查询需求。长安区档案馆 的工作人员有的还能耐心解释，有的不是躲开就是以一句“没东西”结束。在这方面也确实做得不是很到位。8, 我觉得领导不是很重视档案问题，也很少来视察工 作，开会什么的。见过唯一的一次开会还是因为要集体出去 旅游，局长开会强调了一下纪律、注意的问题，没有一句话 涉及到业务方面。上面的不重视，下面的人自然也就没什么 积极性了。我的建议：1, 我感觉长安区档案局就像在混日子一样，没有工作 的重点，没有上班时候的紧张感。我觉得他们最迫切的任务 是制定一个明确的计划，明确工作重点，抓住主要矛盾进而 展开其他工作。还有就是加强制度要求，提高对工作人员的 要求，懒散的工作气氛会慢慢磨灭工作人员的热情。2, 向上级反映条件问题，争取得到上级重视，加大对 档案事业的投入，更换设备，改善办公条件，提高办事效率。3, 全面整顿，提高工作人员的工作热情，合理化编制 人员，解决人员超编与劳力不足的问题。4, 在办培训班的时候，尽虽把理论与实践相结合，适 当延长时间、增加次数，以保证培训质虽，进而规范归档程 序，接收完整的档案。5, 制定统一的档案移交准则，规范归档时间，改变现 在各乡镇参差不齐的现状。五，对学校专业教学的建议说到这个问题，感觉我是对牛弹琴。档案专业是个专指 性很强的专业，目前乂处在信息化的档口，现在学校开设的 专业也适时的加了许多与计算机有关的课程。而且也考虑到 就业的多样性，开设了像文书学这样的相近专业的课程，我 觉得考虑的慢全面的。所以，我觉得我要提对学校专业教学 的建议觉得很没有底气。在这个基础上，我想说的是，有些 课与专业密切相关，不应该因为学分够了什么的就停了。另 外，还是希望多接触些有前瞻性的理念和技术。多给我提供 些实践、参观的机会，了解各类单位、机构的档案管理方法 来拓宽视野，提高专业素质。六，实习感想第一次以学生的身份踏入社会，接触社会上形形色色的 人，跟想象的还是有差距。虽然，在人家眼中我们是学生， 我们还是感受到了一些在学校没法感受到的人情世故、相处 之道。就像熟人带来的查档的你就客客气气的，乖乖的不要 提醒人家去交费，自动忽略；老师翘班被问得时候委婉回答， 否则后果自负；当办公室的人在你面前抱怨其他人的时候听 着就行，不妄加评论在这次实习中，我还有一个特别的感受就是理论在现实 面前太苍白。我们常常在强调服务理念、服务态度，指责那 些办事人员吃了纳税人的粮还态度恶劣。当然，正常情况下, 礼貌的态度是应该的。可是我们在指责他们的同时也应该想到他们在天天面对一波乂一波的群众尤其很多有理讲不清的群众的时候他们怎么心平气和的一遍遍讲道理。在档案馆实习这段期间正遇到国家“145”政策的出台，每天接待人数从20到50人次不等，大多数还是说不清、听不懂、看不 见的老人，偶尔再有几个不讲理的，我们有时候也难免有失 去耐心的时候。再想想，工作人员几十年就这么面对，怎么 可能没发火的时候，就算他们拿着工资也不是圣人吧。 当然, 也不是说服务态度不好就对了，凡是讲个度，不要太极端， 我发现我以前真的太理想化了，也可能是受杨玉麟老师的服 务理念影响颇深的缘故。总的来说，单纯强调服务理念还有 有些牵强。然后就是我觉得现在县级的公共档案馆还是受重视程 度不够，办公条件不好，设备简陋，太影响办事效率了。那 天去高新区管委参观才知道什么叫差距，高新区电子化程度 很高，基本上实现了全自动化，自动归档，归档章也由条码 代替直接生成，办公条件和库房条件自然就不用说了。所以 说，现在档案馆发展程度不够还是经济制约，投入不足。要 发展还是要加大投入比例，高度重视，才能从根本上推动档 案事业的向前发展。还有就是，虽然我知道档案的特殊性决定了它和图书馆 的根本性区别。但是，我还是不能理解，作为公共档案馆为 什么要收取调档费，证明费。它本来就是为人民服务的，理 应由国家来承担其正常运转和发展的费用。它纵然有它的特 殊性，可终究还是事业单位，我找不出一个让我自己信服的 理由。在档案馆实习的这段时间尤其是去陕师大参观的时候 我有一个很深的感触就是档案界的水好深，有很多需要注意 和学习的细节要在工作中慢慢磨砺。像我们这种学过几门专 业课的本科生根本不敢自称专业人士，太肤浅了，学了九牛 还不到一毛，要学习的东西太多了，还是要多看些书，学习 专业知识，提高专业素质。实习的时候每天都感觉有很多心得，写的时候乂感觉力 不从心。总的来说，这次实习难受颇丰，不管是专业知识还是为人处事方面。唯一感 觉不到位的就是没有接触到数据录入这个环节，还有一个小 遗憾就是没能去北京参观，大一的时候就开始期待了呢。两 个月过去了，实习结束了，有解脱感也有不尽兴感，收获到 的东西没人比自己更清楚，我相信也会终身受益的。