公文写作基础知识 一、公文的定义和分类 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、 政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关 实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上 报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。 我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向基层单位 安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、 备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决 定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事 业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能 力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前， 各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写 作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。 （二）分类 1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机 关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、 社会团体公文。,1,2、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、 平行公文（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。 草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、 措辞等。 3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公 文、内部材料、普通公文 5 种。我们在起草或者管理公文时， 必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不 能泄密。 4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公 文、平急公文、普通公文 5 种。 5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、 通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全 是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、 议案、提案、建议等等，属专用公文。 6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的 强弱划分：规范性公文和非规范性公文。 规范性公文有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规 范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、,2,3,建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、 表格类、大事记等等。 （三）机关公文要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成 文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版 记组成。 （四）公文处理包括哪些工作 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系 列衔接有序的工作。 二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处 理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。 （一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄 清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景 下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为 什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工,4,作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门， 是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来： 1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单 位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择 决定文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导 干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对 党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的“三 干”会上，县政府都要出台一个关于兑现*年人口与计划 生育工作责任制的决定，这就是个奖惩决定。 2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事 项或决定，适用公告。比如，每年要在天仙河流域实行禁渔， 这涉及到菖蒲、五河等乡镇的从业人员的利益，我们就要事 先以各种方式发出公告，告知社会各界。供电公司、水厂要 公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。 3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下 级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发通知。 4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的 询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（其 中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告 是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）。,5,5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用 请示。 6、答复下级机关的请求事项，用批复。 7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解 和处理办法，一般选用意见。 8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政 管理关系的机关之间，比如县财政、审计、国土等政府部门， 商洽问题、询问或答复问题，一般用函。 9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选 用会议纪要。 10、还有一种命令文种，主要适用于依照有关法律 公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重 大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定， 要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两 级，一般不涉及到命令文种。 以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体 情况来确定。 （二）规范写作 公文写作要努力做到“六个规范”：,6,1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何 文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就 是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜 明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不 能让人产生歧义。 2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典 型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前 事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不 是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典 型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我 们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实 际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿 去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在 发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普 遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进 取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好，就做不 到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强 调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的 推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。 3、文章格式规范。公文普遍的结构格式是：公文标题 主送机关正文结尾成文时间。为了便于大家理解，,7,我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方 面来讲。 写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。,标题：公文标题的写法一般是发文机关+事由+文 种。目前，本着简化的原则，一般不再重复写发文机关。 例如：县农委要向省农委写一个请求帮助解决病虫害防 治经费的请示，标题就是“关于请求帮助解决病虫害防治经 费的请示”；xx 乡人民政府要向县政府报告一个煤矿安全事 故的调查报告，则标题就要写成“关于*煤矿安全事故的调 查报告”。 主送机关的写法：一是只写受文机关的名称，不 写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个 主送机关，例如：市委、市政府，其他需要送达的受文机关 采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特 别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；三 是用统称或者规范的简称，不能随意写，如市政府、市人民 政府都是规范的简称，但不能写成市府；四是行文关系，只 能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报省政府的文件， 一般只能市政府转报），某些经费请示属特殊情况。,8,正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前 的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是 在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的 原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚 有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。 结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一 般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。请 示要说“妥否，请批示；意见要说“以上意见若无不 妥，请批转执行；通知和报告可以不要结尾，说完 就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材 料一般有表示感谢和今后打算、态度的。 行文层次序数的写法及排版：一个正式的文件材 料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号小标宋体。 第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三； 第二个层次是小标题，用（一）、（二）、（三）来表示， 三号楷体；第三个层次用阿拉百数字表示，即 1.2.3.，可以 三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1）、（2）、（3） 表示。 印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。 公文用纸采用 A4 型纸；,9,标题一般用 2 号小标宋体，正文用 3 号仿宋体； 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关 标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用 阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入； 序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字 号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签 发人后标全角冒号，冒号后用 2 号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签 发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关 顺序依次顺排；同时应使发文字号与最后一个签发人姓名处 在同一行。 上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的，还要确定 联系人。联系人姓名和联系方式置于正文结束后下一行，空 2 格。 附件 ：公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字 用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件 如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）； 附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并 在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号； 附件的序号和名称前后标识应一致。,10,抄送：公文如有抄送，左空一字用 3 号仿宋体字标识“抄 送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒 号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。一般不 抄送给领导个人。 4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、 朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲 求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主， 据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品， 需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰 恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异 同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高 夜，燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼， 杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死， 或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很 过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有 关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公 文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反 应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱 含感情，深刻、精彩。 5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用 句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时， 标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，,11,标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发 国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院* 文件的通知。 6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。 前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。成文日前的正 确写法：党的机关的公文落款用阿拉伯数字；政府行政机关 公文落款用汉字数码；党政联合行文从党的机关规定用阿拉 伯数字；企事业单位党组织行文从党内规定；企事业单位行 政参照政府行政机关用汉字数码。行政机关公文成文日期应 该写为“二七年十月六日”， 三、几种常用公文的写作 要具体讲怎么写公文很难，通过听讲了以后就能写好公 文，基本上是不可能的。我写了 8 年公文，要总结经验，头 脑里几乎还是空的。我个