,李大志 海纳百川,取则行远,行政工作统筹管理高级研修课程,Professional Training,一、现代企业中行政管理的定位,1、企业生存的三度空间,机会化生存 机会,速度化生存 竞争,模式化阶段 超越,3年,21年,1,2,3,企业的三度生存空间 深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:,7年,重新定义自己！,2、优秀行政管理工作的核心要素,发现机会 整合资源 大胆果断 艰苦创业,快速学习 沟通协调 建立规则 激励团队,高效学习 创新模式 铸造团队 挑战未来,行政管理团队是企业的核心竞争力之一 行政管理团队的成功要素因时而变 不能自我淘汰者，必将为企业淘汰,3、行政管理工作的绩效价值,赢利 模式,流程 制度,市场 定位,团队 规划,运行 管理,业务 计划,营销 组织,团队 建设,岗位 目标,质量 效率,能力 素质,客户 满意,行政部门工作内容,基于以上标准，行政管理工作具有 以下六大特点： 一、综合性强 二、政策性强 三、时间性强 四、工作内容繁杂 五、联系广泛 六、被动性和突破性强,4、行政部门范围与特点,4、行政管理人员的素质特点,情 商,操作力,思辨力,感召力,专注力,智 商,没有完美个人 可塑完美团队,供 应 商 管 理,提供优质服务,实施科学管理,行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产,员 工 管 理,社 区 关 系,场 址 布 局,邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司,5、行政管理制度的框架结构,6.秘书工作职能与素质要求,(1)职业概述： 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施服务的人员 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中 等级：初、中、高级 职业环境：办公室 职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。,(2)应处理好的几个关系： 工作的被动性与主动性的关系 工作的经常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系,(3)秘书工作职责,接待工作日常、专门、团组 收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书写作使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理自己、上司 会议组织会前、会中、会后 信息管理存、管、取 旅行安排吃、住、行 对外公关联络（外事）、参与活动 商务活动营销、市场、税务、法律- 指派工作上司安排,行政文秘人员的角色扮演,角色扮演图,行政人员,总调度,参谋和助手,桥梁和枢纽,代言人,权利核心,职权层次,职能,权力的三维概念,不一定是上司的，要为同事服务,(4)职业道德： 爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作 起 要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务 多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识 守纪律遵纪守法，格守信用，严保秘密,(5)工作作风： 热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 扎实做事不飘，跟进落实，检查确认 细致准确不粗，认真不草，稳重不浮 敏捷干练守时，讲究效率，商如战场,(6)秘书的业务素质 秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体 知识是基础； 智力是知识的结晶； 能力是知识和智力的最终体现和归宿。,行政文秘人员需具备的能力,（一）办事能力 设备操作能力 文书写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力,（一）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力,(7)秘书的权限原则,一不能代表上司作决策，否则就是越权 二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感 三不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌,(8) 个性要求,专业E:音乐课堂音乐广告专业.wmv 机智E:音乐课堂音乐幽默搞笑 疯狂的老太太搞笑 (1).mpeg 谨慎E:音乐课堂音乐广告千万不要在上班的时候回家(爆笑).mpg 服从E:音乐课堂音乐广告广告 酒吧dj幕后的真实生活.rm 自制 E:音乐课堂音乐广告微软广告简直太有创意了_微软广告简直太有创意了.mpeg 自信E:音乐课堂音乐小品自信.wmv 热情 E:音乐课堂音乐小品勇气.wmv 执着E:音乐课堂音乐小品执着.wmv,(9)品质要求,礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人,21世纪的企业秘书全美秘书学会,像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有处理各种棘手问题的丰富经验 有良好的写作能力和文字功夫 熟练运用各种办公自动化设备 熟识商务往来的法律、金融和税务知识 迅速对文件、信息归类、整理和查询,(10) 秘书组织,一国际行政专业协会 二亚洲行政专业协会（） 三欧洲专业秘书协会（） 四国际专业秘书协会（） 年成立于美国， 年创建国际秘书节周 （每年月的最后一个星期的星期三） 专业秘书授证考试 秘书刊物,秘书授证,一证书-国际通用 二国家劳动与社会保障部-职业资格证书 三国家教育部-英国剑桥秘书证书 四国家国家人事部-英国伦敦工商会秘书证书,二、行政主管的自我管理,现代行政主管胜任度测评,盖洛普 测试题,1完成角色转换,从业务精英到行政主管,荀子：“君子生非异也，善假于物也”,郑周永-郑梦九,2、如何获取快速成长的能量,2：裂变式：学习，实践，反思,能力能量获得模式,1：累加式：学习，学习，学习,职位能量,能力能量,能量来源,80,20,50,50,20,80,一般 优秀 卓越,3、行政管理工作的均衡法则,任何一个系统，为了自己的存在，都要保持平衡，无论自然现象还是人自身，一旦失衡，后果都将是灾难性的。,方向感 分寸感 角色感,4、行政工作百日成就计划法,洞悉评估标准,清楚因果关系,保持顶级优势,摆脱人际陷井,断掉自己退路,行政管理五项要领,5科学的工作方法,(1)6W3H公式法 WHAT WHEN WHERE WHO WHY WHICH HOW HOW MANY HOW MUCH,(2)PDCA循环法,P D C A 它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。,PDCA循环工作步骤图,A P C D,修正后再执行,对检查结果 做出修正,设定 目标,搜索 信息,拟定方案,制作计划工作表,检查执行情况,按计划工作表 执行工作,(3)VSAFE快速决策法,价值（Valuable） 考察方案对目标的贡献,合适（Suitable） 考察方案是否与策略吻合,认可（Acceptable） 考察方案是否确实可接受,可行（Feasible） 考察方案是否成功,持久（Eternal） 考察方案是否符合长期利益,(4)头脑风暴法,“Brain Storming”。韦氏国际大字典定义：一组人员通过开会方式就某一特定问题出谋献策，群策群力，解决问题。 它利用一种思想产生过程，鼓励提出任何种类的方案设计思想，同时禁止对各种方案的任何批评。,Hot!,简介,(5)平行思维六顶思考帽子,平行思维是一个管理我们思维本身的一种方法。它将我们的思维从不同侧面和角度进行分解，分别进行考虑，而不是同时考虑很多因素。,同一个时间同时从一个角度和侧面进行思考,(6)甘特图简介,甘特图(Gantt chart) 是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.,甘特的思想,甘特的贡献,把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。,体现一个既简单又基本的控制原理 从计划中选取关键内容并予以密切注视。,A B C D E,甘特图,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,A B C D E,.带有分项目的甘特图,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,2,1,3,4,5,7,9,8,6,A B C D E,.带有分项目和分项目网络的甘特图,任务,2,6,1,3,4,5,7,9,8,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月, 课堂训练,您是本公司人事劳资部的负责人，根据人才引进计划，将向全国进行大规模人才招聘，任务紧急，工作内容繁多，在下一个月的3日开始，预计月底结束，请您思考一下可能遇到的工作，用甘特图直观地反映出来。,(7)鱼骨分析法,问题,因素4,因素2,因素3,因素1,(8)评估工具Q12,我知道对我的工作要求吗 我有工作必备的材料和设备吗 再工作中我有机会每天做我最擅长的事吗 在上周我因为工作出色受到表扬吗 我觉得我的主管或同事关心我的个人情况 工作单位有人鼓励我的发展吗 在工作中,我觉得我的意见受到重视吗 公司的使命和目标是否使我觉得工作重要 我的同事是否致力于高质量的工作 工作单位是否有个我最要好的朋友 在过去的六个月中,单位有人和我谈及我的进步吗 在过去的一年里,我在工作中有机会学习和成长吗,(9) 自我SWOT,对内部状况而言,我的优势是? 对内部状况而言,我的劣势是? 对外部情况而言,我的机遇是? 对外部情况而言,我的威胁是?,(10) ABC图,尝试每天完成 几个A,B占你工作的 大部分,有时间再做C,一个 工作日,S,W,T,O,利用优势去争取机遇,利用优势去避免威胁,克服劣势去争取机遇,减少劣势去避免威胁,三、行政部门的内部管理,行政工作主要管理对象,行政工作团队,一、精简原则 二、优化组合原则,1、找准管理模式,3.培训,4.评校,5.习惯,6.创新,2.预热,1.测选,领导就是教练,不善于教导，就不能领导.,操作力,思辨力,感召力,专注力,2把握员工的3项需求,3、激活内在动力,1.认同法大队长的信,3.阶梯法五星级员工,2.反推法阿生的醋,4、强化执行机制,事先：承诺法,当责任被承诺时， 执行力将会倍增 莫拉蒂海滩实验 玩具商的策略 具体承诺 公开承诺 双向承诺,事中：反馈法,事后：5C法,当行为得到奖罚时， 就会形成或改变习惯 5C： 分析construe 辅导coach 培训conditioning 激励cheer on 处罚come down upon,45% 95%,当结果被反馈时， 改善就会发生 负面反馈-10-20 中性反馈40-50 正面反馈50-80,5、创造超常成绩,潜能定律:生命体都存在巨大的潜力，通过竞赛，可以激发更快，更强，更高的欲望，持续不断地刷新纪录。 卡内基炉对炉人对人的竞争；可妒的第三者。,竞赛模式 A.岗位竞赛 B.团队竞赛 C.单项比赛 D.全能竞赛,竞赛原则 倡导公平竞争 及时反馈效果 追求多赢效果,四、经验积累与知识创新管理,P46-44,1、“案例法” 沉淀成功经验,根据管理目的，导向性的提供相关事例，组织员工讨论，得出多种启示，提升解决实际问题能力的经验管理方法。最终沉淀为企业的案例集。,给不给机会,2、鼓励创新行为、整合智慧资源,储备法,量淘法,流动法,组合法,平台法,当资源没有被整合时，其价值并不比垃圾更高。 赫尔曼,群商团队的智商。,3、文档管理与处理,文档的归档原则： 一、是在本企业活动中直接形成的； 二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的； 三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。,文档的归档方法： 1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7