,有效溝通與激勵技巧,績效的高低與領導者花在溝通上時間的多寡成正比!,09.11.2020,2,溝通的意義,溝通就是將一個人的意思和觀念,傳達給別人的行動. 溝通就是什么人說什么話,經由什么路線傳至什么人,而達成什么效果. 溝通就是將觀念或思想由一個人傳遞至另一個人的程序,其目的是使接受溝通的人,獲致思想上的瞭解.,09.11.2020,3,溝通的過程 communication process,信息源,編 碼,通 道,解碼,接受者,反 饋,原來是 這樣!,09.11.2020,4,溝通的四大目的,1.說明事物 (信息表達) 2.表達情感 表露觀感 流露感情 產生感應 3.建立關係 暗示情分 友善(不友善) 建立關係 4.進行企圖 透過關系 明(暗)說 達成目標,上情下達; 下情上達,09.11.2020,5,溝通的三種方式,面對面 當面說不出口 書面 寫一大堆他看都不看 電話 看不見他可有在聽,缺點,沒有更好的方法,只有盡量求其有效. 存心站在不好的立場來把事情做的更好,任何方式都可能有效.,09.11.2020,6,溝通與人際關係的建立,09.11.2020,7,有效溝通的步驟,了解你要說些什麼.(5W2H) 了解你的對象. 引起對方的注意. 確定對方了解你的意思. 讓對方記憶永存. 不時要求回饋. 付諸行動.,09.11.2020,8,有效的影響技巧,觀察的技巧 傾聽的技巧 澄清回饋的技巧 引起共鳴的技巧,09.11.2020,9,觀察的技巧,注意眼神 掌握姿勢 反覆次數 聲調高低,眼睛是心靈的窗口.,09.11.2020,10,有效的傾聽,聽(listen)：對聲波振動的獲得 傾聽(hear)：對信息的理解,使目光接觸。當您在說話時，對方卻不看您，您感覺如何？ 展現贊許性的點頭，微笑及恰當的面部表情。 避免分心的舉動或手勢。 適當的提問。 復述對方的意思。 避免中間打斷說話者。 不要多說。 使聽者與說者的角色順利轉換。,09.11.2020,11,傾聽能力自我問卷(一),請回答以下15個題目.對每個問題回答是或否,請根據你在最近的會議或聚會上的表現真實填寫. 1.我常常試圖同時聽幾個人的交談. 2.我喜歡別人只給我提供事實，讓我自己作出解釋. 3.我有時假裝自己在認真聽別人說話. 4.我認為自己是非言語溝通方面的高手. 5.我常常在別人說話之前就知道他要說什麼.,09.11.2020,12,傾聽能力自我問卷(二),6. 如果我不感興趣和某人交談,我常常通過注意力不集中的方式結束談話. 7. 我常常用點頭,皺眉等方式讓說話人了解我對他說話內容的感覺. 8. 常常別人剛說完,我就緊接著談自己的看法. 9. 別人說話的同時,我也在評價他的內容. 10. 別人說話的同時,我常常在思考接下來我要說的內容.,09.11.2020,13,傾聽能力自我問卷(三),11.說話人的談話風格常常會影響到我對內容的傾聽. 12.為了弄清對方所說的內容,我常常採取提問的方法,而不是進行猜測. 13.為了理解對方的觀點,我總會下工夫. 14.我常常聽到自己希望聽到的內容,而不是別人表達的內容. 15當我和別人意見不一致時,大多數人認為我理解了他們的觀點和想法.,09.11.2020,14,傾聽能力自我問卷(答案),以下所示15個問題的正確答案，是根據傾聽理論得來的。 (1) 否 (2) 否 (3) 否 (4) 是 (5) 否 (6) 否 (7) 否 (8) 否 (9) 否 (10)否 (11)否 (12)是 (13)是 (14)否 (15)是 你的答案對了嗎?,09.11.2020,15,傾聽能力自我問卷(答案),為了確定您的得分,把錯誤答案的個數加起來,乘以7,再用105減去它,就是您的最後得分.如果您的得分在91105之間,那麼恭喜您,您有良好的傾聽習慣;得分7790表明您還有很大程度可以提高;要是您的得分還不到76分,很不幸,您是一位很差勁的傾聽者,在此技巧上就要多下功夫了.,最差的傾聽者,千萬別象我一樣,09.11.2020,16,傾聽的技巧,停止交談 開放心靈-同理心 避免情緒影響,不要打岔 注視,反應,表現興趣 注意肢體語言,言外之意 作筆記寫下重點 對關鍵字的正面回應 停止交談,09.11.2020,17,澄清回饋的技巧,描述情境 表達感受 提出條件 徵詢意見,09.11.2020,18,引起共鳴的技巧,表現真誠 鼓勵對方 產生信賴 轉化衝突,09.11.2020,19,溝通三要點,讓對方聽得進去 (1)時機合適嗎? (2)場所合適嗎? (3)氣氛合適嗎? 讓對方聽的樂意 (1)怎樣說對方才喜歡聽 (2)如何使對方情緒放鬆 (3)哪部分比較容易接受,讓對方聽的合理 (1)先說對方有利的 (2)再指出彼此互惠的 (3)最後指出一些要求,09.11.2020,20,溝通的方向,上向下 傳達政策,目標,計劃,業務指導,激勵誘導.務求上情下達. 平行 交流經驗,看法,意見,誤會,務求互相了解,彼此共進. 下向上 陳述意見,抱怨,批評,有關問題務求下情上達.,09.11.2020,21,一.下對上溝通技巧,除非上司想聽,否則不要講. 若是意見相同,要熱烈反應. 意見略有差異,要先表贊同. 持有相反意見,勿當場頂撞. 想要有些補充,要用引伸式. 如有他人在場,宜仔細顧慮. 心中存有上司,比較好溝通.,09.11.2020,22,怎樣与上司溝通?我現在与上司溝通不夠順利,一.接受任務時,要正確領會上司的要求,必要時可向上司詢問,防止出現理解上的偏差. 二.根據上司的要求做好工作計劃,並征求上司的意見.上司可以根據你的計劃,預見將達成的結果,如有必要,上司會幫你改進工作計劃. 三.工作進行過程中,盡量多同上司溝通. 四.選擇恰當的表達方式:比如工程技術方面的內容,盡量使用工程語言,或者提供一些簡圖來增強表達效果.對於生僻的術語,最好提供一些背景方面的資料.,09.11.2020,23,二.平行溝通技巧,彼此尊重,從自己先做起. 易地而處,站在彼的立場. 平等互惠,不讓對方吃虧. 了解情況,選用合適方式. 依據情報,把握適當時機. 如有誤會,誠心化解障礙. 知己知彼,創造良好形象.,09.11.2020,24,若請服務部門解決問題,對方態度十分不耐煩,甚至不願意幫助解決.此時,應如何与之溝通?,一.先自我檢討:是否自己態度不好,措詞不當等.若確系自身原因,可誠懇向對方道歉,也許會有轉机. 二.若問題出在對方,也應保持冷靜,大度一些,本著包容的態度,平靜,禮貌地將自己的要求說出來,同時對麻煩對方表示歉意,並對對方心情表示理解. 三.如系對方原因,且經友好溝通仍不能解悶問題,應當將問題客觀地向其上級主管部門反映並請求解決.,09.11.2020,25,在工作上請同事或相關部門給予協助時,應以甚麼態度与之溝通?,一.在態度上要友善,和藹;要給人一種誠心向別人請求幫助的印象,這樣,幫助者才不會產生抵觸心理. 二.在請求幫助時應增考慮對方的感受:如要求是否超出對方能力範圍?是否讓對方進退兩難?根據對方的性格特點,可能做出甚麼反應等. 三.對於原則性問題,涉及面較廣的問題以及其它讓對方感到非常為難的問題,盡量公事公辦. 四.在對方提供幫助之後,應表示感謝.,09.11.2020,26,二.上對下溝通技巧,多說小話,少說大話. 不急著說,先聽聽看. 不說長短,免傷和氣. 廣開言路,接納意見. 部屬有錯,私下規勸. 態度和藹,語氣親切. 若有過失,過後熄滅.,09.11.2020,27,當下屬不接受分派的任務時,如何解決最為有效?,一.首先要同下屬進行溝通,了解原因,向下發作必要的解釋和說服工作,讓他明白完成該項工作的必要性. 二.如果要完成的任務相當緊迫,適當的強制措施或妥協是必要的. 三.平時應注意建立良好的工作系統,並清楚地了解自己的下屬,在具體分派任務時,做到“人盡其才,才盡其用,負載合適,工作得力”. 四.日常工作中要保持同下屬的良好溝通. 五.有時下屬不願意接受任務,是因為信心不足,這時,作為主管要及時給下屬打气,予以適當的建議,提供必要的幫助.另外,工作中要適時跟進.,09.11.2020,28,某下屬的專業技術很好,但其脾氣暴躁,如果工作涉及到外部門時,他往往處理不好.作為上司,該怎麼辦?,設法疏導,授之以与外部門打交道的技巧. 二.在其因壞脾氣把事情弄糕的時候,趁熱打鐵,教育該下屬,必要時輔之以紀律處理,促使其深刻反省. 三.經多次努力仍無效果,則應考慮調整其工作,如安排其完成獨立性強的工作. 四.告誡該下屬:完成工作需要團隊的力量,單打獨斗干不好工作.,09.11.2020,29,溝通要領,了解對方的言默之道. 明白對方的表達方式. 衡量對方的身份背景. 對事憑資料,勿憑記憶. 對人憑記憶,點到為止. 交淺不言深,妥為節制. 可言則言,應該默則默.,09.11.2020,30,溝通六道,你好 好的 好嗎 請 謝謝 對不起,談吐是一種生活精神; 言語不在流利而在得體.,09.11.2020,31,總結(1),人與人間的溝通是促進人際關系之最佳方式,因此應互相尊重對方就事論事,方可達成目的. 在溝通時,只針對問題,不要翻舊賬. 不要在生氣時溝通,容易語無論次. 在溝通嚴重問題時,不要有第三者在場(人愛面子) 講話內容簡單扼要,不要重復. 不要用命令的語氣溝通.,09.11.2020,32,總結(2),當別人批評自己時,勿過份自我防衛, 過份情緒反應,能虛心接受,除非對方 有嚴重誤解,否則不須急著辯解. 不要因對方攻擊,就立刻加以還擊. 不要用封閉式的問答溝通. 如:只能讓對方回答:“是,不是,(甲或乙)” (是什麼原因,使你遲到呢?)-較好 (是不是塞車使你遲到呢?)-不好,09.11.2020,33,總結(3),不要壓抑對方的情緒.如(哭什麼哭!我最討厭你哭了!) 溝通時,要能傾聽別人的意見,不要流于訓話方式 溝通時,要尊重對方,多站在對方的立場考慮 多說贊美的話,09.11.2020,34,激勵技巧,定義 -推動他們內心的動力去完成一件工作 目的 -通過激勵,提高績效. 激勵的方式 -獎勵,表揚,鼓勵,承諾,罰款,批評.,09.11.2020,35,馬斯洛(Maslow)需要層次論,生理需要(physiological needs):飢餓,干渴, 棲身,性或其他身體需要. 安全需要(safety needs):保護自己免受生理和心理傷害 的需要. 社會需要(social needs):包括愛,歸屬,接納和友誼,09.11.2020,36,馬斯洛(Maslow)需要層次論,尊重需要(esteem needs):內部尊重因素,如自尊,自主和成就;外部尊重因素,如地位,認可和關注. 自我實現需要(self-actualization):一種追求個人能力極限的內驅力包括成長,發揮自己的潛能和自我實現.,09.11.2020,37,麥克萊蘭德的需要理論 不同類型的人有不同的需求，給予相應的激勵,成就的需要(need for achievement) 追求卓越,實現目標,爭取成功的內驅力.他們追求的是個人的成就而不是成功的報酬本身.他們尋求的環境有以下特 點:個人能為解決問題的方法承擔責任,喜歡接受困難的挑戰,能夠承擔成功和失敗的責任,他們不喜歡靠運氣獲得成功.,09.11.2020,38,麥克萊蘭德的需要理論 不同類型的人有不同的需求，給予相應的激勵,權力需求(need for power) 影響或控制其他人的欲望,喜歡承擔心責任,努力影響其他人,喜歡竟爭和被重視地位的環境,與有效的績效相比他們更關心威望和獲得對其他人的影響力. 合群的需要(need for affiliation)