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如何制作漂亮的Excel表格,武婷二八年八月,目录,前言制作漂亮的七种方法,网上有很多关于如何制作漂亮的幻灯片的教程,而对Excel的美化则寥寥无几。实际上Excel不仅仅是一个电子表格软件,它的单元格容易控制样式,操作方便,因此使用Excel制作仅供阅读的电子文档也十分合适。这就要求文档制作者必须懂得一些基本技巧,以制作出赏心悦目的电子文档来。下面是我制作Excel格式电子文档时的一些经验,分享给大家。希望大家都能够制作出漂亮的文档。,前言,1. 选择合适的显示比例。,中文字体通常使用宋体,而宋体在默认的100%状态下并不好看(如下图)。相比而言,85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小,不过当你有大量的数据时,或者制作文字较多的文档时, 75%的显示比例就比较合适。,85%的比例很容易调节,只需在默认的100%状态下按住Ctrl键并向上滚动滚轮一次即可。 75%需要手动输入比例。比75%再小的显示比例会使文字变形,不宜使用。另外Excel工作表保存后显示比例也会一起被保存,可以保证阅读者与你看到同样的效果,制作漂亮的七种方法,2. 背景网格线的取舍。,Excel默认情况下会显示灰色的网格线,而这个网格线会对显示效果产生很大的影响。如下图,同一张表格在有无网格线的情况下给人的感觉就完全不同 有网格线时给人一种“这是一张以数据为主的表格”的心理暗示,而去掉网格线则会使重点落到工作表的内容上,削弱表格的作用。去掉网格线可以在工具-选项中视图选项卡中去掉网格线,但这种方法依赖于阅读者的设置,所以最好选择另外一条路:全选所有单元格(Ctrl-A)并设置白色背景。因此,以表格为主的工作表可以保留网格线,而以文字说明为主的工作表则最好去掉网格线。,3. 设置适当的线宽。,表格线宽度也会极大地影响阅读者的心理。要搭配使用粗细线。最简便易行的方法就是细内线+粗边框(只需使用格式工具栏中的边框按钮两次即可做到)。全用粗线仿佛你在大喊大叫一样,感觉很粗鲁;而完全用细线又无法体现出表格的概念;而不用边线会让人觉得你的数据未经过精雕细琢。,另外,大片的小单元格聚集时表格线会干扰阅读者的视线,这时可尝试将小单元格的边线换成虚线。,4. 适当使用粗体,但别太过分,毋庸置疑,表头当然要用粗体。对于表格内的数据,原则来说不应当使用粗体,以免喧宾夺主。但也有特例,当数据稀疏时,可以将其设置为黑体,起到强调的作用。粗体的使用也不宜泛滥,当一屏文字大部分都是粗体时,你就应当考虑考虑阅读者的感受了。,5. 给标题单元格加上背景色。,毋庸置疑,单元格背景色按钮的最下一排颜色天生就是用作单元格背景的(下图中的红框部分)。我通常的配色习惯是:横向表头-淡蓝色,纵向表头-浅绿色,普通单元格-白色,特殊单元格(如自动计算的单元格)-浅黄色,如下图所示。这样就能将各个单元格的功能区分开。,6. 尽量少用单元格结合,单元格结合的两个缺点:第一,在结合过的单元格前后插入新行时,新行的单元格不会自动结合,导致每一行的结合方式不一致;第二,有些情况下结合过的单元格中无法粘贴数据,带来不必要的麻烦。因此,当你制作收集数据的表格时,尽量不要使用单元格结合功能。那么想要一个宽点的格子怎么办?实际应用中我发现,好多人使用单元格结合,其实只是想要一个大一点的格子而已。其实拖动单元格标题可以改变单元格大小的,这个功能好多人都不知道么?,7. 标注的方法,给单元格做标注有两种方法。一种是右键单击单元格插入批注,编辑完成后再次右击显示批注即可。优点是使用方便,缺点是无法自定义样式。另一种方法就是自己画图形,我喜欢使用圆角矩形,设置背景色为浅色,并用同种深颜色作为边框色。,excl表格怎么加密,文件另存为,弹出窗口后点右上角的常规选项。输入并确认密码后点保存,当问是否覆盖时点是即可。,Excel具有完整的图表功能,它不仅可以生成诸如条形图、折线图、饼图等标准图表,还可以生成较为复杂的三维立体图表。对各种财务数据进行图表处理,可以更直观地进行财务分析,找出工作表格不容易发现的问题,使得财务管理工作更为有效。,EXCEL图表处理,2.2.1图表类型,Excel提供了约14种标准图表类型,如面积图、柱形图、条形图、折线图、饼图、圆环图、气泡图、雷达图、股价图、曲面图、散点图、锥形图、圆柱图、棱锥图等,每种图表类型又都有几种不同的子类型。此外,Excel还提供了约20种自定义图表类型,用户可根据不同的需要选用适当的图表类型。关于各种图表类型的具体情况,可单击工具栏上的【图表向导】按钮,或单击【插入】菜单,选择【图表】项,即可查看各种图表。,2.2.2 图表的建立,建立图表的过程非常简单,只要按照【图表向导】的有关说明,一步一步地进行操作,即可完成图表的制作。下面结合实例进行说明。【例2-8】某企业2002年12个月的销售量与销售费用的有关数据如图2-19所示,绘制各月销售额与销售费用之间关系的图表的步骤如下:(1)选取单元格区域A2:M3,单击工具栏上的【图表向导】按钮,或单击【插入】菜单,选择【图表】项,出现【图表向导4步骤之1图表类型】对话框,如图2-20所示,在【图表类型】中选【折线图】,在【子图表类型】中选【数据点折线图】,单击【下一步】按钮,出现【图表向导4步骤之2图表数据源】对话框,如图2-21所示。(2)在【图表向导4步骤之2图表源数据】对话框中,单击【系列】,在【分类(X)轴标志】栏中填入“=Sheet1!$B$1:$M$1”,单击【下一步】按钮,出现【图表向导4步骤之3图表选项】对话框,(3)在【图表向导4步骤之3图表选项】对话框中,对【标题】的各项进行输入,即在【图表标题】栏中填入“销售额和销售费用的变化图”,在【数值X轴】栏中填入“月份”,在【数值Y轴】栏中填入“金额(千元)”,单击【下一步】按钮,出现【图表向导4步骤之4图表位置】如图2-23所示。(4)在【图表向导4步骤之4图表位置】对话框中,若要建立嵌入式图表,即图表嵌入在本工作表中,则选择“作为其中的对象插入”;若要建立工作表图表,则选择“作为新工作表插入”。这里选择“作为其中的对象插入”;然后单击【完成】按钮,即得到需要的图表,如图2-24所示。,2.2.3 图表的编辑、修改及格式化,通过图表向导建立的图表可能不尽人意,如标题太大或太小、坐标系列太多、图表尺寸太小、漏掉了数据系列、需要添加数据标志等等,这时就需要对图表进行修改和格式化。1设置坐标、标题、图例等的格式设置坐标、标题、图例等的格式的方法非常简单,可将鼠标移到坐标、标题、图例等上,单击右键,在快捷菜单上选择相应的项目即可。例如要改变X坐标大小,单击右键,出现快捷菜单,选择【坐标轴格式】项,就会弹出【坐标轴格式】对话框,如图2-25所示,选择需要修改的项目,进行设置即可。2改变图表大小单击图表区域,将它激活,图表边框出现8个操作柄,用鼠标指向某个操作柄,当鼠标指针呈现双箭头时,按住左键不放,拖动操作柄到需要的位置上,然后放开鼠标左键,即可完成。3移动或复制图表移动:单击图表区域,将它激活,图表边框出现8个操作柄,在图表区域按住鼠标左键不放,拖动鼠标将图表移到需要的地方。复制:单击图表区域,将它激活,图表边框出现8个操作柄,在图表区域按住鼠标左键不放,拖动鼠标将图表移到需要的地方,按Ctrl键,然后放开鼠标。若需要将图表复制到其他工作表或其他文件中,可选中图表,按“Ctrl+C”键,再在需要安置图表的工作表或其他文件的适当位置,按“Ctrl+V”键4添加数据标志在很多情况下,在图表上添加数据标志,可以更直观地表示因素的变化情况。添加数据标志的步骤如下:单击需要显示数据标志的数据点,然后按鼠标右键,出现快捷菜单,如图2-26所示,选择【数据系列格式】对话框,单击【数据标志】,选择“显示值”。Excel XP函数实用教程精华集 iTbulo.COM 2005-12-16 未知(102189),Excel XP函数快速上手,1求和函数SUM,语法:SUM(number1,number2,)。参数:number1、number2为1到30个数值(包括逻辑值和文本表达式)、区域或引用,各参数之间必须用逗号加以分隔。注意:参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算,其中逻辑值被转换为1,文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用,只有其中的数字参与计算,数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。应用实例一:跨表求和使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单,如果需要对不同工作表的多个区域进行求和,可以采用以下方法:选中Excel XP“插入函数”对话框中的函数,“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表,鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算,可以单击“number2”框,再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表,重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。应用实例二:SUM函数中的加减混合运算财务统计需要进行加减混合运算,例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定,工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM(B2:B6,C2:C9,-D2,-E2)”这样的公式。其中B2:B6,C2:C9引用是收入,而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号,所以应在表示支出的单元格前加负号,这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续,也必须用逗号将它们逐个隔开,写成“=SUM(B2:B6,C2:C9,-D2,-D3,D4)”这样的形式。应用实例三:及格人数统计假如B1:B50区域存放学生性别,C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩,要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM(IF(B1:B50=女,IF(C1:C50=60,1,0)”,由于它是一个数组公式,输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号,在编辑栏显示为“=SUM(IF(B1:B50=女,IF(C1:C50=60,1,0)”,这是使用数组公式必不可少的步骤。,2.平均值函数AVERAGE,语法:AVERAGE(number1,number2,)。参数:number1、number2是需要计算平均值的130个参数。注意:参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略,但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外,则要使用特殊设计的公式,下面的介绍。应用实例一:跨表计算平均值标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩,则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE(一班!C1:C36,三班!C1:C32,三班!C1:C45)”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。应用实例二:忽略零的平均值计算公式假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值,在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦,这种情况可以使用公式“=AVERAGE(IF(A1:A2000, A1:A200,)”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车,即可对A1:A200中的数值(不包括零)计算平均值。,3逻辑函数IF,语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。参数:logical_test是结果为true(真)或false(假)的数值或表达式;value_if_true是logical_test为true时函数的返回值,如果logical_test为ture并且省略了value_if_true,则返回true。而且value_if_true可以是一个表达式;value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false,则返回false。Value_if_false也可以是一个表达式。应用实例一:个人收入调节税计算假设个人收入调节税的稽征办法是:工资在1000元以下的免征调节税,工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收,1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收,高于2000元的超过部分按30%的税率征收。假如工作表的B列存放职工姓名,C列存放工资,选中D列的空白单元格输入公式“=IF(C2=1000,IF(C2-1000)=1500,(C2-1000)*0.05,IF(C2-E22000,(C2-2000)*0.3)”,回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。公式中的IF语句是逐次计算的,如果第一个逻辑判断C2=1000成立,则公式所在单元格被填入空格;如果第一个逻辑判断式不成立,则计算第二个IF语句;直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化,只须改变逻辑和计算式中的值,如1000、1500和2000等即可。应用实例二:消除无意义的零用SUM函数计算工资总额等问题时,若引用的全部参数均为空白单元格,公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF(SUM(A1:B1,D2:E8)0,SUM(A1:B1,D2:E8),)”,即是当SUM(A1:B1,D2:E8)计算结果不等于零时,公式所在单元格显示SUM(A1:B1,D2:E8)的计算结果,否则显示一个空格。上面这个问题在财务计算中依然存在,如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数,可以设计公式“=IF(A2-A6-A9=0,IF(A2-A6-A90,RMB(A2-A6-A9),A2-A6-A9)”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零,否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A90则在结果前添加一个“¥”符号,否则进行正常运算直至结束。应用实例三:多条件求和假设C1:C460区域内存放着职工的职称,D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数,可以使用公式“=SUM(IF(C1:C460=高级,IF(D1:D460=男,1,0)”。这是一个数组公式,输入结束后按住Ctrl,
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