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NVQ企业行政管理 整理:张守忠 二零一三年十一月,第二单元 设备、材料、服务与供应,中心思想: 熟悉现代办公设备的使用与维护, 提供最佳的投递邮件的服务, 学会办公用品的采购与存储。,仔细学习本章后,你应该能够: 陈述以下设备的功能、特点、操作和一般维护方法:复印机、传真机、电信设备(包括电话答录设备)、移动电话、多功能设备(联合使用)、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备; 了解邮寄室的专有设备和服务功能; 辨别投递邮件的各种服务和适用范围; 不同供应商的选择;,说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围; 说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存,如何综合考虑安全和费用; 说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动; 说明在使用设备时应遵守的安全操作规程,主要内容: 一、办公室常用设备的主要功能 二、办公室邮件设备与邮政服务 三、办公用品的采购与存储 四、办公设备的维修与安全,设备、材料、服务和供应,常 用 设 备,邮 件 与 邮 政,采 购 与 存 储,维 修 与 安 全,一、办公室常用设备的主要功能,办 公 设 备,复印机,固定电话,移动电话,计算机,打字机,传真机,寻呼机,通讯设备,文字处理器,装订设备,培训内容,使 用 功 能,优 点 缺 点,操 作 方 法,设 备 维 护,一、办公室常用设备的主要功能 1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护,2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护 电话总机 电话机 答录机,3、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护 寻呼机、 移动电话、 多功能通讯设备,4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护 计算机 文字处理器 打字机 装订设备,一、办公室常用设备的主要功能 1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护 (1)复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项 复印机的功能: 操作方法: 一般维护原理: 一般注意事项:,(2)传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护 传真机的使用功能: 传真机的特点: 传真机的操作方法: 传真机的一般维护,作业 21 联系一或两家办公设备公司,索取办公室设备目录,收集一些普通传真机的检索和高级传真机的资料。列出每一种传真机的功能。 答案 传真型号功能描述备注 CanonFax-B155 发送速度:约6秒/页;打印速度:2页/分钟;最大原稿尺寸:A4;供纸道容量:A4 约100张;自动输稿器:A4约 20页普通传真机CanonFax-L250发送速度:约6秒/页;打印速度:4页/分钟;最大原稿尺寸:B4;供纸道容量:250张;自动输稿器:A4 30页;B4 20页;存储器容量:672K高级传真机,2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护 (1)电话总机的使用功能 电话总机主要分为两种: A PBX是专用小型交换机。这种类型的电话总机操作板有一名接线员,其工作就是接听电话,并转接到适当的分机号码。接线员也经常接入或接出工作人员的外线电话。 B 多线或按键电话系统,并能在任一分机上回答来电。,PBX是专用小型交换机。,多线或按键电话系统,并能在任一分机上回答来电,(2)、电话机的使用功能、操作方法与维护 电话机的使用功能有: 呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声音应答。不同的铃声。暂停等待(秘密工具)。分机锁定。免提。中断。信息待用指示器。等待音乐。重拨。电话会议。转接。电话留言。,(3)答录机的使用功能、操作方法与维护 答录机与电话机相连,通过事先录制好信息,使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。 使用功能有: 使用方法有:等到预先录制的信息结束,在特殊的提示音之后立即讲话;清楚地说出你的姓名和你的单位的名字;给出你留言的日期和时间;详细说明给谁留言;拼写不常见的词,特别是姓名和地址;缓慢重复信息中的数字;保持信息简洁;挂断之前,对你所留言的人说谢谢或其它礼貌用语。,3、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护 (1)寻呼机的使用功能及优缺点 (2)移动电话的使用功能、操作方法与维护 (3)多功能通讯设备使用功能和优缺点 多功能设备是多种功能联合使用的办公设备,主要有传真机、个人计算机等。与单一功能设备比较,多功能设备的优点是,总成本低,办公室占地空间小。其缺点是更新和维修费用高。,4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护 (1)计算机的使用功能、操作方法与维护 计算机是办公设备的一种,包含计算机硬件和办公软件。硬件包括;输入数据的键盘和鼠标,处理数据的主机,存储数据的硬盘和软盘,以及产生数据的显示器和打印机。软件包括;数据库、电子表格、文字处理、财务、桌面出版、绘图、电子邮件、日常记录和集成软件等。,计算机设备和磁盘,(2)文字处理器的使用功能、操作方法与维护 (3)使用打字机的原因和主要功能 (4)装订设备的使用功能、操作方法与维护,作业23 使用文字处理器准备包括以下信息的“通知”。要求使用不同的字体,下划线和加粗强调重要内容,并打印一份。然后在“通知”周围加边框线在打印一份。与其他学员所作比较,判断哪一个更好。 将在HENRYS PIZZA HOUSE,QUAYSIDE BUILDING 举行圣诞节晚会,时间是12月9日晚7点。是否参加,请告诉67号房间的CHRIS BANKE。,答案 圣诞晚会 地点:Henrys Pizza House, Quayside Buildings 时间:12月9日晚7点 是否出席,请通知67号房间CHRIS BANKS 圣诞晚会 地点:Henrys Pizza House, Quayside Buildings 时间:12月9日晚7点 是否出席,请通知67号房间CHRIS BANKS,培训方法: 教师讲课; 情景练习;把学生分为两组,其中一组为“复印组”按照相关能力的要求,学会使用复印机,并取得相关的证据。另一组为“传真组”学会使用传真机,并通过现场使用取得相关的证据。 分组讨论;重点开发电话等设备的其它功能,组织学生参观办公室并现场模拟使用办公设备。 教师首先会使用上述办公设备。 把现场考评与本单元讲课同步进行。,二、办公邮件设备与邮政服务,邮 件 设 备,自动邮件开启设备,自动邮资盖印机,封面打印机,分捡设备,拆叠和插入设备,称重设备,发送邮件方法,急件类,密件类,物件类,电子邮件,传真件,航空邮件,快递服务,挂号邮寄,特保邮寄,文件挂号,回执挂号,包裹邮寄,货运服务,1、邮件收发专有设备的功能和服务 (1)自动邮件开启设备,即开信刀。 (2)自动邮资盖印机, (3)封面打印机, (4)分捡设备, (5)折叠和插入设备, (6)稳重设备。,2、选择发送邮件的最佳方法 (1)急件,可选择以下几种方法: 电子邮件 传真 在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。 航空邮寄 快递服务,(2)密件,可选择以下几种方法: a、挂号邮寄、特保挂号 b、回执挂号 (3)物件可选择 包裹邮寄 货运服务,二、办公室邮件设备与邮政服务 1、邮件收发专有设备的功能和服务 邮件收发专有设备有: (1)自动邮件开启设备,即开信刀。这种设备用于开启信件,将信封送入机器后,机器能切掉信封顶部很突出的一条,而将信件开启。,自动邮件开启机,2)自动邮资盖印机。 (3)封面打印机。 (4)分捡设备,主要有鸽笼式信件架、金属丝信件盘等。 (5)折叠和插入设备。 (6)称重设备。,2、选择发送邮件的最佳方法 (1)如果文件或信息需求很急,最重要的是考虑信件或信息的发送速度,在这种情况下,可选择以下几种方法: 电子邮件 传真 在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。 航空邮寄 快递服务,(2)需要安全和保密投递时,可选择以下几种方法: A、邮寄费贵重物(现金、珠宝等)可用挂号邮寄、特保挂号等方式 B、重要且保密的文件选用文件挂号、回执挂号等邮寄服务 (3)物品类的邮寄可选择包裹邮寄 (4)运输不适合其它方式的大型物品可选择货运服务,作业 26 查找五家快递公司,记录它们的名字、地址和电话号码。 以小组为单位工作,联系这些快递公司,询问它们提供的服务和费用的信息。并详细整理比较每一个公司的信息,放在活页夹中,为将来参考。,答案:,五家快递公司名录,培训方法: 分组讨论,把学生分为两组,讨论“什么是最佳的邮政服务”在小组讨论的基础上,各选出一名代表在全班上发言由老师做点评。 情景练习,由学生相互模拟接收或发送邮件各一次,并根据邮件的类型选择最佳的邮寄方式。,参观大型收发室或邮政局 现场模拟与现场考评结合起来,并取得相关的证据。,三、办公用品的采购与存储,采 购 与 存 储,选择货物和服务的供应商,办公用品和易耗品的范围,办公易耗品的存储,怎样选择供应商,价格、预算、费用,方便性和位置,送货和服务质量,安全性,可靠性,三、办公用品的采购与存储 1、选择货物和服务的供应商 价格、预算、费用 方便性和位置 送货和服务质量 安全性 可靠性,2、办公用品和易耗品的范围 纸薄类 笔尺类 小装订类 归档用品类 专用易耗品类 3、办公易耗品的存储,三、办公用品的采购与存储 1、选择货物和服务的供应商,要考虑以下几点: (1)现金付款是否有折扣 (2)货物的费用是否包括运费 (3)批量订购是否提供折扣 (4)如果有折扣如何按单位有关政策开发票 (5)如果不提供折扣,是否有其它优惠的付款方式。 (6)供货的便捷和供应商的位置 (7)交付期、送货、服务质量 (8)供应商及有关工作人员的可靠性、信誉 (9)有关货物的安全性,2、识别办公用品和易耗品的范围包括: (1)纸簿类:A4、B5等类型办公用复印纸;带单位抬头用纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;横格笔记本;速记本;专用本册(如现金收据) (2)笔尺类:铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液 (3)装订类:大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器 (4)归档用品:各种文件夹、档案袋、收件日期戳 (5)办公设备专用易耗品:打字机用色带、修正液等;复印机用黑盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。,3、办公易耗品要按以下方法进行存储: (1)储藏间或物品柜要上锁 (2)各类物品要贴标签 (3)新物品置于旧物品的下面 (4)体积大、分量重的放置在最下面(5)小的物品、常用的物品应放在前面,易于见到和领取 (6)储藏间要有良好的通风和照明,房间保持干燥 (7)订立物品发放制度,确定物品发放人,培训方法: 分组讨论、“怎样选择供应商?” 情景练习;把学生分为两组,一组模拟供应商,向另一组模拟办公室人员推销办功用品,在标准划定的范围内,使双方都进入角色,教师可以作为裁判,根据双方的表现和最终的结果,即是否成功地采购或销售出办公用品。来为学生打分。,培训方法: 讲课、 讨论、 模拟购物 实际操作,四、办公设备的维修与安全,维 修 安 全,办公设备故障登记本,办公设备安全规范,办公设备维修记录,四、办公设备的维修与安全 1、故障登记本: 日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的措施 修理日期,2、做好办公设备故障的维修记录 维修记录应包括以下信息: 设备及设备供应商的名字; 设备所在的位置及购买日期和费用; 维修协议和协议的细节; 上次检查设备的日期和人员; 设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用,3、办公设备安全使用规范 设备安全使用规范: 使用设备时应禁止: 使用设备时应做到: 负责管理设备的人员应帮助和提醒他人,四、办公设备的维修与安全 1、办公设备故障报告与记录 办公设备的故障报告应注意如下几点: (1)大多数单位有记录设备或服务出现故障或缺陷的规定。应任命一名工作人员负责一件设备,例如传真机或复印机。 (
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