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公文写作公文写作的基础知识综 述 公文写作公文写作的基础知识综 述 、 . 我们打败了敌人。 我们把敌人打败了。 公文写作基础知识公文写作基础知识 一、公文的主要文种: 国务院颁布的国家行政机关公文处理办法第二章“公文种类”共确 定了“命令(令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、方案、请 示、批复、意见、函、会议纪要”共 13 类、14 个文种。 公文文种的选择根据:一是行文目的,二是发文机关的职权,三是和主 送机关的行文关系。 经常出现的错误有:文种选择不当,混用文种,生造文种等。 几种常用文种的区别: (一)请示和方案 “请示”和“方案”都是上行文,是行政机关公文使用频率较高且容易 混淆的文种。常见的问题主要有:将“请示”文种用“方案”文种呈送 上级机关,请求上级机关批复(答复),这样就容易贻误工作。因此, 在撰写“请示”和“方案”时,要特别注意二者之间八个方面的区别。 一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准;“方案”是向 上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级讯问,报送 文件、物品等。 二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之 后才能实施的事项;“方案”是本单位职责范围内比较重大的工作或向 上级机关建议,须上级机关知道的事项。 三是容量不同。“请示”应一文一事;“方案”可多事一报,但不得夹 带请示的事项。 四是时间不同。“请示”应事前行文;“方案”可在事前、事中、事后 行文。 五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越 级主送;“方案”能够主送几个相关的上级机关,其他上级机关也能够 抄送。 六是处理不同。 上级机关收到下级的请示后, 应及时批准、 批复 (答复) , 是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到 下级的方案后, 主要是了解情况, 能够不答复, 下级不用等待上级答复。 七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短,一般不超过 1500 字;“方案” 的篇幅相对较长,但一般不超过 3000 字。 八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示” 、“特此请示,请 批示”、“请审示”等;“方案”用“专此方案”、“特此方案”。 (二)请示和函 “函”是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答 复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、 审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛,其主要作用有俩个方面 : 一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作;二是请求平行或不相 隶属的职能部门批准有关事项,不能用“请示”或“方案” ,应使用“请 求批准函”。 在公文撰写中,容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“方案” 文种,在和平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“方案” ,是 欠妥的。“请示”和“请求批准函”有严格的区别,主要有: 一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。 二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级 ; “请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。 三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请 求批准某项职能事项。 四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关;“请求批准函” 应互相尊重。 五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求 批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。 (三)方案和总结 “方案”是上行文,其主要作用是向上级机关汇报工作,反映情况, 答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种,但在实际工作中,部 分拟稿人将工作总结作为公文文种行文, 如在带有工作总结性的公文标 题中用“某某单位 2007 年 XX 工作总结”等,这样的标题是不对的。其 实,工作总结就是向上级机关汇报工作,可直接使用“方案”文种,主 送上级机关 (可多头主送) , 抄送有关机关。 如将上述公文标题改为 “某 某单位关于 2007 年 XX 工作情况的方案”,这样就比较规范了。 (四)意见和建议 “意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行 文、平行文和下行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理 ; 作为平行文,提出的意见供受文单位参考;作为下行文,对贯彻执行有 明确要求的,下级机关应遵照执行,无明确要求的,下级机关可参照执 行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中,部分拟 稿人往往将“工作打算” 、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种 行文,如:“某某单位 2008 年 XX 工作打算”或“工作安排”、“工作 计划”等,都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划” 不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种,规范的标题应为“某某 单位关于 2008 年 XX 工作的意见”。 (五)通告和通知 “通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种,其 主送对象是不确定的。如:“某某单位关于 XX 的通告”。 “通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文,传 达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项, 任免人员等的 公文文种,是平行文、下行文,主送对象是确定的。“通知”在行政机 关公文往来中使用较多,如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注 意标题臃肿的问题。 二、公文格式 (一)发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如:“绵阳市财政 局文件”。 主要应注意的问题是:在没有文头纸的情况下,发文机关标识的位置问 题,平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm,上行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。 如需标识公文份数序号、 秘 密等级和保密期限以及紧急程度, 可在发文机关标识上空 2 行向下依次 标识。 联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右 侧,上下居中排布 ; 如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。 (二)发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行, 用 3 号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标 全称,用六角“”括入,经常出现使用“()”或“【】”或 “”。文件序号不编虚位(即 1 不编为 001),不加“第”字。 (三)签发人 上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居 左空 1 字,签发人姓名居右空 1 字;签发人用 3 号仿宋体字,签发人后 标全角冒号, 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 经常出现的错误是, 左右空格不对,使用字体不对。 如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第 1 行,其他签发人姓名从 第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。 (四)公文标题 红色反线下空 2 行,用 2 号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回 行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。经常出现分行没有注意 词意完整,比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在 “专项”处分行,正确的分行应在“资金”后;使用字体字号错误,有 的没有用 2 号字,有的没有用小标宋字;行距不对,有的距离过大,有 的过小。 (五)主送机关 标题下空 1 行,左侧顶格用 3 号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一 个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不能 显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上, 标识方法同抄送。 (六)公文正文 主送机关名称下 l 行,每自然段左空 2 字,回行顶格。数字、年份不能 回行。经常出现自然段开始少空或多空。 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为 “1.” ,第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数,比如“一、” 以后就是“1.”,乱加标点符号,比如“(一)” “(1)”后面加“、” 或“1.”园点标为“、”。 公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。 常见问题是长度单位 KM 用成“公里”,重量单位 KG 用成“公斤”。 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使 用阿拉伯数字。 1定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作 为语素的数字,必须使用汉字。如:二万五千里长征、三心二意、四平 八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火 急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会 等。 2中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等,均使用汉字。如 : 万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时 为了表达得更加明白,能够在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如: 藏历阳森龙年八月二十六日(1964 年 10 月 1 日)。 3含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组,应用汉字数 字。如果涉及一月、十一月、十二月,为避免歧义,要将表示月和日的 数字用间隔号“”隔开,且处加引号。如 : “一?二八”事迹(1 月 28 曰)、“一二?九运动”(12 月 9 曰)等。涉及其他月份时,不用间隔 号,是否使用引号,视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动 节、十一国庆节、“九一三”事件等。 4相邻的俩个数字且列连用表示概数的,须使用汉字数字。连用的俩 个数字之间不能用顿号隔开,如 : 三四天、五六米、七八个、十五六岁、 五六万套、三四百里、四十五六岁等。 5用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时,使 用汉字数字。如:几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约 五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字,用 “多”“约”等表示约数时,为保持局部体例上的一致,其约数也能够 使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近 2000 万元,调拨钢材 3000 多吨、水泥 30000 多吨、柴油 1400 多吨,用于农田水利基本建设。 6公历世纪、年代、年、月、日、分、秒,要求使用阿拉伯数字。如, 公元前 9 世纪、公元前 221 年、20 世纪 80 年代、公元 1949 年 10 月 1 曰、15 时 20 分 45 秒等。年份一般不用简写,如 : 2005 年,不应写成 05 年。 7统计表中的数值,如正负数、小数、百分比、分数、比例等,必须 使用阿拉伯数字。例如,34568、-23.5、1:500、56%、1/8 等。 8物理量量值必须使用阿拉伯数字。如 300kg、15cm、350C 等。非物 理量,一般情况下应使用阿拉伯数字,如 235 元,11 个月、100 名。 9部队番号、文件编号、证件号码和其他序号,须用阿拉伯数字。例 如:38915 部队、总 3211 号、国办发20058 号文件、T37/T38 次快 车、HP3000 型电子计算机、90 号汽油、维生素 B1 等。 10引文标注中的版次、卷次、页码,除古籍应和所扰版本一致外,一 般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:新生的中国,见列宁全集 中文 2 版,第 22 卷,208 页,北京,人民出版社,1990。 11表示数字的范围也有写法的讲究。例如:“3 万8 万”,不能写 成“38 万”;5%15%,不能写成“515%”。 (七)附件 公文如有附件,在正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿字体字标识“附 件” ,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件 : 1”); 附件名称后不加标点符号。附件应和公文正文一起装订, 且在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的 序号和名称前后标识应一致。如附件和公文正文不能一起装订,应在附 件左上角第l行顶格标识公文的发文字号且在其后标识附件(或带序号)。 (八)成文日期 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”,不能写为“0”。 (九)公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。 它包括发文机关印章或签署 人姓名。
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