文件管制培训教程 讲授：南嘉俊,培训大纲,透过本次培训致力于使各位了解如下几方面的内容： 文件的定义及作用 公司体系文件的架构 文件管制及文件管制的作用 公司文件管制处理流程 知识点回顾,文件的定义及作用,1.文件的定义： 信息（3.7.1）及其承载媒体。 理解：信息：可指各种数据、图表、图片等。 媒体：可指纸张、光盘、磁盘等。 举例：品质手册（）、运作程式（）、工作指示（）、图纸（）等。 2.文件的作用： a.有利于沟通意图、统一行动。 b.有利于查询和追溯。 c.有利于对相关人员实施培训。,公司的体系文件架构,公司体系文件呈如下 “金字塔”架构: 一阶文件 品质/环境手冊 二阶文件 公司运作程式 三阶文件 工作指示、流程图、工程更改通知、图 纸等。 四阶文件 品质、环境记录/表单,Quality、Environment Records / Form,WI/FC/ECN/DWG,COP,QM/EM,思考： 体系文件可否随意复印？ 体系文件可否随意修改？ 体系文件丢失应如何处理？,文件管制及文件管制的作用,1.文件管制的定义： 确保所有与质量/环境活动有关的场合都能得到并使用正确的文件和有效版本，而对公司的体系文件进行管理的活动。旨在防止作废文件的非预期使用。 理解：作废文件：指无效或过期的文件。 举例：已作修订的品质手册、运作程式 、工作指 示、图纸等。 思考：文件管制的作用是什么？那些文件需要管制（受控）？,文件管制的作用？ a.可避免使用无效或过期的文件。 b.减少异常的发生。 那些文件需要管制（受控）？ 公司的体系文件均需要管制（受控）即不得擅自修改、复印等，如QMS文件、EMS文件。 2.现场人员如何识别所用的文件为受控文件或非受控文件： a.根据文件的类型确定。 b.根据文件上的标识。 思考：如何依据文件的类型和标识确定所用文件是否为受控文件？,依据文件的类型： 若所使用的文件为公司的体系文件则为受控文件。 依据文件上的标识： 受控文件 ：文件上蓋有紅色“受控副本”或 “CONTROLCOPY ”字樣印章的文件。 不受控文件 ：文件上蓋有紅色“不受控副本”或 “UNCONTROL COPY”字樣印章的文件。 思考：文件管制的目的是要使体系文件受控并保持有效，请问如何识别所用文件为无效或过期的文件？,主要依据文件上是否有盖“过时副本”的印章。若为“过时副本”则速与文件管制中心（DCC)联系，即时申请新版文件，并将旧版文件交于文件管制中心处理。,公司文件管制流程,N,Y,受控文件丢失，或文件份数不够应遵照如下流程处理：,文件及其作用？ 公司文件体系架构？ 文件管制及其作用？ 公司文件管制的流程？,知识点回顾,培训结束 谢谢参与！ 2006/5/5,