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管理体系的有效运行和管理提升王顺书2012 级经济管理关键词: 管理体系 内部审核 有效运行 持续改进摘要 :通过对管理体系的宣贯、培训,岗位职责的细化确定,管理制度的建立及有效运行,使管理体系得到有效运行,通过对各种信息的收集、分析、利用及管理的标准化、精细化,使管理体系得到持续改进。根据“十二五” 时期中央企业改革发展总体思路,为进一步加强企业管理,夯实发展基础,分公司开展了主题为“强基固本、控制风险,转型升级、保值增值,做强做优、科学发展”的管理提升活动。2013 年我有幸参加公司、分公司组织的“ 质量、职业健康安全与环境管理体系”的内部审核工作,通过对近 10 项目的内部审核,在看到公司在体系运行取得成绩的同时也看到公司在质量、职业健康安全与环境管理体系运行中还存在一些不足,根据审核发现,结合公司管理提升活动,谈谈对“质量、职业健康安全与环境管理体系”有效运行及持续改进。一、管理体系的宣贯、培训目前,公司对体系的认识参差不齐,有不知道体系是什么的;有认为体系是增加工作量,影响工作效率的;有认为质量只是质量部的事的;有认为审核中审核组发现了问题就是体系运行无效的。所谓管理体系,就是“建立方针和目标并实现这些目标的体系”,建立并运行管理体系是为了提高现场管理水平,持续稳定地改进产品质量的,体系运行越完善,越能提高工作效率,减少工作量。质量不不仅指产品质量,也可指过程和体系的质量,涉及多个方面:产品,服务,个人,过程,工作等,质量不仅是指产品质量,也可以是某项活动或过程的工作质量,还可以是质量管理体系运行的质量。质量的衡量依据主要有三项:一是体现顾客价值,追求顾客满意和顾客忠诚;二是降低资源成本,减少差错和缺陷;三是为顾客提供卓越的、富有魅力的质量,从而赢得顾客,在竞争中获胜(卓越质量理念)。管理体系是一种方法和工具,是一个持续改进的过程,没有最好,只有更好;审核组在审核中发现的问题,如果需用很大的精力来改进,且改进后对今后工作意义不大(如工程要完工),审核组就不会写入报告;如果审核中发现工作中做得较好的,审核组就会提出更高的要求。管理体系的宣贯、培训,需要公司每年组织各项目部相关人员进行培训,更需要项目部内部组织培训,学习:各部门应组织学习与工作职能相关的 2013 版管理手册和程序文件,熟悉文件的要求和相关职责内容,进一步理顺部门工作内容,加深对体系的认识,将体系的管理方法、管理标准应用于日常工作和管理活动中;每年至少组织学习一次管理手册和程序文件;新进部门人员需组织学习。并做好学习记录。体系管理部门应对部门负责人、主要管理人员、作业队负责人、技术主管、技术员、主要作业人员进行体系应用培训,每年至少组织培训一次,人员更换频繁时组织培训。并做好培训记录。二、岗位职责的制定现有的项目部部门工作中出现职责不清、相互推诿及扯皮或越职现象。体系要求制定出各部门(人员)工作岗位职责、权限。工作中根据岗位职责、权限进行。对各部门岗位职责进行确定、检查部门职责符合性及有否漏项,对岗位职责进行分配、评审、审批。定期进行有效性、符合性评审(至少 1 年 1 次)并做好评审记录,工作出现漏项时由项目部作工作安排(一次性工作采用口头安排,经常性工作采用文件安排)下次评审进行改版。三、管理制度的建立及运行目前,项目部在制度的建立及运行中,有的项目部基本没有管理制度;有的项目部建立了管理制度,但制度建设不系统、不全面;有的项目部管理制度写的看着很好,但可操作性不强;有的项目部管理制度执行力度不够,管理制度成摆设,出现两张皮现象。项目部需根据法律法规、公司、分公司、业主、监理的相关要求,各部门对照部门职责对管理制度进行理顺、确定(管理职责、目标、管理规定、工作流程序、考核、表格等)并进行评审、审批。定期进行有效性、符合性评审(至少 1 年 1 次)并做好评审记录,工作中严格执行管理制度,出现漏项及不符合的条款时,由主管部门提出修改意见,并组织评审,经主管领导审批后下文执行,并在下次评审时进行改版。体系要求建立文件化的管理体系,并提倡:1)管理法制化:建立和强化科学的、切合实际的、有效和有约束力的文件化管理体系、在内部形成法制化管理机制,在制度面前人人平等,要做到只有制度的修订和完善,没有“下不为例”。2)工作程序化:建立文件化的管理体系,要做到任何一件事情都有工作标准和优化的程序,任何人做同一类性质的工作都形成预期的、相同的结果(管理和作业可复制)。最大限度地避免或降低随意性 。 3)考核目标化:确定客观公正的考核方法,要做到每一项工作都有明确的目标和考核准则(可测量的指标或可比较的平台)。通过考核使员工在受到激励的同时也明显地感受到压力,主动寻找机会增强自身能力、知识和经验,识别自己在某项活动中将会遇到的约束,并利用自己的能力去突破这种约束和克服困难,取得理想的结果。 4)记录格式化:在有利于信息利用、考核、责任追溯、提供免责证据的前提下,识别必须/应该建立和保存的记录,实践表明,记录格式化是保证信息完整、简洁明了、填写和整理方便的有效途径。即: 1)凡事有人负责:每一项工作均应责任明确、接口清晰,应做到权责对等,最大限度地避免或减少有责无权、有权不负责、超权限或不履行应尽义务、踢皮球现象。 2)凡事有章可循:“千个师傅千个法、条条大道通北京”不是标准和规范化管理所提倡的,完成每一项工作一定会有满足组织某一阶段特定条件的最优先方案,因此,充分识别可能遇到的困难并策划好完成每一项工作的实施计划/方案,是避免随意性、提高工作效率、实现预期的保证。 3)凡事有人考评:每一项工作均应策划和设置监测/见证点,均应及时对其过程能力、结果进行评估,“纠偏”和考评有机结合,将会有效降低“废返”概率。 4)凡事有据可查:建立/收集 “免责”证据是每一位员工做好记录的源动力,建立/收 集/整理有利于向相关方(包括潜在顾客)提供信任的证据和保存可利用的信息是做好记录的源动力,只有二者的有机结合,才能够使记录完整、准确、简洁明了、不流于形式、便于追溯。 四、信息的收集、分析、利用目前,项目部普遍在信息的主动收集、分析、利用上证据不足。技术部门需制定制定信息收集、分析、利用管理制度(明确各部门数据的内容和种类、收集方法和渠道、分析频次、成果的利用和传递)并负责数据分析的归口管理。对其他相关职能部门数据分析工作进行指导,并按照程序文件要求开展数据分析工作。各职能部门通过选用适当的数据分析方法,系统地收集和分析各类信息或数据,为持续改进管理提供依据。数据分析的结果应能提供以下方面的信息:1)顾客满意度,如顾客满意的程度和趋势、不满意的主要方面等;2)产品/ 工程质量符合要求的情况(包括产品一次验收合格率、优良率情况)和存在的主要问题;3)质量管理体系各个过程和产品的特性变化、现状及其趋势,是否存在潜在的问题,有无必要采取预防措施等。通过对过程、产品监视和测量结果的统计分析,可以获得一系列的改进机会;4)关于供方产品和服务质量方面的情况,如产品的合格率、退货率、对供方满意度的评价等;5)对产品过程控制中的环境和职业健康安全风险控制情况进行分析、评价,寻求控制措施的改进,进一步消除风险。五、管理依据的识别、收集目前,有的职能部门没有对法律法规及业主、监理、厂家、公司、项目部相关要求进行未识别,有的未及时更新。有的识别不全。技术部门应对项目部适用的规程、规范清单识别、更新(识别后评审、审批下发),常用的、重要规程、规范需有正规出版的版本。综合管理部应对项目部适用法律法规清单识别、更新,常用的、重要法律法规需有正规出版的版本。各职能部门应对部门适用的法律法规,业主、监理、厂家、公司、项目部制度(要求)分类管理识别、更新,作为管理依据。作业队常用的规程、规范需有纸制版。对清单进行及时更新(至少 1 年 1 次)组织学习常用的法律法规、规程、规范、管理制度,并做好学习记录。六、顾客满意信息收集、分析、利用目前,项目部顾客满意信息收集、分析、利用不足。顾客满意信息收集可用满意度调查表进行调查(主动收集),也可根据业主、监理下发文件、会议纪要中对项目部的评价、现场业主、监理满意信息等进行收集(被动收集)。建立满意信息台帐。满意或不满意信息向相关部门传递, 不满意信息要提出改进意见,跟踪督促整改。(至少 1 季度 1 次)。各部门应对部门间、部门与作业队间、部门与相关方对应部门间满意信息进行收集,建立满意信息台帐。七、内部安全、技术、质量等培训目前,有的项目部未有培训计划,有的未按计划组织培训,有的未有培训记录。年初应编制年度培训计划,按培训计划组织培训,并做好培训记录。八、标准化、精细化管理目前,分公司安装水轮发电机组超过 380 台,完成总装机容量超过 1870 万千瓦;施工经验非常丰富。近几年,好多电站装机容量差别不大,机组类型差别不大,分公司可以形成标准化的管理模式:各种管理制度、施工方案、作业指导书、工艺卡等形成系统的、成册的公司标准。各项目部从系统中进行选择,根据项目部的特点,业主的相关要求进行差异化分析、修改、使用。小结:公司“质量、职业健康安全与环境管理体系”是GB/T19001-2008质量管理体系要求和 GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范、GB/T24001-2004环境管理体系 要求及使用指南和 GB/T28001-2011职业健康安全管理体系 要求标准,整合在一个架构下运行的一个管理体系。能充分发挥自身整体效能,满足相关的法律法规、国家标准和相关方以及其他要求,能将所有资源和活动按照过程方法重新整合成一体的一种管理体系模式。运行好了“质量、职业健康安全与环境管理体系”,管理也就得到了提升。引用文件1. GB/T28001-200128001-2011职业健康安全管理体系 规范2. GB/T24001-2004环境管理体系 要求及使用指南3. GB/T19001-2008质量管理体系 要求4. GB/T19000-2008质量管理体系基础和术语5. GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范
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