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(一) 入门展览知识一、 举办展览会的五大基本要素:1.展览会的主体及服务对象:参展厂商、客户; 2.展览会的经营部门:专业展览公司、展览组织者、主办单位;3.展览会的客体:展示场所、展厅、展场;4.展览会市场宣传载体:媒体、信息、传播;5.观众:终端用户、消费者。二、 举办展览会的一般流程:1、举办展会所必要的前期准备工作:a.选题构思; b.可行性分析; c.立项策划。2、举办展览会的具体筹备工作:a. 展会品牌形象策划;b. 展会实施方案策划;c. 展会相关活动策划。3、举办展会的招展和招商:a.招展前期准备工作 b.展位的营销;c.招商策划 d.展位宣传推广。4、举办展会的会务和管理工作:a.展会的服务; b.展会现场管理;c.展会组合营销与展后总结。1、如何收集目标参展商的信息:a.通过行业企业名录收集;b.通过商会和行业协会收集;c.通过政府主管部门收集;d.通过专业报纸、杂志、网站、电话黄页收集;e.通过同类展会收集;f.通过国外驻华机构收集;g.通过公共场所、户外广告牌收集。2、建立目标参展商数据库的原则:a.数据库要有一定的数据量;b.分类要科学合理;c.数据库里的信息要齐全、真实可靠;d.便于查找和检索;e.数据库里的信息可以及时的修改。3、建立目标参展商数据库的办法:a.对数据库进行分类;b.确定数据库基本字段;c.选择合适的软件;d.输入目标参展商相信要避免错误。四、 展位营销1、直复营销:a.直接邮寄(或通过电子邮件)营销;b.电话、传真营销;c.展会现场推广;d.直接拜访客户;e.其他媒体直复营销。2、合作营销:a.行业协会和商会;b.国内外著名展览主办机构;c.专业报纸、杂志、行业门户网站;d.国内外同类展会;e.外国驻华使馆、领馆和贸易代表处、办事处3、关系营销:a.财务性关系营销; b.社会性关系营销; c.系统性关系营销。4、网络营销:a.建立展会专业网站 ;b.在行业专业网站上营销 ;c.展会网站与行业网站互联 。5、公共关系营销:a.新闻宣传; b.公共关系广告; c.社会交往; d.公益或事件赞助。1、从展会服务的对象上看,展会服务主要包括:a.对参展商的服务(包括:通报展会筹备情况、提供行业发展信息、提供贸易或交易信息、展示策划服务、展品运输、展位搭建、展会现场服务、商旅服务以及邀请合适的参观商到会参观等) 。b.对参观商的服务(包括:通报展会展品信息、提供行业发展信息、产品供给信息、展会现场服务、商旅服务以及招揽合适的参展商等) 。c.对其他方面的服务(包括:新闻媒体、行业协会商会、行业主管部门国际组织、国外驻华使馆等)。2、从展会筹备的不同阶段上看,展会服务主要包括:a.展前服务; b.展中服务; c.展后服务。3、从展会服务提供的方式上看,展会服务主要包括:a.承诺服务; b.标准服务; c.个性化服务 d.专业服务。(二) 商务代表、传媒工作者基本业务素养有形是技巧,无形是境界。要礼貌:说话始终保持客气、尊重、谦逊。 “良言一句三冬暖、恶语伤人六月寒”多用问候的词如:好、早上好、下午好、晚安、再见、回见、明天见、工作好、留步、慢走;多用祝愿的话如:祝您发财、工作顺利、步步高升、事业发达、生意兴隆、财源滚滚、愉快、幸福;多用关心的话如:工作还好吗、注意身体、多保重、身体好吗、工作辛苦吗、工作忙吗;多用表示敬意的词如:您、请、请问您、劳驾、恭候、恭请;多用表示谢意的词如:谢谢、多谢、承蒙、费心、打扰、对不起、请原谅、包涵、见谅、对不住、怠慢、烦劳、别介意、失敬、失礼、失言、莫怪;多用表示谦逊的词如:敢问您、敬请您、不敢当、担当不起、过奖、冒昧、敢烦、岂敢、别客气、不客气、没关系、不谢、哪里哪里;多用赞美的、能体现出真心真情的话如:年轻有为、成功人士、知名人士、风度翩翩、一言九鼎、德高望重;要自信:用积极性的、肯定性的词语、音调、语气,传递给客户以信心始终面带笑容,要有笑声地打电话与人谈话,笑要发自内心,笑音自然、能感染他人,让人听起来舒服的笑;无论个人处于何种状态,传递给客户的始终是轻松、愉悦和信心;如“一定会有利销售的、 ”“肯定会”等等要摆正好与客户的位置,要树立起“我是客户的服务者,又是带来福音者,我和客户是平等的”这样的观念,保持不卑不亢、不愠不火的心态。要勤奋:脚勤、眼勤、手勤、口勤脚勤:电话联系与上门拜访相结合,效果更佳。眼勤:注 意 留 心 在 报 纸 、 电 视 、 电 台 等 媒 体 上 做 广 告 的 企 业 、 注 意 其 动 向 和 产 品 资 讯 , 捕捉有用信息(一般愿意采用其它广告方式的企业必然也愿意参加展览会) 。手勤:随时记下有用的信息,勤打电话、发传真、搜集信息、整理信息。口勤:多做客户工作联络感情,要有耐心、要坚持。要富于感染力在与客户交流中,声音洪亮,给客户的是积极、果断、高效的印象;言语恳切,站在客户的立场上为客户着想,必能打动对方;激情充沛,使客户对公司、对个人充满信心。(三)商务代表业务基本流程1、熟悉邀请函的内容 : 展会名称 举办日期 地点 主办单位 展品范围 收费标准 、标准展位、会刊广告 前言 其他内容 ; 2、搜集相关行业信息(即展品范围的生产、经销企业) ;通过网站搜集,专业网或一般网站 通过专业行业杂志搜集 通过行业报纸搜集 参观相关展会或公司整理的会刊搜集 到专业市场搜集 其它媒体3、整理信息 ;说明:在搜集信息方面,要按照单位名称 地址、邮编 电话、传真 联系人及职务 网站及电子信箱 生产的主要产品 企业特点 其它内容4、发出信息(传真、邮寄、发 E-mail、面谈) ;说明:发出信息后,要在信息的旁边注明发出时间 发出方式 发给谁 基本意向 再次跟踪时间等5、全部跟踪发出的信息,按意向筛选出 :准备参展的 90% 有意向参展的 70% 正在考虑的 50% 没有明确表示的 30% 明确表示不参展的 暂为 0% ;(%指参展成功意向)说明:在工作的前期、中期,应将主要精力主要投放在方面的企业,让这些企业尽快参展并付款;在中期要兼顾方面的企业,加强游说力度,促其参展;在中、后期前几项客户资源基本联系完毕,精力有空闲的情况下,跟踪处理。一般情况下,这些企业前期不参展有三种原因,一、不了解展会情况而拒绝 二、不想尽快做出决定而拒绝 三、因经济等方面的原因确实不参展的;针对一、二种情况,说出我们的优势,如:展会规模大,有几百个展位;档次高,行业的国际国内知名品牌等等来参展的;观众组织到位,印刷了多少万张门票,邀请到了那些地方(省、市) 、那些行业的多少人来参观;广告宣传到位,在行业报纸、杂志、网站做了多少宣传(附上广告计划)等等,这样,有了这些优势企业会考虑的。凡因第三种原因拒绝的企业不需要浪费精力,但可做为观众发门票邀请参观,以利于下届邀请参加。同样,上述这些内容也适用于前面的企业。6、瞄准客户,跟紧有意向即将参展的;7、签单定展位;说明:让参展企业写明参展的内容,如:展位费、广告费等8、催缴展位费和其它费用(可适时采用书面的形式,引起对方重视) ;9、售后服务;说明:企业报名后,及时发 ,了解企业要求,帮助组织观众;后期发,让企业按时参展;现场服务,展后服务。(四)电话、谈话基本技巧与要领1、操作要领A、要普遍撒网,又要有重点,资料要多更要精。优先联系重点企业、本地企业,可采取电话、传真、特快、发函形式,找准企业展览会负责部门(一般是:市场部、企划部、销售部或办公室) 、负责人及其电话、传真、地址、邮编,告之姓名要发传真。在企业收资料后三日之内一定要跟单,了解企业反应,抢在其集体讨论或交主要领导决策之前作通展览会负责人工作,使其倾向于参展,或一定要找最高决策人直接联系。有条件的尽量直接拜访、面谈大客户、重点客户、有意向客户的展会负责人或最高决策人。在必要时要利用好保护企业名单作为重点客户进行挖掘。重点或有意向企业要多跟单、多交流、多沟通,寻找共同话题,保持联系。不使其“掉单” 。B、资料的分级(按参展的可能性分等级)一级:有明确意向的企业、有初步意向的企业、列为保护名单的企业;二级:名牌产品企业、百强企业、经常在媒体进行广告宣传的企业、大中型企业、三资企业、股份有限公司(上市、不上市)企业、集团企业、有限公司企业、乡镇集体企业、国有企业、其它一般企业;三级:通过各种途径了解到正准备开拓展览地市场的企业;四级:同类型会议会刊企业。 (按企业的地域分等级):展览会本地、本省、周边城市的企业;:外省、外地计划开拓本省、本地市场的企业;:外地在本地设有分公司、办事处、总代理、经销商的企业。C、资料的处理(1)按一、二、三、四级企业有目标、有重点地与之联系,紧跟单、跟紧单,密切注意一、二、三、四级企业参展意愿的变化要保持联系、经常联系、坚持联系!(2)在促其多要展位的同时,大企业、有实力企业还要推荐其做“彩页广告” 、 “协办”门票、汽球、拱门、展场广告,全方位宣传企业形象。D、展位增值(1)尽可能促使企业多要展位;(2)不要展位也要邀请企业做其它方面的广告或讲座如:会刊广告、汽球、拱门等。2、跟单的基本策略(1)开场白(对总经理、董事长、展览负责人决策关键人) (以机床会为例):是总(董事长、经理)吗?您好您好!我是 xxx 单位(或 XXX 展会组委会)的我姓陈,冒昧打扰你了, (语气轻松,高兴)百忙之中占用您几分钟,还请您多多包涵啊!有这样一件重要事情,需要您拍板就是年月日在天津滨海国际会展中心(就是被大家通俗地称为“中国经济增长第三极”的滨海新区)要举行每年一届的“金属加工技术设备展览会” ,这是在最具发展潜力的天津滨海新区举办的国家级展览会,这个大会是由 xxx(展会主办单位名称)联合支持主办的。我是大会组委会特派来跟您联系的,特邀请象贵公司这样雄厚实力(或极具发展潜力)的企业参加本届展览会。(2)说服的谋略“不打算参加”唉呀,那太遗憾了,象您这样著名的(大公司、大企业又有实力)企业,我所碰到拒绝的还很少,我想您暂时不打算参展一定有所考虑,能否请教您的高见以便我们今后能有机会更好地为您服务呢?请问是什么原因呢?“还没定、还在考虑等领导决定”那么总,我想参加这样一个重要的国际性展览会,对进一步贵公司的销售,树立企业形象与知名度都是很有促进作用的,特别是对您个人来讲,组织参加这样一个大规模国际性会议,对提高您的业绩也一定会起非常重要作用的。对于此您一定有所谋划吧,能否请您谈谈您的高见(或是给我们提提意见和建议)以便我们能更好地为您服务呢。贵公司在天津及环渤海这边设有办事处、分公司或代理经销商吗?贵公司今年的计划有什么参展安排?有没有这次参展的可能性呢?总,依您看,如果这次贵公司确定参展的话,估计需要几个展位呢?总,您看贵公司什么时候可以确定下来呢?“打算参加”促成话术+约定下次联系时间话术总,您看贵公司是需要 A 级展位还是 B 级展位呢?需要几个展位呢?您那儿有展位图和新的报名表吗?我这马上把最新的展位安排表和新报名表给您传真过去。请您填好后盖个章回传给我就可以了,咱们今天就把这事给落实下来,这样我就马上可以给您安排好显要的展位,另外也好为您进一步做好其它的筹备和广告宣传等工作,您看行吗?我们这个会每年国内外参展的知名企业都很多,而且一届比一届规模大;今年计划展览的面积达 XX 平方米,共 XX 个展位。现在已经有 XXXX 等国家和地区以及国内外数百家知名的大企业参展报名了,我们估计到后期展位可能不够,越是先定先付款的优势会大一些,所以,从贵公司的利益考虑,我建议您最好尽早报名、尽早拍板落实这事;您可以先把报名表填好盖章,马上传真过来,这样我就可以马
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