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汇报人:时间:文秘办公表格公式大全文秘办公表格公式大全 一、word文字排版 1、输入与编辑文档:文档的操作 输入文本 修改文本 输入文本技巧 撤销和恢复。 2、文档基本排版操作:设置字体格式 设置段落对齐 设置段落缩进 设置文档间距 边框和底纹。 3、文档高级排版操作:使用格式刷 分栏排版 使用样式 使用模板 妙用中文版式 其他实用技巧。 4、在文档中制作表格:创建表格 输入表格数据 编辑表格 处理表格数据 美化表格。 5、图文混排: 插入图片 编辑图片 使用艺术字 插入自选图形插入图示妙用文本框。 6、长文档排版: 使用文档视图 书签 目录 索引 脚注与尾注 其他编排技巧 7、页面设置:设置页面版式 背景和主题 页眉和页脚 分页与分节。 8、综合实例。 二、Excel电子表格 1、数据的输入(文本数据输入,分数输入,有规律数据输入,)。 2、数据输入合法性的判断。 3、格式设置。 4、数据的公式计算与函数计算(求和,求平均,计数,求最大,求最小,假设函数)。 5、数据排序、筛选、分类汇总,数据透视图与数据透视表。 6、图表及打印功能。 三、办公表格公式 1、 查找重复内容公式:=IF(COUNTIF(A:A,A2)1,重复,)。 2、 用出生年月来计算年龄公式:=TRUNC(DAYS360(H6,2009/8/30,FALSE)/360,0)。 3、 从输入的18位身份证号的出生年月计算公式:=CONCATENATE(MID(E2,7,4),/,MID(E2,11,2),/,MID(E2,13,2)。 4、 从输入的身份证号码内让系统自动提取性别,可以输入以下公式: =IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,男,女),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,男,女)公式内的C2代表的是输入身份证号码的单元格。 1、求和: =SUM(K2:K56) 对K2到K56这一区域进行求和; 2、平均数: =ERAGE(K2:K56) 对K2 K56这一区域求平均数; 3、排名: =RANK(K2,K$2:K$56) 对55名学生的成绩进行排名; 4、等级: =IF(K2=85,优,IF(K2=74,良,IF(K2=60,及格,不及格) 5、学期总评: =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 假设K列、M列和N列分别存放着学生的平时总评、期中、期末三项成绩; 6、最高分: =MAX(K2:K56) 求K2到K56区域(55名学生)的最高分; 7、最低分: =MIN(K2:K56) 求K2到K56区域(55名学生)的最低分; 8、分数段人数统计: (1) =COUNTIF(K2:K56,100) 求K2到K56区域100分的人数;假设把结果存放于K57单元格; (2) =COUNTIF(K2:K56,=95)-K57 求K2到K56区域9599.5分的人数;假设把结果存放于K58单元格; (3)=COUNTIF(K2:K56,=90)-SUM(K57:K58) 求K2到K56区域9094.5分的人数;假设把结果存放于K59单元格; (4)=COUNTIF(K2:K56,=85)-SUM(K57:K59) 求K2到K56区域8589.5分的人数;假设把结果存放于K60单元格; (5)=COUNTIF(K2:K56,=70)-SUM(K57:K60) 求K2到K56区域7084.5分的人数;假设把结果存放于K61单元格; (6)=COUNTIF(K2:K56,=60)-SUM(K57:K61) 求K2到K56区域6069.5分的人数;假设把结果存放于K62单元格; (7) =COUNTIF(K2:K56,60) 求K2到K56区域60分以下的人数;假设把结果存放于K63单元格; 说明:COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。 如:=COUNTIF(C2:C351,男) 求C2到C351区域(共350人)男性人数; 9、优秀率: =SUM(K57:K60)/55*100 10、及格率: =SUM(K57:K62)/55*100 11、标准差: =STDEV(K2:K56) 求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况(数值越小,说明该班学生间的成绩差异较小,反之,说明该班存在两极分化); 12、条件求和: =SUMIF(B2:B56,男,K2:K56) 假设B列存放学生的性别,K列存放学生的分数,则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和; 13、多条件求和: =SUM(IF(C3:C322=男,IF(G3:G322=1,1,0) 假设C列(C3:C322区域)存放学生的性别,G列(G3:G322区域)存放学生所在班级代码(1、2、3、4、5),则此函数返回的结果表示求一班的男生人数;这是一个数组函数,输完后要按Ctrl+Shift+Enter组合键(产生)。不能手工输入,只能用组合键产生。 14、根据出生日期自动计算周岁:=TRUNC(DAYS360(D3,NOW( )/360,0) 假设D列存放学生的出生日期,E列输入该函数后则产生该生的周岁。 15、在Word中三个小窍门: 连续输入三个可得一条波浪线。 连续输入三个-可得一条直线。 连续输入三个=可得一条双直线。 一、excel中当某一单元格符合特定条件,如何在另一单元格显示特定的颜色比如: A11时,C1显示红色 0 A10时,C1显示黄色 方法如下: 1、单元击C1单元格,点格式条件格式,条件1设为: 公式 =A1=1 2、点格式-字体-颜色,点击红色后点确定。 条件2设为: 公式 =AND(A10,A11) 3、点格式-字体-颜色,点击绿色后点确定。 条件3设为: 公式 =A10 点格式-字体-颜色,点击黄色后点确定。 4、三个条件设定好后,点确定即出。 二、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 1、用数据有效性定义数据长度。 用鼠标选定你要输入的数据范围,点数据-有效性-设置,有效性条件设成允许文本长度等于5(具体条件可根据你的需要改变)。 还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等,定义好后点确定。 2、用条件格式避免重复。 选定A列,点格式-条件格式,将条件设成公式=COUNTIF($A:$A,$A1)1,点格式-字体-颜色,选定红色后点两次确定。 这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示,如果数据重复字体将会变成红色。 三、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来 (一)、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较: 假定第一行为表头,单击A2单元格,点格式-条件格式,将条件设为: 单元格数值 不等于=B2 点格式-字体-颜色,选中红色,点两次确定。 用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。 B列可参照此方法设置。 (二)、如果是A列与B列整体比较(即相同数据不在同一行): 假定第一行为表头,单击A2单元格,点格式-条件格式,将条件设为: 公式=COUNTIF($B:$B,$A2)=0 点格式-字体-颜色,选中红色,点两次确定。 用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。 B列可参照此方法设置。 按以上方法设置后,AB列均有的数据不着色,A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。 四、EXCEL中怎样批量地处理按行排序 假定有大量的数据(数值),需要将每一行按从大到小排序,如何操作 由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以,这一问题不能用排序来解决。解决方法如下: 1、假定你的数据在A至E列,请在F1单元格输入公式: =LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1) 用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。 你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用选择性粘贴/数值复制到其他地方。 注:第1步的公式可根据你的实际情况(数据范围)作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1) 五、巧用函数组合进行多条件的计数统计 例:第一行为表头,A列是姓名,B列是班级,C列是语文成绩,D列是录取结果,现在要统计班级为二,语文成绩大于等于104,录取结果为重本的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。 公式如下: =SUM(IF(B2:B9999=二)*(C2:C9999=104)*(D2:D9999=重本),1,0) 输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号。 六、如何判断单元格里是否包含指定文本 假定对A1单元格进行判断有无指定文本,以下任一公式均可: =IF(COUNTIF(A1,*指定文本*)=1,有,无) =IF(ISERROR(FIND(指定文本,A1,1),无,有) 求某一区域内不重复的数据个数 例如求A1:A100范围内不重复数据的个数,某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法: 一是利用数组公式: =SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100) 输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号。 二是利用乘积求和函数: =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)
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