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宏伟公司的清扫工作该有谁来做? 宏伟公司于1998年10月正式成立,开发与生产电子产品,该公司原来是一家国有研究机构,公司现任总经理刘家祥是原研究机构的高级工程师,它在技术领域和学术造诣上堪称泰斗,对于现代企业管理却不甚精通。为了配合刘家祥的工作,公司为他配备了两名总裁助理,他们都是近年从高校招聘的本科毕业生,了解企业管理知识。公司设立财务、人力资源、营销和生产四个职能部门,部门经理分别为杨斌、张杰、王阳和李静。杨斌、张杰和王阳都是原来研究机构的技术骨干,李静是总经理的一个朋友,以前从事私营企业经营。在四个职能部门当中,李静主管的生产部实际上处于中心位置。在生产部门之下,依次设有各车间、班组。 公司满怀信心地投入了运营,各路人马按部就班,各司其职。然而,开业尚不足两个月,公司在内部员工职责权限划分上接连出现了问题。 先是在组装车间,一个包装工不小心将大量液体洒在操作台周围的地板上。正在一旁的包装组长见状立即走上前要求这名工人打扫干净。不料这名工人一口回绝道:“我的职责是包装产品,您应该让勤杂工处理这样的工作。况且,我的工作职责中没有要求我打扫卫生。”组长无奈,只得去找勤杂工,而勤杂工不在。因为,勤杂工要在正班工人下班后才开始清理车间。于是,包装组长只好自己动手,将地板打扫干净。 第二天,包装组长向车间主任请求处分包装工,得到了同意。谁料人力资源部门却不予支持,反而警告车间越权。车间主任感到不解,并向李静反映了这一情况,请求得到支持。包装组长更是满腹委屈,他反问道:“难道我就该什么都负责?我的职责中也没要求我做清扫工作呀。,李静觉得自己的车间主任受了委屈,就向总经理反映了这一问题,要求刘总警告人力资源部不要过多地干涉车间内部事务,否则生产运作会受到不利的影响。但刘总却说:“我只管战略性的重大事务。内部的分工与沟通,你们自已去协商。” 李静尽管感到很吃惊,但还是表示理解总经理的指示,并且与人力资源经理张杰进行协商。张杰的态度也很积极,马上让秘书拿来工作说明书一起分析。包装工的工作说明书规定:包装工以产品包装工作为中心职责,负责保持工作平台以及周围设备处于可操作状态。 勤杂工的工作说明书规定:勤杂工负责打扫车间,整理物品,保持车间内外的整洁有序。为了保证不影响生产,工作时间为生产休息时刻。包装组长的工作说明书规定:包装组长负责使班组的生产有序、高效,并协调内部工作关系。车间主任的的工作说明书规定:车间主任负责本车间生产任务的完成,并且可以采取相应的措施对员工加以激励。人力资源部门的职责主要包括员工的招聘、选拔、培训、考评、辞退、奖惩、工资福利等。 因为员工奖惩权归人力资源部门,因此人力资源部坚持认为生产部门对员工的处分决定是越权。生产部门则认为,对员工的奖惩应由自已决定,否则难以对员工进行有效管理,包装组长更是感到委屈,并声称要辞职。协商陷入了僵局。 思考题: (1)宏伟公司的员工在工作产生矛盾的原因是什么?应该如何解决矛盾? (2)你认为应该采取什么措施防止类似事件再次发生,第二章 工作分析及工作设计第一节 工作分析的内容和作用,一、工作分析的基本术语,工作要素。是工作中不能再继续分解的最小动作单位 任务。是为了达到某种目的所从事的一系列活动,可有一至多个工作要素组成 职责(责任)。是员工在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务,可由一至多个任务组成 职位(岗位)。是在一定时期内,组织要求员工个人完成的一至多项责任。职位与员工一一匹配,两者数量相等,职务(工作)。是由一组主要职责相似或相关的职位组成的,一种职务可以有一至多个职位 职业。是指在不同组织、在不同时间,从事相似活动、要求有相似的专业技能的一系列职务的总称,二、工作分析(Job analysis)的涵义和内容,概念:是对组织中某特定工作(职务)的目的、任务或职责、工作权限、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集,以对该工作做出明确规定,并确定胜任这一工作所需要的行为、条件、人员的过程。 由工作描述(Job description)和工作规范(Job specification)两大部分组成 工作分析的结果形成上述两份书面文件 在实际工作中,常把这两份文件的主要内容编写在一起,统称为工作说明书,一)工作描述 概念:工作描述是指具体说明某一工作的目的和任务、内容和特征、职责和权限、标准和要求、时间和地点、流程和规范、环境和条件。 主要内容: 工作概况(标识) 工作目的(概述) 工作职责。是主体部分,包括主要工作内容、工作权限和工作结果等 工作条件和物理环境 社会环境 聘用条件,工作描述示例,二)工作规范 概念:又称任职要求,具体说明从事某项工作的任职者所必须具备的教育背景、工作经验、生理要求和心理要求等。 主要内容: 一般要求 生理要求 心理要求,工作规范示例,三、工作分析的作用,工作分析,工作描述,工作规范,任务,知识,技能,责任,环境,能力,工作说明书,规划,招聘配置,培训开发,生涯规划,绩效评估,薪酬管理,劳动关系,第二节 工作分析信息的收集方法,一、利用现有资料,应尽量利用现有资料,如岗位责任制、作业统计以及人事档案等资料。 优点:比较方便,有利降低成本;能为进一步工作提供基础信息 缺点:可能存在差异;一般不能单独使用,二、问卷调查法,通过让被调查人员填写问卷来描述其工作行为、工作特征、任职者特征等信息 优点:费用低,速度快,不影响被调查者正常工作;调查面较广,信息量大,使用面广;调查资料可量化,并由计算机处理 缺点:问卷设计耗时多,费用高;可能产生歧义而影响真实性;被调查者可能不配合,三、访谈法,又称面谈法,是指就某一工作面对面地询问任职者、主管或专家等,以此来获取所需信息。 优点:能了解深层次的想法和意见;应用范围广泛;能简单而迅速地搜集到多方面信息;能了解到直接观察不易发现的问题;能提供解释的机会 缺点:访谈技巧的训练耗时多、成本高;由于被调查者不配合,会导致信息失真,四、观察法,到现场观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具以及环境等,以此获取所需信息。 优点:能了解更多、更深刻的第一手信息;适用于主要用体力活动来完成的工作 缺点:不适用于脑力劳动成份比较高及既紧急又偶然的工作;有些员工会产生反感;可能导致操作变形;不能得到有关任职资格要求的信息,五、工作实践法,直接参与某项工作,通过亲身体验直接获取工作特点和要求的信息。 优点:避免由于不善表达或不了解工作等造成信息传递中断;有利获得第一手工作信息 缺点:运用面很窄;仅适用于在短期内就可掌握其方法的工作;不适用需大量训练或有危险的工作,六、关键事件法,关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。 关键事件法是指要求有关人员将工作过程中的关键事件详细记录,大量收集信息后,对工作的特征和要求进行分析。 优点:能直接描述具体活动,可获得动态信息;建立的行为标准比较准确 缺点:收集、归纳事件并进行分类要耗费大量时间;不能提供完整的描述,七、工作日志法,又称工作写实法,是指任职者按时间顺序、详细记录自己的工作内容与工作过程。 优点:可靠性较高;费用较少;对分析高水平和复杂的工作比较有效 缺点:只适用于周期较短,状态稳定的工作;整理信息的工作量大;会因不认真而遗漏填写的内容;不适用对大量工作进行分析,第三节 工作分析的程序和工作说明书的编写,一、工作分析的程序,准备 阶段,调查 阶段,分析 阶段,完成 阶段,一)准备阶段 确定目的,组成团队,制定方案,确定样本,建立联系 (二)调查阶段 设计调查方案,与有关人员沟通,广泛收集有关信息 (三)分析阶段 核对资料,提炼素材,分析、揭示各工作的关键因素 (四)完成阶段 草拟文件、讨论验证、修改定稿,二、工作说明书的编写,一)工作说明书的编写要求 清楚 准确 完整 统一 (二)工作说明书编写示例,营销部经理工作说明书,第四节 工作设计和再设计,一、工作设计(Job design)的涵义,概念:是为了有效达到组织目标,对工作内容、职责、关系等方面进行的变革和设计。 工作分析和工作设计关系密切 工作分析的目的是明确所要完成的工作职责及其任职者的资格 工作设计的目的是明确工作的内容和方法,即如何做才能提高组织的效率,同时又能较好地满足员工个人的期望,二、工作设计的思想,一)以任务为导向 (二)以人为导向 工作轮换(Job rotation) 工作扩大化(Job enlargement) 工作丰富化(Job enrichment) (三)以团队、价值为导向 以组织价值为标准取舍业务流程环节,建立自我管理的工作团队代替传统的工作岗位,三、工作再设计,一)组织层次企业重组 业务重组;财务重组;组织重组 (二)经营单位层次企业流程再造 再造后对工作的影响:组织扁平化,决策权下移和外移;减少了审核和监督;信息和知识共享;管理人员角色转换 (三)实施层次缓解工作压力 弹性工作时间;设置可行的目标;提高员工参与度;加强组织沟通;设立身心健康项目,为什么天天摄影公司艺术部进行工作设计后产生了良好的效果? 天天摄影公司的主要业务是摄影、冲印底片和制作艺术照片。公司由50名雇员组成,有8位管理人员。艺术部(8名雇员和1名管理人员)的基本工作是挑选相片,进行艺术处理,并装订成册。如果组织得当,这些工作其实是很有趣的。在工作设计之前,主管人员接收所有的任务,将它们归类整理,然后按工人的技术水平分派任务,指定完成期限。工作负担过重时,主管者本人也要完成一部分工作,完成工作后,他必须检查所有的产品,并修补有问题的部分。 对主管人员而言,修补有问题的相片是个令人头痛的问题,它需要做大量细致且繁琐的工作,而主管者花费了大量的时间和精力在上面,仍有积压,以至顾客和其他部门经常抱怨变质拖延,结果他忙得几乎没有时间培训和管理员工,而雇员的出错率也越来越高,积压也越来越多,工作的效率也越来越低下。 同时,不合理的计酬方式使情况更加恶化。报酬的高低以完成任务的数量来定而不考虑工作难易程度。这使那些有经验的雇员从事耗时多的复杂工作而报酬偏低,而那些做着简单工作的新雇员却得到高收入。雇员的不满情绪日益增加,2个月内,有3个雇员离开了该部门,于是对艺术部的工作进行了重新设计,共分成两个组:普通艺术照组和婚礼肖像组,每个组由一名熟练雇员任组长,负责分工和训练新雇员,除了刚来的新人,每个雇员负责自己的工作质量,一旦出现错误直接返回给本人,主管不再负责修复,加工过程出现问题时员工直接与顾客协商,报酬支付方式在原有数量基础上乘工作难度系数,工作难度越高,系数也越大,报酬也越高。 这些改变使艺术部的月产量增加了30%,质量也大大提高,雇员也安心工作。 思考题: (1)天天该摄影公司是如何进行工作设计的?结果如何? (2)天天该摄影公司是否还有其他更好的工作设计的方法,申通公司的工作说明书该如何编写? 申通公司的财务部主管会计吴敏捷星期一一早刚到办公室,部门经理秘书就送来财务部经理的一份文件。吴敏捷阅读后十分为难地找到经理。他说:“李经理,你发的这份文件要求我在两周之内修改完财务部全部10项工作说明书。”“对,有什么问题吗?” 李经理问。 吴敏捷解释说:“这至少要花去我32个小时,但是,我还有很多其他重要的事情要做,如还有两周的内部审计检查工作未完成。你想让我放下手头的工作。去编写工作说明书?这办得到吗?”“我们已经好几年没有检查这些工作说明书了,它们需要做很大的修改。而且,当修改好的工作说明书发到员工手里时,我还会听到各种意见,这可是一件没完没了的事情。” 吴敏捷继续说。 “工作说明书修改好后怎么还会有各种意见呢?”李经理问到。吴敏捷回答说:“修改工作说明书可是一件非常复杂的事情。修改工作说明书,实际上是提醒员工关注工作说明书的存在,这样可能会使一些人认为工作说明书中未规定的工作就不必做。而且我敢打赌,如果把我部门里的人目前实际正做的工作写进工作说明书里,会无形中强调了这些工作的现时迫切性,同时也就忽视了另外一些工作。我可承担不起大家互相指责和工作混乱的后果。” 李经理问道:“那么,你的建议是什么呢?上面
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