资源预览内容
第1页 / 共38页
第2页 / 共38页
第3页 / 共38页
第4页 / 共38页
第5页 / 共38页
第6页 / 共38页
第7页 / 共38页
第8页 / 共38页
第9页 / 共38页
第10页 / 共38页
亲,该文档总共38页,到这儿已超出免费预览范围,如果喜欢就下载吧!
资源描述
第九讲会议的筹划与管理,1,会议的重要性,大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高,2,会议的筹划与管理,会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理,3,会前准备工作,1、安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、申请会议所需资金 4、 会场布置 5、安排食宿和茶水 6、 发出会议通知,4,安排议题、议程,议题的收集和筛选 议程,5,议程的开头为会议的日期、时间和地点,每项均有一个起始时间,下次会议细节写在议程的末尾,6,拟订与会人员名单,选择恰当的人出席会议 送交上级审核,7,申请会议所需资金,确定会议规格 申请经费 口头 书面,8,会场布置,选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件,9,讨论:各种会场的利与弊,10,11,面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时,安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边,主席坐在团队成员之间,12,13,显示等级 如果你希望显示等级,让主席坐在长方桌子的顶端,其他与会者座位按资历递降顺序就坐,主席坐在长桌的顶端,资历最浅者坐在离主席最远处,14,15,16,自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注,在会议中用一张圆桌,主席可坐在任何一个位置上,17,安排食宿和茶水,食宿 a.用膳 b.住宿 茶水,18,一杯香茶可赢得交易机会,19,角色练习,表演会议期间奉茶的礼仪,20,给客人斟茶的注意事项,当桌子上放有资料文件时,不要勉强客人收拾整理,而应说:“茶放这儿行吗?”并等待客人的回答,按客人意愿行事。 开会时,如果出席者众多,可请同事帮忙,一人端着茶盘,另一人专为客人上茶。,21,茶溢出来了!这时不要惊慌,不忙乱,先道歉,后擦拭。切记:斟茶时,务必带上干净毛巾。 有茶和糕点时,要先将糕点放在客人左手边,再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长,在一至一个半小时内,应更换茶叶。,给客人斟茶的注意事项,22,上茶时的七个程序,两手端茶盘,盘子高度位于胸部 敲门,并说:“对不起!”进入接待室 止步立正,轻轻点头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面,23,桌上不能放盘时,则左手拿盘,右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底,两手从下方托住毛巾 上茶结束后,左手拿茶盘,使盘紧靠左腋下;走到门口时,再次向客人点头致意,退出接待室。,上茶时的七个程序,24,会间的组织服务,1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务,25,签到,签到形式 薄式 卡片式 代签 签到时的接待工作,26,游戏:会议排座,27,安排就座,要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位,28,做好会议记录,会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作,29,小组讨论,设计会议记录表格(5分钟),30,31,点评,根据录像的内容,点评这位秘书的紧急情况处理技巧。,32,会场服务,转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程,33,会议的善后处理,1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作,34,会场清理,安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档,35,印发会议记录,完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件,36,谢谢大家,37,演讲完毕,谢谢观看!,
网站客服QQ:2055934822
金锄头文库版权所有
经营许可证:蜀ICP备13022795号 | 川公网安备 51140202000112号