4.10加油卡内控培训教程,中石化股份河南石油分公司零售管理处,4.10加油卡业务流程培训前言,本讲议提纲按照股份公司内控手册和河南分公司实施细则描述。 本讲议重点回答了4.10加油卡业务管理流程“控制什么，怎么控制和怎样检查，检查什么”等四个问题。,2,4.10加油卡业务流程培训,4.10加油卡管理业务流程是股份公司内部控制手册47个业务流程中新增和唯一的一个涉及加油卡管理的全流程内容，是为控制加油卡运营管理风险而编制的一个业务流程控制体系，是我们抓好加油卡运营和管理的根本制度依据。 4.10加油卡管理业务流程涵盖了加油卡运行、运维及财务结算等全方位业务管理制度，其核心部分是业务流程及控制点，包括加油卡卡片管理、售卡网点设立、售卡充值、加油卡加油、财务核对、调价操作、异地结算、监督检查、运行维护、系统培训、经营分析等11个业务流程及27个控制点。,3,4.10加油卡业务流程培训,一、业务目标 1 、 经营目标 1.1 保证加油卡系统正常运行 1.2 稳定和扩大客户群体 1.3 减少现金结算量，加快货款回笼 1.4 保证资金结算流程顺畅和资金安全 以上4个具体目标，是加油卡运营和管理的具体目的和管理核心，也是推广中国石化加油卡的基本点。,4,一、业务目标 2 、 经营风险 1.1 核算规范，确保销售收入及预售款的真实、准确、完整。 1.2 保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性。 以上2个具体目标，是确保加油站付油货款、发卡网点预售款及系统数据等加油卡基础性数据符合财务管理制度，是确保系统帐必须与财务帐相一致的根本出发点，是加油卡运营和管理的最终目标。,4.10加油卡业务流程培训,5,一、业务目标 3 、 合规目标 1.1 符合国家税收、金融及物价政策有关规定及股份公司内部规章制度要求。 1.2 防止其他单位利用加油卡为个人套取现金。 以上2个具体目标，是加油卡业务管理中涉及国家法律法规的主要内容而明确的管理目标，体现流程中“合规性原则”的要点，这是我们加油卡业务管理中必须遵守的国家法律法规；不符合2个合规性目标就是违反国家价格法和企业经营管理制度。,4.10加油卡业务流程培训,6,二、业务风险 本部分在4.10流程中起承上启下作用，针对“业务目标” 的内容，对加油卡运营管理中可能存在的风险进行明确，是在确保实现业务目标过程中，对可能预见、可控的风险指明了控制对象，明确了我们在运营监控及监督检查加油卡业务时的重点对象和任务。,4.10加油卡业务流程培训,7,二、业务风险 1 、 经营目标 1.1 加油卡系统各类故障引起客户投诉和纠纷，影响股份公司声誉。 1.2 加油卡系统各类故障导致扣款额与实际付油量不符，以及轻忽、挂失坏卡时多退款给客户，造成资金损失。 1.3 缴存公司银行帐户的现金充值额少于客户实际支付充值额，造成资金损失。 “经营风险”对应上面的“经营目标”，是针对经营目标中3个具体而明确的风险点，明确了3个容易出现问题的不合规操作而导致无法实现“经营目标” ，并为系统故障运维机制、加油卡加油、网点充值等具体业务流程及控制点设立垫下伏笔，这成为加油卡业务管理的核心内容。,4.10加油卡业务流程培训,8,二、业务风险 2、 财务风险 1.1 多记或少记预收账款和收入。 1.2 加油卡系统各类故障以及数据上传得不到保证而导致卡账与卡钱包不匹配，造成财务数据不实和资金损失。 “财务风险”对应上面的“财务目标”，是针对财务目标中2个具体而明确的风险点，明确了2个可能造成“财务目标”无法实现的不合规操作，这也成为加油卡财务管理的核心内容。,4.10加油卡业务流程培训,9,二、业务风险 3、 合规风险 1.1 违反税收、金融及物价管理法规及股份公司内部规章制度要求，受到处罚。 1.2 利用加油卡为个人套取现金，损害股份公司形象。 “合规风险”对应上面的“合规目标”，是加油卡规范操作中在国家物价、税收及企业内部制度、经营纪律等方面的主要项目，明确了这2种不合规操作会导致的企业风险。,4.10加油卡业务流程培训,10,三、业务流程步骤与控制点 本部分是4.10流程的核心，明确了流程步骤和27个控制点的控制要求和检查办法，对加油卡卡片管理、售卡网点设立、售卡充值、加油卡加油、财务核对、调价操作、异地结算、监督检查、运行维护、系统培训和经营分析进行全流程描述。 （下面对照流程图来讲解控制点及检查方法）,4.10加油卡业务流程培训,11,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.1 油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管理处负责。各级零售管理部门依据中国石化加油卡卡片管理办法，对卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录，对省（市）分公司卡片管理工作实施监督。依据中国石化加油卡密钥管理系统章程，加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业务风险。 检查方法：检查是否有卡片管理记录，是否依据中国石化加油卡密钥管理系统章程对加油卡密钥系统管理。 解析：本控制点是对省（市）分公司的要求。我省目前已经建立卡片管理台帐（含电子版），并专人负责加油卡卡片管理工作；同时05年11月份制定了中石化河南石油分公司加油卡系统密码管理补充规定，要求各地市分公司建立了专人专用的密钥权限；而且密码不能过于简单、交接手续要完备。 检查要点：“卡片管理台帐、密钥管理规定；登陆系统过程”。,4.10加油卡业务流程培训,12,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.2 售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作。对加油站内部卡的领用、回收和库存管理，要建立规范的台账，加强卡片过程管理。从领用首批内部卡开始，加油站应每月对内部卡片进行实物库存盘点并如实填写卡片领用存台帐。 检查方法：检查加油卡领用和使用台帐是否规范完整。 解析：本控制点对售卡网点及加油站的卡片管理要求。目前我省已实现对各售卡网点及加油站均建立规范的加油卡管理台帐，专人负责管理；要求加油站对从首批领用内部卡补填相关台帐。检查控制点执行情况时，检查资料：中国石化发卡网点卡片领用、发售、上交及库存台账；中国石化加油站卡片领用、分配、上交及库存台账、中国石化加油站内部卡领用申请单，并实地对照系统和卡片保险柜等查看卡片保管、使用、分配等情况。,4.10加油卡业务流程培训,13,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.3 加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员工卡交接要建立规范的交接手续，由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。维修、验泵用油必须在监督下做回罐处理，并做相应记录。 检查方法：实地检验员工卡交接手续，检查验泵卡和维修卡的保管使用是否符合要求，检查回罐处理的纪录。 解析：本控制点是对加油站内部卡的管理要求。我省已对验泵卡和维修卡管理进行严格规定，使用验泵卡需要填制加油站回罐记录单和设备管理台帐；检查资料：中国石化加油站卡片领用、分配、上交及库存台账、中国石化加油站员工卡交接表、加油站回罐记录单、设备管理台帐，并对照系统核实内部使用情况。,4.10加油卡业务流程培训,14,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.4 对卡片领、发、存、回收、上缴的台账，要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台帐进行核对，如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市）分公司零售管理部门。 检查方法：检查卡片库存盘点和核对记录，库存不符时是否及时上报处理。 解析：本控制点是对卡片流转存环节的管理要求。检查资料：中国石化加油站卡片领用、分配、上交及库存台账、中国石化发卡网点卡片领用、发售、上交及库存台账、中国石化*分公司卡片领用、发放、上交及库存台账，不一致时，要有上报上级管理部门的文字材料。,4.10加油卡业务流程培训,15,三、业务流程步骤与控制点 2、售卡（充值）网点的设立 2.1 地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原则提出建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。售卡（充值）网点的设立应遵循四个原则：一是网络条件好；二是靠近开户银行、便于管理；三是安全、方便客户；四是确定加油站作为售卡（充值）网点时，必须选择已纳入收支两条线资金管理范围的全资加油站。 检查方法：查看网点是否按规定设立审批。 解析：本控制点是对发卡网点设立的管理要求。售卡网点的设立涉及零管部门和信息运维管理部门，其中零售部门负责后三项的审核；信息部门负责第一个原则的审核，同时还负责协调购置网点的发卡设备等事宜。所以需要设立新的售卡（充值）网点时需要向省分公司申请，经零管、信息部门审批后方可设立，然非全资加油站不能设立发卡（充值）网点，如高速、鑫通公司。 检查资料：新增网点的审批理立项手续。,4.10加油卡业务流程培训,16,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.1 发卡网点营业员应按照加油卡章程审核用户开户有效证件及中国石化加油卡业务申请表，并在各张表单上盖章后办理收款充值手续。 检查方法：实地观察发卡过程，检查发卡表单是否规范。 解析：本控制点是对售卡充值的管理要求。规范的操作是先提示客户阅读加油卡章程，审核客户填写的中国石化加油卡客户申请表（开户信息要齐全），并核对有效证件，留取相关复印件粘在申请表存根背面，最后提示客户签字确认。若是单位用户的还要单位公章及经办人身份证。 检查要点：发卡过程是否规范；发卡表单是否完整。,4.10加油卡业务流程培训,17,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.2 售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给用户开具支票收取收据，待支票确认生效后才能充值。 检查方法：实地观察发卡过程，是否存在先充值后收款现象。 解析：本控制点针对售卡充值操作的规范要求：（1）售卡人员首先以本人专用口令登陆系统，先收取用户充值款及卡片，然后将卡片插入读卡器，并请客户输入密码，系统显示客户编码、客户名称、客户类型、卡号、发票类型等信息，与客户核对无误后，选择油品类型、发票类型，填写充值金额，输入8位发票号码后进行充值，并打印充值三联单，经客户签名后，按规定上交或留存。,4.10加油卡业务流程培训,18,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 解析：（2）充值操作完成后，营业员要将卡片重新置入读卡器，读取卡片内增加金额是否与客户的充值金额相符，以免出现操作错误。对支票用户，营业员必须电话咨询财务部门，确认款项达到公司帐户后，方可予以办理；否则不予办理。 检查要点：发卡过程是否规范；充值三联单有无客户签字；充值后有无复核充值的准确性；对于支票充值用户是否在财务部门备案”。,4.10加油卡业务流程培训,19,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.4 售卡（充值）网点应每日将充值营业款及时缴存银行，银行缴款单随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报经零售部门审核，并由财务部门复核后进行账务处理，偏远的网点必须每三天将充值款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。 检查方法：检查发卡网点充值款是否按规定及时、足额上缴，收款手续是否完整。 解析：本控制点是对售卡网点充值款上缴的规范要求。1.售卡网点在加油站的要求充值款和营业款区分开来，分别建帐，单独上缴。2. 要对照系统加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表以及手工报表，如：发卡网点营业款上交台帐和银行交款回单，现场盘点库存现金，查营业款是否及时上交，是否有挪用、坐支等现象；此外，有清户退款时，要对清户退款现象的真实性和原因进行分析，查看客户申请表和附表中是否有清户用户的签字或盖章，查退款单据是否真实有效，单位用户清户是否将款项退回原单位帐户。检查资料：发卡网点营业额款上交台帐、发卡网点业务日报表发卡网点预收款日报表及银行回单”。,4.10加油卡业务流程培训,20,三、业务流程步骤与控制点 3