制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-1公司采购作业标准程序第一章 请购第一条 请购部门的划分。1.常备材料：生产管理部门。2.预备材料：物料管理部门。3.非常备材料：(1)订货生产用料：生 产管理部门；(2)其他用料：使用部门或物料管理部门。第二条 请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。第三条 来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。第四条 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单 ”、“备注” 栏注明原因，以急件递送。第五条 庶务用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。第六条 以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申 请单”委托总务部门办理，例如：招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。第七条 请购权限。1内购(1)原料：请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-2请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。(2)财产支出：请购金额预估在2，000元以下者，由主管核决。请购金额预估在2，000元至2万元者，由 经理核决。请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。(3)总务性用品：请购金额预估在1，000元以下者，由主管核决。请购金额预估在1，000元至1万元者，由 经理核决。请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。2.外购：(1)请购金额预 估在10万元(含) 以下者，由经理核决。(2)请购金额预 估在10万元以上者，由总经理核决。第八条 请购案件的撤销1.请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“ 请购单( 内 购) ”或“ 请购单(外购)”第一、二联加盖红色“ 撤销” 的戳记及注明撤销原因。2.采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：(1)采购部门于原 请购单加盖“ 撤销”章后，送回原请购部门。(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采 购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤 销时，采购部门应通知原请购部门。第二章 采购购定第九条 采购部门的划分。1.内购：由国内采购部门负责办理。2.外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。3.总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-3商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第十条 采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：1.集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划， 报采购部门定期集中办理。2.长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定 长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门 。第十一条 采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分 类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第三章 国内采购第十二条 价格。1.采购人员接“ 请购单(内购 )”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。2.如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“ 请购单” 上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。3.属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在请购单“询价 记录栏” 中注明，报主管核签。4.对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-4方式向厂方议价。5.采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采 购程序优先办 理。第十三条 呈批手续。1.采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订订购厂商“交货期限 ”与“ 报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。2.采购核决权限：采购别 核决限额 采购核决权限列属统购项目的原料、物料(包括燃料) 不论金额多寡 经理总经理非属统购项目的原料、物料(包括燃料) 不论金额多寡 经理总经理财产支出(包括什项购置)的非生产器材3000元以下3001元至100000元100000元以上采购主管经理直接核决经理总经理财产支出(包括什项购置)的生产器材 3000元以下3001元至20000元20001元以上采购主管经理直接核决 经理总经理庶务用品 3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决 经理总经理责任人签名：第十四条 订购程序。1.采购经办人员接到已经审批的“请购单” 后应向厂方寄 发“订购单”，并以 电话确定交货日期，要求供应 方在“送货单”上注明“请购单编 号” 及“包装方式”。2.分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交 货” 章以利识别。3.采购人员使用暂借款采购时，应在“请购章”加盖“暂借款采购” 章，以利识别。签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-5第十五条 进度控制。1.国内采购部门可分询价、订购、交 货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。2.采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采 购交货延迟情况表”，并注明“异常原因 ”及“预定完成日期”，经主管批示后 转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。第十六条 采购单据整理及付款。1.来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料 检验报告表” (其免填“材料检验报告表” 部门，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确 认无误后，送会计部门。会计部门应于结账 前，办妥付款手续。如为分批收料，“ 请购单(内购)” 中的会计联须于第一批收料后送会计部门。2.内购材料须待试车检验者，如其订有合约部门，按合约规定办理付款；未订合约部门，按采购部门报批的付款条件整理付款。3.短交待补足者，请购部门应依照实收数量， 进行整理付款。4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行整理付款，否则仍按原订货数付款。第四章 国外采购第十七条 价格。1.外购部门按照“ 请购单(外 购) ”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形下除外，但应于“请购单(外购)”上注明。在此基础上进行比价、分析、 议价。2.请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确 认。第十八条 呈批手续。1.比、议价完成后，由外购部门填具“请购单” ，拟定 “订购厂商”、签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-6“预定装运日期 ”等连同厂方 报价，送 请购部门按采购审批程序报批。2.核决权限采购金额在8，000元以下者由经理核决。采购金额超过8，000元者由总经理核决。3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。第十九条 订购程序。1.“请购单”经报批转回外购 部门后，即向供应商订购并办理各项手续。2.如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。第二十条 进度控制。1.外购部门依照“ 请购单(外 购) ”及“采购控制表”控制外 购作业进度。2.外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进 度异常反应单”记明异常原因及处理对策，凭以修订进 度并通知请购部门。3.外购部门一旦发现外购“装船日期” 有延误时，即 应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反 应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。第二十一条 进口签证前请购单(外购)核准后的专案申请。1.专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“ 输入许可证”，申请函中并应请求“ 国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。2.进口度量衡器具及管理物品时，外购部门应于申请“ 输入许签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-7可证”之前准 备“ 报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第二十二条 进口签证。外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购 )”及有关申请文件，以“申请外汇处理单” 送进口单位 办理签证。进口单位应依预定日期向“ 国贸局” 办理 签证，并于 “输入许可证”核准时通知外购部门。第二十三条 进口保险。1.以FOB、 FAS、C&F条件的进口案件， 进口单位应 依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)” 上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十四条 进口船务。1.FOB、FAS的 进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“ 请购单( 外购)” 时，应视其“装运口岸 ”及“装船期限”并参照航运资料，原 则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机 动选择船只装运。2.进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“ 请购单( 外 购) ”上注明，避免在信用证指定船公司而委由 发货人代为安排装船。第二十五条 进口结汇。进口单位应依“ 请购单(外 购) ”标示的“间发信用证日期”办理结汇，并于信用证(L/C)开出后以 “开发L/C 快报” 通知外购部门联络 供应厂商。签发人 责任人签名制度名 采购作业标准程序电子文件编码 GLWA142 页码 11-8第二十六条 税务。1.免货物税及“ 工业用证明 ”的申请进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入 许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请 免货物税。2.专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申 请税则预估，等核准后一并办理分期缴税及保证手续。第二十七条 输入许可证、信用状的修改。供应商成本公司要求修改“输入许可证” 或“信用证”时，外 购部门应开立“信用证、输 入许可证修改申请书 ”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十八条 装船通知及提货文件的提供。1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“ 装船通知单”分别通知 请购部门、物料管理部门及有关部门。2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具“ 输入许可证”及有关文件，以“ 装运文件外购单”先送进口单位办理提货背书。3.提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单” 办理报关提 货。4.管理进口物品放行证的申请进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后， 检具必需文件送政府主管机关申请“进 口放行证” 或 “进口护照”，以便据此 报 关提货。