加强接待档案管理之我见幽乐喀学 I 业务建设接待档案是指公务接待部门在接待党和国家领导人,上级机关领导和其他重要来宾视察,参观,访问等活动中直接形成的具有保存价值的文字,图表,声像,照片,电子文件,标志性实物等不同形式载体的历史记录.随着社会政治,经济,文化交流与合作的日益发展,对外开放广度与深度的进一步扩大,各地公务接待部门的接待任务日益繁重.接待部门在承接重大接待任务的过程中,常常需要查考以往的接待记录,制定有针对性的方案,从而提高办事质量和效率.因此,接待档案管理工作非常重要.一,明确接待档案的收集范围(一)接待档案的建档对象 :上级机关主要领导;省委,省政府办公厅文字通知的省及省以上来本市检查团(组 );中央 ,省级主要新闻媒体的领导和知名记者;市委市政府主要领导出面接待的重要客商;原籍在本市现在外地工作或曾在本市工作,战斗过的重要来宾;需要建立接待档案的其他重要来宾.(二)接待档案的归档范围 :接待档案收集归档范围,是接待活动中,即形成和完成接待任务过程中形成的全部文件资料,主要包括:1.接待任务档案.在完成接待任务过程中形成的文件材料,包括立项,来市主要目的,接待方案,日程安排,请示和批复,通知,简报,接待大事记,重要声像材料等.2.客史档案.客人(团组) 的基本情况;抵离时间,活动内容,要求等;主宾的基本情况,警卫的相关情况,在本市活动的文件资料等.3.客人(团组)形成的文件资料.主要包括:党和国家领导人,上级机关领导前来视察,检查本市,本单位工作中的重要指示,题词,讲话等重要文字,照片及录音,录像等声像材料.4.新闻报道材料.报刊杂志有关接待领导,其他重要来宾视察,参观,访问活动的综合报道,消息,电视台关26I 幽乐沿季 skanJongJanan寇虹吴瑞山于领导视察工作报导录像.5.相关的资料,如与公务接待工作有关的报刊杂志,市容市情,人文历史,城市经济发展状况以及本市各大知名企业的发展情况介绍,服务指南和各类应用资料,图书等.二,加强对接待档案的管理(一)建立健全档案管理制度.一是要建立一套完整的接待档案管理制度.依据档案法档案法实施办法山东省档案条例等各项法规,规章,制度,结合本部门实际,制定一套完整的档案管理制度,包括收集归档,档案保管,保密,统计,鉴定,销毁,利用,现代设备管理维护,档案工作人员岗位责任制及重大接待活动档案资料管理办法等各项规章制度,并以文件形式下发,做到制度上墙,责任明确,档案管理有法可依,有章可循.二是要制定切实可行的考核办法.将接待档案工作纳入机关考核管理制度,定期不定期地进行检查或抽查,发现问题,及时纠正,并把考核结果与个人利益挂钩,确保重大接待活动档案资料收集的完整性.(二)采取有效措施齐全完整地收集文件材料.为确保接待活动形成的文件材料收集齐全,完整,应采取有效的措施.首先,要明确归档范围,掌握收集重点.既要防止有文必档 ,又要防止有档不归. 要从本机关接待文件材料形成的特点出发,制定文件材料归档类目,做到分类清楚,条款具体,排列系统,便于操作.其次,要遵循接待文件材料的形成规律,做好文书处理工作.接待文件材料具有分散性,内容杂,种类多,时限性强等特点,档案人员要了解文件运转,承办情况,摸清文件的来龙去脉,提早介入,跟随进程,及时收集.对处理完毕的文件,要跟踪清退归档,保证齐全完整.第三,要认真学习,宣传,贯彻档案法和其他有关法规文件,让大家认识到:应归档的接待文件材料,必须由机关档案室集中统一管理,其他部门和个人一律不得擅自保存.单位领导要带头上交接待工作中形成的文件资料,从而带动全员增强档案意识,自觉地把应该归档的文件材料及时归档.第四,要把接待文件材料的形成,积累,整理,归档列入档案专兼职人员的工作职责及分管领导的职责,列入各科室及兼职档案员的年度考核标准,层层把关,责任到人,奖惩兑现.确保归档文件的齐全完整.(三)科学地整理接待档案由于接待任务繁重,接待部门在完成一个重大接待任务后,马上进行下一个重大接待任务,导致接待人员不能及时地整理接待档案,而等到最终再进行整理归档时,往往由于距接待的时间太长,影响档案信息的全面收集.因此,在每一个接待任务完成后,在接待活动中形成的全部文件资料,应收集齐全,并按照接待对象(以主宾的姓名为存档名)的级别和档案管理的有关要求进行分类编号,组卷整理,及时归档.根据接待档案形成的特点,档案的整理应以保持其内在联系,便于利用为原则.1.文书档案以件 为单位进行鉴定,装订 ,分类,排列,编号,编目,装盒等整理.2.声像档案按有关业务规范进行整理,保管,专柜存放,并刻录光盘多套保存.3.留言簿,赠品等实物档案采取逐一拍照留取复制件,并按实物档案分类方案编号登记,并针对其不同价值,大小,形状,质地专门列类分级管理.4.各种图片,画册,实物,将其编号着录文件目录后采用平阴县试点推行业务建设f-车.喜学盒式装具保管.5.对重大接待活动档案资料录入电子文档管理系统,实现计算机的同步管理和档案资料查询的准确,快捷.由于一项重大接待任务所形成的档案信息包括纸质文件,图片,磁带,电子文档,实物等不同载体,而目前我们对不同载体的档案实行的是分别保管的方式,不利于全面了解某次接待活动的情况.为方便档案的查找利用,对不同介质的档案实行分类管理的同时,可以将一项重大接待任务的电子文本,相片,录音录像,档案分类管理的目录信息等集中存放在一个大型 U 盘里,存放在保管相关纸质文件的档案盒中 .(四)加强接待档案保密工作保守国家的机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员应遵守的职业道德.由于接待档案是在接待党和国家各级领导视察工作时形成的档案,其中包含有来访人员的基本情况等信息,这在一定程度上和在一段时间内有一定的保密性,所以负责接待工作的同志,特别是负责管理接待档案的人员无论在什么场合,都要严守保密纪律,不准泄露接待档案中的有关信息,做到守口如瓶,万无一失.要把保守秘密作为自己神圣的职责和应尽的义务,坚持原则,据实立档,据实用档,维护好,保护好档案的原貌.外单位调用查阅接待档案,需经市委接待办公室负责人同意.各部门保管的接待档案要经档案保管部门的负责人批准后才能查阅.局)(作者单位: 菏泽市委接待办公室菏泽市档案留守学生为方便家校联系,加强学校对留守学生 的管理,平阴县档案局和县教体局近日将在全县范围内推行 留守学生 档案卡.目前 ,以玫瑰镇为试点开展的建立留守学生 档案卡工作已取得成效 .该镇通过在全镇范围内对留守学生 的具体情况进行摸底档案卡调查,共建立留守学生 档案卡 200 多张.档案卡的内容包括留守学生 家庭成员状况 ,经济状况,父母去向,家长或临时监护人的联系电话,地址,家庭情况等内容,并注意及时补充,变更档案.(平阴县档案局)gh.dongdanan 幽枣档案 I27