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Z001-HDRS-201700031 / 112017年员工差旅费报销管理制度第一章 总则一、目的为进一步规范公司员工出差的流程与标准,强化成本意识,合理控制报销费用开支,特制定本制度。 二、适用范围本制度适用HD酒业公司全员。三、特别提醒1、出差人员不得以任何名义要求经销商及合作商提供经济利益及礼物,包括但不限于住宿,伙食,电话费,交通费等。一经核实,除退赔经销商或合作商提供的相关财物,并取消当月所有差旅费用报销。如有再犯,属于严重违反公司规章制度,除取消当月差旅费用报销外,并予以解除劳动合同。2、如有虚报行程,骗取差旅补贴、长途交通费等费用的,第一次发现取消相关报销金额并按所申请报销金额额度的三倍予以罚款。如有再犯的,属于严重违反公司规章制度,除取消相关报销金额并按报销金额额度的三倍予以罚款外,并予以解除劳动合同。第二章 差旅管理细则 一、出差界定有以下情形的属于出差:1、非驻地销售人员因工作原因从 GZ 到外地工作的情形。2、驻地的销售人员因工作原因从核定驻地(以城市为单位,包含城市下辖的县级市及县)到非驻地工作的情形。3、在 GZ 工作的职能部门人员因工作原因到外地工作的情形。4、驻地的职能部门人员因工作原因从核定驻地到非驻地工作的情形。 Z001-HDRS-201700032 / 11备注:驻地销售人员及驻 RH 办事处职能人员、驻 NJHD 酒业职能人员到GZ 总部开会、汇报工作等均不计为出差。但可由公司行政人事部统一安排住宿或按标准给予报销住宿费用。二、出差性质及出差天数界定1、出差天数界定:在出差 OA 申请时间范围内,以车票行程时间界定,车票行程在 16 点(含)之前的为 1 天出差,16 点以后的不计出差天数。2、如当天往返的出发地及出差地的不计出差天数。但可予以长途交通费凭票实报实销及差旅费用包干补贴。3、在本国地区出差为境内出差(不含港澳台) ;出差到非本国地区的出差为境外出差。三、差旅申请规定 1员工因工作或培训需要出差,应事先 OA 提起出差申请单 ,经所在部门负责人、分管总监、总经理批准后成行;合理严谨的规划出差行程。2 出差申请单上应详细注明出差目的、时间、行程路线及酒店预订的位置等(可附明细表) 。 3员工应至少于出差前3天提起出差申请,审核人/ 审批人尽可能在1 日内予以批复是否同意。4因紧急情况,员工未能在OA 系统中提交出差申请单的,须在出差前,通过短信或微信等,征得审批人的同意,并在到达出差地后2日内补填出差申请单 。 四、出差申请的审批权限 审批流程职级部门经理 分管总监 总经理 财务部行政人事部主管及员工级 Z001-HDRS-201700033 / 11注:1 表示审核、表示审批、 表示知会; 2经理级包括副经理、经理、高级经理;总监级包括副总监、总监、高级总监、资深总监。五、出差交通工具规定1、员工出差应根据工作需要并遵循节省时间和节约费用的原则选择交通工具。 2、交通工具的选择标准 交通方式职级飞机 火车 汽车 市内交通主管及员工级 需报批经理级 需报批总监级 经济仓二等座或硬卧 商务快客800 元/ 月总经理 经济仓 凭发票实报实销注:总监级以下员工在无二等座情况下,需购买一等座车票的,需事先短信或微信向分管总监报批方可乘坐,一等座以上需向总经理报批。3、机票要求:3.1员工出差交通应选择高铁二等价(含)以下的交通工具出行,有以下2种情形下可选择飞机出行:3.1.1机票价格小于等于高铁二等价(含)的情形。3.1.2机票的价格与火车硬卧的价格相差200元(含)内的情形(具体标准请查看附件:航班来往各城市的商旅票务价格对比表 ) 。备注:(1)机票的价格是指包含:机票价、燃油费、航空意外保险费等相经理级 总监级 总经理 Z001-HDRS-201700034 / 11关费用的总价格。(2)火车及高铁的价格相对比较稳定,所以附件:航班来往各城市的商旅票务价格对比表中的“普通硬卧价”与“动车二等价”为标准价格,“可订最高机票总价( 含机建、保险费)” 为乘坐飞机的最高票价标准。(3)如出现附件表格里没有的出行地点或其他数据,选择出行方式前应先咨询行政人事部负责人。以行政人事部负责人给出的相关数据(价格)为执行标准。3.2机票申请OA的具体流程请查看附件:航班来往各城市的商旅票务价格对比表中的”订票规定“第六点。3.2.1如申请费用在上文规定的费用标准范围内,则该流程不需要经过总经理审批。3.2.2如出现超出上文规定的费用标准情况下选用飞机出行的,流程里需注明超额部分愿意自愿承担,则该流程不需要经过总经理审批,流程结束后可选择飞机出行。3.3因时间紧急或业务需要等,需选择飞机出行,但超出上文规定标准的,可申请由总经理特批,总经理审批同意后超额部分由公司承担。如总经理审批不同意,则超额部分由个人承担。3.4超额部分将直接在当月个人差旅费报销费用里扣减,如出现不够扣减的情况,则不够扣减的部分在下月个人差旅费报销费用里扣减。4、机票申请要求:4.1所有机票必须通过公司行政人事部预订,所有员工须参照行政人事部提供的机票预订申请单提出书面申请。如遇特殊情况,可经总经理审批同意后报行政人事部后补相关申请。4.2如遇紧急情况,需自行购买机票的,经分管总监审核,总经理批准后方可自行购买,并于事后补相关的申请手续。5、机票退改签规定 Z001-HDRS-201700035 / 115.1 机票预订后需要退改签必须经分管总监审核、总经理审批后再行办理,因个人原因变更航程(如误机、申请信息填写错误等)退改签费用由个人承担。5.2如因工作原因造成行程变更,未能及时撤销的,但预计在近期内将有再次出行该地的工作计划,该机票可延期使用,由此产生的费用由公司承担。 5.3如因工作原因及不是出票当日提出变更行程的,且近期没有再次出行该地工作计划的可进行退票处理。订票人应在OA 原出差申请中增加附言说明情况,在得到分管领导的同意后,第一时间与行政人事部联系办理退票手续,产生的费用由公司承担。六、长途交通费用规定1、根据实际工作需要所发生的火车、汽车及飞机(含保险费)交通费, 。2、市区与机场的往返大巴或地铁交通费用可视为长途交通费。3、市区到郊(县)区所产生的来回交通费报分管总监审核,总经理审批后可视为长途交通费报销。4、票据要求:原则上要求必须是机打发票(往返市区与机场的大巴或地铁交通票除外) ,如为手撕(或定额)发票,需注明起止点及乘坐时间,并提供相关的证明资料证明该票据是真实发生,并报分管总监审批同意后,方可报销。七、差旅费用报销规定(一)境内出差1、住宿标准及要求:本着工作方便和节约的原则就近在出差地找快捷型酒店住宿;出差酒店住宿由行政人事部根据出差地标准统一预订,具体标准如下:职级 特级城市 一级城市 二级城市总经理 凭差旅期间发票实报实销总监级 450/天 400/天 350/天经理级 300元/ 天 250元/天 200元/天 Z001-HDRS-201700036 / 11主管级(含)以下250元/ 天 200元/天 150元/天1)住宿预订原则:总监级以下员工由行政人事部统一预订七天、如家类商务快捷酒店,如出差地无此类酒店时,按以上费用标准预订同等类别的快捷商务酒店;2)预订要求:各出差人员应提前三天做好出差计划,出差 OA 上详细注明需要预订酒店的位置,行政人事部根据出差 OA 申请提前预订酒店房间;3)紧急情况下,应至少提前 2 天通知预订酒店,如因客户情况临时改变出差地或提前退房的,请在退房前一天下班前通知行政人事部退房,否则产生的费用由个人自理。2、差旅补贴 1差旅补贴包含出差地的市内交通补贴及误餐补贴,费用标准: 话费 差旅补贴职级 外勤(销售岗)内勤 特/一类城市 其他城市总经理 凭发票实报实销总监级 400元/月 70元/天 60元 /天经理级 200元/月 100元/月 60元/天 50元 /天主管及员工级 100元/月按出差天数每天享受5 元补贴50元/天 40元 /天注:当天往返出发地与出差地的情形,统一报销标准为包干 50 元/ 天。2、城市分类报销标准2.1 城市分类报销标准依据:按城市间消费水平及国家行政区域划分界定的 Z001-HDRS-201700037 / 112.1.1 特级城市包括北京、上海、深圳、GZ2.1.2 一级城市(1)包括各直辖市、省会城市、及宁波、大连、青岛、厦门、汕头、海口、珠海、东莞。(2) “一级城市”县级(市)按“二级城市”标准执行。2.1.3 二级城市包括:除特级城市和一级城市以外的其他城市。3、如出差人员与公司总监级以上员工同行,当天的差旅标准可按总监级以上员工标准执行。4、参加由公司统一组织的大型业务活动(如春/秋季糖酒会,大型招商会等)的特殊情况的,适用以下报销标准4.1 住宿4.1.1 由公司统一安排。4.1.2 经分管总监审核,总经理审批同意后可自行安排,并在审批同意的费用范围内实报实销。4.2 公司无统一安排交通工具及用餐的按以上差旅补贴标准报销,如公司有统一安排交通工具及一餐(或以上)的餐饮则无差旅补贴。4.3 性质定性:由分管总监申请,总经理界定是否为以上出差性质。(二)境外出差报销标准:长途差旅费飞机 火车 汽车市内交通(含本地及出差地)住宿费 餐费 电话费 Z001-HDRS-201700038 / 11经济仓二等座或硬卧商务快客凭发票实报实销1000 元(人民币)/天400 元(人民币)/天凭个人抬头的电话费发票实报实销备注:1、境外出差电话费报销时需附相应的境外电话费用明细表。2、境外出差电话费报销其报销范围为境外出差期间发生的电话费。八、涉及乘坐早上时间9点前的飞机或高铁时,可事先短信或微信向总经理批准打车,打车费发票上需注明往返地点及事由。九、公司(GZ、NJ及驻RH办事处)职能部门人员在本地的交通费用规定1、外出申请外出工作办事(如:到外部业务关联单位、集团总部等) ,需事前填报OA外出申请单 ,经分管总监审批同意后方可外出。如因紧急情况,可先短信或微信等向分管总监申请,经审批同意后方可外出,并事后两日内补办外出申请单OA。2、交通工具规定2.1外出办事需乘坐公共交通工具(公交车或地铁等) 。如遇特殊情况(如携带大量物资、高额现金或出差时间紧急)需打车时,经分管总监审核,总经理审批通过后方可使用,打车费发票上需注明往返地点及事由。3、费用标准:根据实际业务需要而发生的市内交通费,可凭票实报实销。十、费用报销规定1、住宿费由行政部统一凭预订单、发票及员工的差旅申请进行核销。2、长途交通费2.1 根据实际业务开展需要而发生的长途交通费用,实报实销。由行政人事部统一预订的机票、高铁票由行政人事部统一报销。经公司审批同意后个人购买的机票,凭票及相应的审批单报销。2.2报销时需附审批后相应的月度工作行程表 、 差旅费明细表 Z001-HDRS-20170
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