电子照片档案管理系统的设计与应用作者：楼颖随着高新技术的普及，人们用数码相机（Digital Camera ，DC）拍摄了大量的数码照片（数码影像），传统相机拍摄的纸质照片（胶片影像）也通过扫描仪形成了大量的数字照片，然后通过网络进行共享和发布。这些人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片，一经归档，就形成了电子照片档案。本文所称的电子照片档案管理包括上述二种来源的电子照片和实体（纸质照片与胶片）照片的管理。如何科学、高效地管理这些照片档案？显然必须借助于优秀的工具-电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。一、 元数据设计的规范性、可操作性电子档案照片管理首先必须结合国家档案局有关工作标准，如照片档案管理规范ii、电子文件归档与管理规范 ii ii等和国内外有关档案元数据方面的研究成果 iiiiii，同时应采用国际上通用的照片格式和参数设置。但是国家标准：照片档案管理规范适用于胶片影像的管理，不适用于数码照片档案的管理。如关于纸质照片与电子照片的对应关系，从可操作性来说，我们只强调永久保存的照片必须作一对一的处理，即永久保存的纸质照片必须扫描成电子照片，永久保存的数码照片必须冲洗一张纸质照片保存。对大量有短期参考价值或定期保存价值的照片，我们认为只要保存数码照片就可，不必另存一套纸质照片。因此我们碰到的实际情况可能有三种：既有纸质照片，又有电子照片；有纸质照片的，无电子照片；有数码照片，无纸质照片。元数据是管理电子文件，包括数码影像和胶片影像的基本工具。电子照片档案元数据是反映照片基本数据的数据，我们认为应包括管理信息、内容信息、属性信息和归档信息（见表 1）。管理信息指照片管理所必须的编号，包括照片号、底片号、参见号、相册编号。照片号，按国标由格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号；或格式二：全宗号- 保管期限代码-张号构成，但大量数码照片没有纸质硬拷贝，也就没有册号，不适合格式一的档号；格式二虽能套用，但在保管期限下编大流水号，管理较粗，也不灵活。我们认为照片号应由全宗号-分类号- 年度期限 -张号(一年一个张号) ，分类号指本单位的档案实体分类号，照片按年度编号便于管理，可灵活追加。底片号分传统底片和数码照片，传统底片由全宗号-分类号-大流水号构成,如 014-4.1-123;数码照片由全宗号- 分类号-光盘册号-光盘号构成,如 014-4.2-005-001。相册编号由册号- 组号-页号-张号构成，册号指照片档案类目下的册（卷）号，组号是册内分组顺序号，页号指册内页号。参见号的著录参加国标。内容信息是最关键的信息，是检索、打印目录的基本信息。包括年度、组题名、文字说明、组内张数、拍摄者、拍摄日期、专题、机构或问题。这些信息的著录均参照国家标准：照片档案管理规范。专题可由本单位自定义专题类别，如会议、活动、荣誉、成果等。属性信息指电子照片固有的信息，包括照片类型、象素、分辨率、容量、规格、格式等。照片类型指数码照片还是传统照片，规格指照片的长宽大小，格式指 JPG、TIFF、PDF、DJVU 等。伴随数码照片的Exif 文件 iviv（Exchangeable Image File（可交换图片文件）的英文缩写）还包括摄影时的光圈、快门、ISO 值、日期时间等种与当时摄影条件相关的信息，还包括相机品牌型号、色彩编码、拍摄时录制的声音以及全球定位系统(GPS)等信息。归档信息包括归档人、归档时间、归档说明,立册人、立册时间、立册说明,检查人、检查时间、检查意见,利用者、利用时间、利用级别（浏览、打印、下载等），存放地点、备注等。类别 名称 说明 著录方式照片号 全宗号-分类号- 年度期限- 张号( 一年一个张号)底片号 传统底片由全宗号-分类号-大流水号构成,如014-4.1-123;数码照片由全宗号-分类号- 光盘册号-光盘号构成,如 014-4.2-005-001根据规则自动生成参见号 其它相关档案的档号相册编号由册号-组号-页号-张号构成，册号指照片档案类目下的册（卷）号，组号是册内分组顺序号，页号指册内页号，张号为一册一个流水号保管期限由相关人员赋予永久、长期或短期管理信息存放地点相册或光盘的物理存放位置，如 205-22-3手工著录备注 其它需要补充的信息年度 如 2004 根据拍摄日期自动生成题名 一组照片的标题，50 字以内文字说明根据六要素说明，250 字以内组内张数一组照片的张数拍摄者 照片的版权所有者拍摄日期数码影像可从 EXIF 文件中提取专题 根据单位情况制定专题系列内容信息机构问题指形成照片的某一内设部门手工著录照片类型照片、数码照片、反转片等象素 推荐 1028*768分辨率 推荐 300dpi,专业 600dpi 以上容量 原始图像 2-10M，压缩图像 50-500K，PDF、DJVU：50K 左右规格 5”属性信息格式 TIFF，JPG；PDF，DJVU由软件自动采集电子照片的属性信息或 Exif 信息归档人归档时间归档说明归档信息立册人采用工作流机制。由软件自动采集用户登录信息和访问立册时间立册说明检查人检查时间检查意见利用者 （浏览、打印、下载等）利用时间利用级别信息，相关人员只需签署合格与否和意见即可表格 1：电子照片档案元数据说明二、 系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块 vv（见图表 1）。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中 vivi。自动化原则。数据采集应能由软件自动采集和生成的，不能由人工来操作。属性信息和归档信息由软件自动采集，照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息，约十余项内容。系统为方便用户著录，应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具，如 txt 数据著录模板，Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过拖拉式复制拷贝完成，并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在：只要著录的信息准确、规范，就会自动生成各种统计图表；自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录；根据利用和编研需要提供各种专题目录：如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能，数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度，对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则，题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析，想怎么统计就怎么统计。可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度，照片号作为计数的度量值，进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”，既形象又美观，非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架，每个书架可建多本相册，每本相册根据需要可放置几十张至一百多张的照片。相册的封面、背景、芯页均可“换肤”，还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性强，管理者只需复制和备份 Data 文件，就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用 Access 或 SQL Server 数据库，只需点击一个按钮，就能将前台的电子照片和数据著录信息传递和显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆（室）平台，或选择转成精美的照片陈列网页，发布到数字档案网站，供多人共享。照片检索提供类似 google 的模糊检索和高级检索（单字段与多字段条件）功能。后台数据库（ACCESSSQL SERVER）检索、统计、数据清洗照片档案展示网页发布到数字档案室前台“数码书架”（Digishelf）各种目录打印输入 处理 输出图表 1：电子照片档案管理系统功能模块三、 电子照片档案管理的应用与应注意的问题我院目前共有约 4000 张归档的照片，以前主要是纸质照片和负片，最近几年每年归档的数码照片均千余张。我们使用根据上述设计理念研制的电子照片档案管理系统，高效地规范了照片档案的整理和目录编制，照片档案册使用统一打印的照片说明标签和册内目录，并根据需要编制了归档照片目录、年度照片档案目录、专题照片汇编等纸质检索工具和照片档案编研成果。我们还将电子照片档案库上传到数字档案室，供全院员工检索和利用，同时挑选了一些专题自动生成照片陈列网页，发布到医院档案信息网和医院英特网，为医院的各项工作开展提供服务。但在实践中应注意处理好如下问题。双套制问题。纸质照片和电子照片是否必须实行双套制，即所有纸质照片均须扫描成电子照片，所有数码照片均须硬拷贝成纸质照片保管？目前有不同的看法和做法。完全的双套制对照片档案大量产生的单位显然在实施中有相当的难度，需要投入相当的人力和财力。因此我们认为只需对永久保管的照片实行完全的双套制，对长期和短期保管的照片档案不作要求。统一管理问题 viivii。一些单位对数码照片档案与传统照片档案实行分开管理，我们认为这样做不利于提供利用和有效管理。我们认为应该进行统一管理。纸质照片、经扫描的电子照片、数码照片均纳入电子照片档案管理系统进行管理。电子照片和数码照片的文件命名规则采用照片号命名，从而与纸质档案建立了关联。实物与虚拟的统一管理为实际工作带来了便利。存储问题 viiiviii。纸质照片要求扫描成 300 dpi，TIF 文件数码机相（DC ）拍摄的照片要求 500 万象素以上，300dpi 以上的分辨率（一些照片如作为广告用，可能达到 800 万象素，600dpi ）。这样形成的电子照片容量很大，一般在 2M 到 20 多 M， 显然不适合在网上浏览。因此，须经专业的照片压缩软件压缩成 50K-500K 的 TIF 文件，然后转换成 pdf 或 djvu 格式 ,供数字档案室使用。存储和备份一般要求将上述三套电子照片（经扫描或数码相机拍摄的原始文件，经压缩的 TIF文件，pdf 或 djvu 文件）刻录至 DVD 光盘。因为原始文件保存了照片未加工前的属性信息和 Exif 信息，可供软件自动采集。而在数字档案室提供的是 pdf 或 djvu 格式的版本。ixi 国家标准 照片档案管理规范2 国家标准 电子文件归档与管理规范xiii 电子文件管理元数据规范 作者：何嘉荪、金更达 浙江档案2005 年第 6期xiiv 数字影像档案管理的新技术，作者：刘轩、米娜北京档案2005年第 6 期。xiiv 数码照片档案的规范化管理 作者：王然北京档案 2004 年第 9 期 28-29 页xiiivi 电子公文管理系统设计中的行政伦理导向 作者：陈金冠 浙江档案2005年第 6 期 25-26 页xivvii 数码照片档案管理的若干问题 作者：金晶梁国灿 浙江档案2005 年第 7 期第 30-32 页xvviii 数码照片档案的整理要求 作者：李海珍张晓敏兰台世界2004 年第10 期第 34 页