教你 2 种如何将纸质稿变成电子稿的方法、Excel 高级使用技巧听一个朋友报怨，说老板真不把新来工作的当人看，什么活都让做，动辄拿十几页的文件让给打成电子稿。我想这是不少人遇到的问题，下面告诉大家一个简单的方法，可以将纸质文件稿变成电子稿。方法一： 将纸质稿变成电子稿首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到 WORD 里面去。不过在些之前，你还得装一下 WORD 自带的组件，03 和 07 的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到 Office-修改 找到MicrosoftOffice Document Imaging 这个组件，Microsoft Office DocumentImaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/MicrosoftOffice Document Scanning”即可开始扫描。提示:Office 2003 默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入 Office2003 的光盘进行安装。 由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为 300dpi。扫描完毕后回将图片自动调入 Office 2003 种另外一个组件“MicrosoftOffice Document Imaging”中。点击工具栏中的“使用 OCR 识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word 中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到 Word”就将选中区域的文字发送到 Word 中 了。此软件还有一小技巧：通过改变选项里的 OCR 语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把 OCR 语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码。方法二：怎么从 PDF 文档中提取资料应该说，PDF 文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。有人用 Print Screen 截取画面到画图板，再回粘到 word 中比较麻烦，下面介绍一种方法：PDF 和 Word 文件的转换（一）、实现工具： Office 2003 中自带的 MicrosoftOffice Document Imaging 应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用 PDF 方式进行发布，如果没有 Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF 文件。转换为 DOC 格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成 PDF转换为 DOC 的工作，但很多都不支持中文，我们利用 Office 2003 中的Microsoft Office DocumentImaging 组件来实现这一要求最为方便。使用方法：第一步：首先使用 AdobeReader 打开待转换的 PDF 文件，接下来选择“文件打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“MicrosoftOffice Document Image Writer”，确认后将该 PDF 文件输出为 MDI 格式的虚拟打印文件。编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“MicrosoftOffice Document Image Writer”项，那证明你在安装 Office 2003 的时候没有安装该组件，请使用 Office 2003 安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。 第二步：运行 MicrosoftOffice Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的 MDI 文件，选择“工具将文本发送到 Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行 OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对 PDF 转 DOC 的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。（二）、实现工具： SolidConverter PDF应用情景：利用 Office2003 中的 Microsoft Office Document Imaging 组件来实现 PDF 转 Word 文档在一定程度上的确可以实现 PDF 文档到 Word 文档的转换，但是对于很多“不规则”的 PDF 文档来说，利用上面的方法转换出来的Word 文档中常常是乱码一片。为了恢复 PDF 的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。使用方法：下载安装文件 SolidConverter PDF,点击安装。编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。运行软件，按工具栏要求选择需要转换的 PDF 文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换Excel 高级使用技巧 1 编辑技巧（1）分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1 月 5 日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。（2）序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断 001 为数据 1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。（3）日期的输入如果要输入“4 月 5 日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。（4）填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图 1）。（5） 多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl 键，再单击窗口左下角的 Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的 Ctrl 键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。（6）不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。（7）在单元格中显示公式如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图 2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。图（8）利用 Ctrl*选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。（9）快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。2、单元格内容的合并 根据需要，有时想把 B 列与 C 列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。解决办法是：在 C 行后插入一个空列（如果 D 列没有内容，就直接在 D 列操作），在1 中输入“=B1&C1”，D1 列的内容就是 B、C 两列的和了。选中 D1 单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了 B 列和 C 列的合并。这时先不要忙着把 B 列和 C 列删除，先要把 D 列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉 B、C、D 列的数据。下面是一个“&”实际应用的例子。用 AutoCAD 绘图时，有人喜欢在 EXCEL 中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在 Excel 中输入坐标值，将x 坐标值放入 A 列，y 坐标值放入到 B 列，然后利用“&”将 A 列和 B 列合并成C 列，在 C1 中输入：=A1&，&B1，此时 C1 中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动 C1 单元格，完成对 A 列和 B 列的所有内容的合并（如图 3-4）。合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用 CONCATENATE 函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3 包含“河鳟鱼”，B7 包含总数 45，那么： 输入“=CONCATENATE（本次河流生态调查结果：，B2，B3，为，B7，条/公里。）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为 45 条/公里。图 图3、条件显示 我们知道，利用 If 函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入 60 以下的分数时，能显示为“不及格”；输入 60 以上的分数时，显示为“及格。这样的效果，利用 IF 函数可以很方便地实现。 假设成绩在 A2 单元格中，判断结果在 A3 单元格中。那么在 A3 单元格中输入公式： =if（A20，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当 A1 至 A5 的和大于 0 时，返回这个值，如果小于 0，那么就返回 0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且 IF 与括号之间也不能有空格。 4、自定义格式 Excel 中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel 的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。（1）使用颜色要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel 识别的颜色名为：黑色、红色、白色、蓝色、绿色、青色和洋红。Excel 也识别按颜色 X指定的颜色，其中 X 是 1 至 56 之间的数字，代表 56 种颜色(如图 5）。图（2）添加描述文本要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：文本内容；要在输入数字数据之前自动添