思维导图在质量审核中的应用 周宇 上海航空工业(集团)有限公司 摘 要： 在 20 世纪 60 年代, 英国大脑基金会总裁、著名记忆大师东尼博赞先生经过多年研究, 在达芬奇、爱迪生等先辈所记录的笔记基础上发明了思维导图。无论是培训笔记、会议记录、头脑风暴, 还是软件开发、大型客机项目, 思维导图在各个领域都有着广泛的应用。据此, 从思维导图的形成讲起, 介绍了手绘思维导图的具体步骤和方法, 并对其进行扩展, 应用到质量审核学习、质量管理体系过程分析及内部审核准备及实施活动中去。关键词： 思维导图; 过程方法; 质量审核; 作者简介：周宇 (1982-) , 工程师, 现就职于上海航空工业 (集团) 有限公司质量审核部。1 引言什么是质量审核?质量审核是指企业为确定质量活动和有关结果是否符合计划安排, 以及这些安排是否得到了有效的实施、能否达到预定的目标而做的系统的、独立的检查和审查。而航空公司的质量审核包括有内部审核、产品审核等方面。在质量审核学习时, 我们常常用笔手记, 但内容杂乱无法融会贯通;在过程审核时, 过程与过程之间、跨中心过程之间的相互关系和作用比较模糊、界定不清;在内部审核时, 因文件多、内容杂导致审核准备和实施的效率不高。这些问题是否有统一的解决办法呢?在 20 世纪 60 年代, 英国大脑基金会总裁、著名记忆大师东尼博赞先生经过多年研究发明了思维导图。与先辈不同的是, 我们通常使用文字、数字、直线、逻辑、次序等方式记笔记, 这都是运用左脑进行思考, 而思维导图的发明, 让我们能够使用全脑方式进行思考。充分运用思维导图, 能很好的帮助我们解决在质量审核方面遇到的各种问题。2 思维导图简介思维导图是一种将放射性思考具体化的方法。我们知道放射性思考是人类大脑的自然思考方式, 每一种进入大脑的资料, 不论是感觉、记忆或是想法包括文字、数字、符码、香气、食物、线条、颜色、意象、节奏、音符等, 都可以成为一个思考中心, 并由此中心向外发散出成千上万的关节点, 每一个关节点代表与中心主题的一个联结, 而每一个联结又可以成为另一个中心主题, 再向外发散出成千上万的关节点, 呈现出放射性立体结构, 而这些关节的联结可以视为您的记忆, 也就是您的个人数据库。我们的大脑储存着大量的资料信息, 利用思维导图进行放射性思考, 将数据进行分层分类管理, 系统化地提升大脑积累和保留资料的运作效率。思维导图在各个领域都有着广泛的应用, 从个人来说, 培训笔记、会议记录、头脑风暴、个人计划都能使用思维导图来帮助理清思路、整理细节, 完成特定任务。对于企业应用来说, 在工作的开展的过程中利用思维导图, 除了能提高工作效率外, 甚至可以为公司产生增值效应。例如世界航空霸主波音公司在设计波音 747 飞机时就充分使用了思维导图, 通过思维导图将飞机的各个分支的系统和机构细节及相互关联梳理的清晰明了, 又保持了整体的完整性。据专业人士介绍, 如果使用常规设计方法, 设计波音 747 这样一个庞大的项目需要将近 6 年的时间, 通过思维导图, 波音公司的工程师将设计时间缩短至 6 个月, 思维导图为我们展现了其强大的作用, 除了大大提高设计效率外, 更为公司节省了大量的经费。3 思维导图辅助软件在东尼博赞先生那个年代, 还没有开发出思维导图软件, 通常采用手绘的方式使用思维导图, 手绘思维导图可以大大提高记忆和思维整理的效果, 但在时间上投入更多。目前计算机已经在很多方面取代了“纸+笔”, 随着软件开发技术的不断提高, 思维导图软件也开始流行起来。目前在全球主流思维导图软件主要有:MindManager、Xmind、MindMapper 等。其中 MindManager 是全球备受赞誉、最好的思维导图软件。其优势在于图形化界面易于上手, 能快速捕捉思想;通过拖放操作, 轻松组织信息;内置大量图标图形, 能创建内容丰富的可视化图形;多格式的导出功能, 帮助提交功能强大的报告;同 Microsoft Office 无缝集成, 能快速将数据导入或导出到 Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Project 和 Visio 中;还可以将您的图形通过 Email 方式发送给朋友或同事, 也可以发布为 HTML 并张贴到 Internet 或 Web 站点上。种种优势和特性, MindManager 成为绘制思维导图的首选。图 1 MindManager 软件界面图 下载原图4 思维导图在质量审核中的应用4.1 质量管理体系过程分析的应用从 AS9100C 开始, 过程方法在质量管理体系建设过程中得到了广泛的应用。航空公司总部和其他中心的质量管理体系都建立了管理过程、支持过程、项目管理过程等八大过程数个子过程。为了更好的开展公司内部审核, 首先就要梳理好总部与各中心过程之间输入、输出的相互关系和作用。打开 MindManager 软件, 使用默认模板新建思维导图。中心主题内容为“总部与各中心过程分析”。主题线条选择“弧线”, 增长方向选择树状图。总部与各中心的大过程主要包括管理过程、支持过程、项目管理过程等, 所以先用鼠标选中中心主题, 按“SPACE 键”新增新的主分支, 并以大过程名称作为关键字进行标注, 如:“管理过程”。由于主过程涵盖总部及其他中心, 故选择主分支为对象, 按“Insert 键”新增二级分支, 二级分支以总部和各中心名称作为关键字进行标注, 以“管理过程”为例, 可选择的关键字有“总部”、“总装制造中心”等。接着选中中心名称, 按“Insert 键”新增三级分支, 以各中心主过程名称和过程编号为关键字进行标注;然后选中主过程, 按“Insert 键”新增四个四级分支, 分别完成过程所有者, 过程输入、过程输出和过程活动的标注。若存在多个输入或输出, 应选中输入分支或输出分支, 按“Insert 键”新增五级分支, 并标注相应的多个输入项或输出项。最后, 若总部的输入输出与其他中心输入输出存在相关关系的话, 可以使用 MindManager 自带的关联功能作上标识。以此类推, 通过完成“总部及各中心过程分析”的思维导图, 公司总部与各中心过程的结构布局都能够一目了然。图 2“过程分析”思维导图 下载原图4.2 内部审核准备及实施的应用根据 AS9100 标准要求, 企业应按策划的时间间隔进行内部审核, 以确定质量管理体系是否符合策划的安排并得到有效的实施与保持。要做好航空公司质量管理体系内部审核, 首先要做好内部审核前的准备工作。打开 MindManager 软件, 使用默认模板新建思维导图。以总装制造中心项目管理过程审核为例, 中心主题内容为“项目管理过程审核”。主题线条选择“弧线”, 增长方向选择图表。总装制造中心项目管理过程主要包括产品实现的策划、风险管理、构型管理等子过程, 所以先用鼠标选中中心主题, 按“SPACE键”新增新的主分支, 并以子过程名称作为关键字进行标注, 如:“产品实现策划、风险管理、构型管理”。另外, 在总部质量手册和总装制造中心质量手册中也包含了与“项目管理过程”有关的要求, 故也作为主分支进行关键字标注。总部和总装制造中心的质量手册都属于文件, 为了更便捷的查看文件, MindManager 提供了插入文件及文件实时浏览的功能, 插入的文件可以在右边浏览界面进行查看。以子过程“产品实现策划”为例, 首先判断该子过程下是否还有其他子过程, 有的话, 作为二级分支进行关键字标注, 如:“项目策划和管理、工艺策划等”。然后选中子过程 (如:项目策划和管理) , 将该子过程的输入、输出、过程所有者、活动和要求等信息作为后续分支进行添加, 以便在审核期间能一目了然的进行比对。添加完过程信息后, 可以整理该子过程所涉及的质量程序, 并作为三级分支进行关键字标注并插入程序文件。开启程序文件实时浏览功能, 从“涉及部门”、“产生的记录”及“审核重点”等方面进行梳理, 并作为四级分支进行逐一添加, 完成过程审核的思维导图。在审核期间, 可以根据思维导图中第四分支的内容进行有重点的审核, 并对涉及的相关部门是否按职责开展工作, 相关记录是否按要求完成等方面进行全面审核。另外, 在三级分支前, 可以使用 MindManager 自带的进度管理图标进行标识, 能更好的把握审核进度。审核期间, 审核员还以把审核记录及客观证据作为后续分支插入到思维导图中, 并作为审核材料进行保存, 既便于审核员回顾自己的审核工作, 还能作为培训教材帮助新审核员更快的成长。图 3“项目管理过程审核”思维导图及查询文件 下载原图5 结论或结束语通过思维导图的应用, 在质量审核学习方面, 能够对所学知识有一个整体的了解, 通过放射性思维, 强化了对所学内容的记忆力和理解;在过程分析方面, 思维导图让中国商飞公司过程结构一目了然, 更容易发现过程与过程、接口与接口之间存在的问题, 更有利于质量管理体系的持续改进;在内部审核方面, 思维导图帮助审核员理清审核思路, 有的放矢的开展审核工作, 并能永久保留审核材料, 便于回顾和交流。随着思维导图的软件不断更新, 思维导图的作用也会更广泛, 我们应不断发觉思维导图的新功能, 在质量审核项目管理、产品审核等其他方面发扬光大。参考文献1东尼博赞.思维导图M.北京:中信出版社, 2009. 2东尼博赞.思维导图大脑使用说明书.M.北京:外语教学与研究出版社, 2005. 3曲智男.画出你的世界思维导图实战手册M.北京:电子工业出版社, 2013. 4AS9100C航空、航天与国防组织质量管理体系要求 IAQGS.2009.