漯河市重大活动档案管理与服务 实践的思考 谢 冰 重大活动档案真实记录了当地行政区域内发生的涉及 经济、政治、科学、文化等方面具有重要影响的活动，有极 大的查考、利用价值。近年来，漯河市档案馆确定1 名获得 高级摄影师资格的业务骨干，对全市重大活动、重要会议和 突发事件全程跟踪拍摄，以此真实记录漯河的历史。目前已 拍摄1 0 0 0 多场次，照片1 0 万多张，为社会各界放大、提供照 片3 0 0 0 多张，制作精美礼品相册2 0 0 多册，为宣传、展示漯 河 、服务中心工作发挥了积极作用。现保存声像档案已达 4 2 4 册、4 4 4 7 5 张 ( 盘 )，全部进行数字化处理，极大地方便 了利用者。 漯河市重大活动档案管理与服务取得的这些成绩，究其 原 因有三 ： 一是上级领导支持。漯河市领导与有关部门高度重视 和支持全市重大活动档案的管理。2 0 0 8 年，时任市委书记靳 克文在 漯河信息上作出批示： “ 史志档案工作很重要， 对一些重大事项和资料要及时整理归档”并于2 0 0 9 年批 示解决档案局馆计算机配备问题。2 0 1 0 年 漯河市重大活动 档案管理办法 ( 试行 )下发后，靳克文再次批示： “ 请市 档案局抓好这个文件的落实。”近三年，市财政先后拨付近 2 0 0 万元保障市档案馆软硬件设施建设。 二是加强建章立制。2 O l O ，市委、市政府 “ 两办”相 继印发 漯河市重大活动档案管理办法 ( 试行 )及 关于 收集党和国家领导人、省级领导、外省市考察团视察考察漯 河档案资料的通知，对重大活动档案收集整理保管利用等 工作进行明确规定，将 “ 重大活动档案管理所需经费列入市 级财政预算”，为重大活动档案接收工作顺利开展提供机制 保障和经费支持。目前已接收防治 “ 非典”档案2 3 3 o f ，保 持党员先进性教育活动档案1 1 5 5 件，漯河 “ 食博会” (“ 中 原食品节” ) 档案1 3 盒，人口普查档案1 7 9 卷 ，工业普查档 案3 6 5 卷 ；收集副省级以上领导人视察漯河纸质档案资料3 5 份，照片5 4 6 张，电子档案7 盘。 三是强化责任意识。重大活动档案工作实行责任制。主 要领导负总责，分管领导与科长具体抓，制定接收计划，结 合实际制定岗位 目标任务。大家分工明确，职责具体，形成 了整体合力。 尽管漯河市重大活动材料归档、管理与服务取得了一定 成绩， 但也存在一些问题，主要有以下几个方面： 一是各单位重视程度不平衡。部分单位对重大活动档案 工作认识不到位，重视程度不够，如，档案馆接收人员上门 协调接收时，一些单位总找各种理由推诿、扯皮甚至拒绝， 业 务 研 究 不愿意将重大活动档案移交进馆。 二是重大活动拍摄尚未纳入全市统筹。随着有关单位岗 位调整、人事变动，当年凡有市 “ 四大班子”的重要活动， 有关部门提前通知档案馆到场拍摄的 “ 合作”已不复存在。 导致许多重大活动见报后档案馆才知道，根本来不及到场拍 摄，事后只能多方联系有关媒体收集几张照片存档。 三是档案收集的协调性、衔接性不够。重大活动有关 主办、协办单位之间缺乏必要的沟通、协调，致使档案收集 困难，一些重要档案资料散存于个人手中，活动结束后难以 追回。部分工作机制难以落实，尤其是 “ 登记备案”及 “ 重 大活动档案管理所需经费列入市级财政预算”未得到真正落 实。 为进一步做好漯河市重大活动档案管理与服务工作，使 N- i - 通知落在实处，重点做好以下几点： 第一，加强宣传，统一思想认识， 形成重大活动材料归 档的良好氛围。重大活动档案资料收集归档工作是项长期工 作，必须引起相关单位高度重视。漯河市档案馆要加大宣传 力度，既要宣传重大活动档案管理的重要性，又要宣传重大 活动档案在社会各个领域的重大作用，使各部门充分认识到 唯有及时移交重大活动档案，才能使其得到更好保护，发挥 更大的作用。 第二，依法治档，加大执法力度，提供重大活动材料归 档的有力保障。重要活动由有关部门提前通知档案馆到场拍 摄的 “ 合作”不仅要依靠 “ 人脉”，更重要的是要严格执行 档案法有关规定和漯河市两个 通知。档案行政管理 部门要依法行政，对没按规定 “ 在重大活动结束后6 0日内向 市史志档案局办理备案手续，9 0 日内向市档案馆移交重大活 动档案”的单位，要予以通报批评 ，下达执法通知书，督促 其尽快将本部门本单位重大活动档案资料规范移交。 第三，保障经费，建立工作机制，确保重大活动材料归 档的良性运行。地方财政应将重大活动档案管理工作所需经 费列入同级部门预算 ，切实予以保障。拨出充足经费用于档 案部门购买声像器材及后期整理、保管等必需费用。政府要 将重大活动档案工作纳入全市重大活动统筹安排，明确市档 案馆为全市重大活动的成员单位，有关主办或承办单位应在 活动举办前及时通知市档案馆安排人员参与拍摄和收集档案 资料。 ( 指导老师：卞咸杰 作者单位：漯河市档案馆 来稿日 期：2 0 1 3 1 0 1 4) 档案管理 1 2 0 1 4 总第2 O 6 期 5 9 您的好帮手 = 档案界 =网站