第二章 系统管理 - 257 - 第二章第二章 系统管理系统管理第一节第一节 代码定义代码定义【相关模块相关模块】 工具工具| |代码定义代码定义【模块功能模块功能】 代码定义：代码定义：在安易 2000 报表系统中可以将系统中常用的表页代码预先定义 好。以后使用时只需从定义的代码中选取，而不用每次录入。这样可以提 高建立报表和编辑报表的速度。系统中需要定义的代码有多种。 例一：如果集团公司要对下级单位的报表进行汇总，则需要对参与汇总的例一：如果集团公司要对下级单位的报表进行汇总，则需要对参与汇总的 核算单位进行定义。核算单位进行定义。 例二：如果在核算单位内部需要按部门来管理和组织报表，则需要对各个例二：如果在核算单位内部需要按部门来管理和组织报表，则需要对各个 部门进行定义。部门进行定义。 注意：第一次注意：第一次“代码定义代码定义”只有以只有以“管理员管理员”的身份登录报表系统才能进的身份登录报表系统才能进 行定义。行定义。 【操作与实例操作与实例】 实例：以安易总公司为例，总公司下面有分公司实例：以安易总公司为例，总公司下面有分公司 增加代码组：增加代码组：“安易公司代码安易公司代码” 。 代代 码码名名 称称01安易总公司02北京分公司03上海分公司04天津分公司05广东分公司单位代码定义的步骤和内容单位代码定义的步骤和内容选择系统菜单项工具代码定义工具代码定义后弹出一个“代码定义”对话框，可以在定义所需的代码。- 258 - 安易 2000 电子报表系统教程由于所定义的代码可以分为多种，为了便于管理，同时也为了以后使用过程中查找方便，可以将需要定义的代码按类别划分为若干个代码组。在每个代码组下面再对代码进行定义。单击【编辑组】按钮，在弹出的“代码组定义”对话框中可以对代码组进行定义，将“单位代码”名称修改为“安易公司代码” ，选中“单位代码”在编辑框中修改为“安易公司代码” ，后单击【修改】按钮。如果是增加代码组，在列表中选取需要增加的代码组后在编辑框中进行增加，增加完毕后单击【增加】按钮。如果是删除代码组，在列表中选取需要修改的代码组后单击【删除】按钮。然后关闭代码组定义窗口，单击【退出】按钮退出。定义好代码组后，在“代码定义”对话框中根据所定义的代码组生成对应的页签。通过页签选择可以在不同的代码组下面定义代码。在代码栏录入“01” ，名称“安易总公司” 。新增代码，在编辑框中录入新增代码和代码名称后单击【增加】按钮。分别将实例中各个分公司的代码和名称录入进出。如果是修改代码，在列表中选取需要修改的代码，然后在编辑框中进行修改，第二章 系统管理 - 259 - 修改完毕后单击【修改】按钮。如果是删除代码，在列表中选取需要修改的代码，然后单击【删除】按钮。如果是删除代码组下对应的所有代码，单击【全部删除】按钮。注意：注意：每次对代码组或代码进行定义后务必进行保存，否则本次操作无效。单击【保存】按钮，退出代码定义操作。第二节第二节 报表管理报表管理相关模块相关模块】 工具工具| |报表管理报表管理【模块功能模块功能】引进报表树后，报表管理在原有的文件管理的基础上又增加了报表树管理。报表树采用树型结构对报表文件进行组织和管理，使得报表的归属情况一目了然。同时报表数上的每个报表标签又是对应报表文件的快捷方式，双击后可以方便地打开对应报表。通过报表树对报表的管理可以完全脱离文件方式。用户登录后，对于报表树中拥有权限的报表可以不用输入口令直接访问。在报表树的基础上建立的对报表操作权限的控制，安全保密性和易用性都非常强。对于未纳入报表树管理的报表，依然可以采用文件管理方式。访问这些报表文件时需要获取对应的文件口令。【操作与实例操作与实例】报表组代码报表组代码报表组名称报表组名称报表组路径报表组路径01安易公司d:安易公司- 260 - 安易 2000 电子报表系统教程报表组代码定义的步骤和内容报表组代码定义的步骤和内容选择系统菜单项工具报表管理工具报表管理后弹出一个“报表管理”对话框，可以在定义所需的报表组。选中“安易报表”后，单击“增加报表组”按钮。在弹出一个“增加组”对话框中，分别录入组代码：“01” ；组名称：“安易公司” ；组路径：“d:安易公司”后，单击“确认”按钮保存。我们看到在报表管理中“报表树”下就有“安易公司”这一报表组。如果是修改表组，在列表中选取需要修改的表组，然后在编辑框中进行修改，修改完毕后单击【修改】按钮。如果是删除表组，在列表中选取需要修改的表组，然后单击【删除】按钮。第三节第三节 用户管理用户管理第二章 系统管理 - 261 - 【相关模块相关模块】 工具工具| |用户管理用户管理【模块功能模块功能】系统中的用户分为两种：管理员和操作员。操作员可以操作拥有操作权限的报表，也可以对拥有管理权的报表进行授权和移交。管理员和普通操作员一样可以操作有权限的报表，可以对拥有管理权的报表进行授权和移交。此外，管理员还拥有用户管理权限，可以新增和删除系统用户。如果用户希望通过登录方式进入系统，则需要由管理员通过用户管理功能将其设置为操作员。注意：注意：只有通过用户登录方式进入系统，才能进入用户管理功能进行操作。【操作与实例操作与实例】增加用户增加用户用户名用户名密码密码权限设置权限设置王永信01全操作权增加用户的步骤和内容增加用户的步骤和内容进入用户管理功能后，首先弹出“用户管理”对话框。对话框中对应两个页签：“用户管理”和“用户授权” ，通过鼠标单击页签可以切换页面进行不同的操作。可以在定义所需的用户。新增和删除操作员，修改口令，设置账务系统登录信息，报表授权。增加用户名：“王永信” ；口令：“01” ；确认口令：“01” 。- 262 - 安易 2000 电子报表系统教程单击“增加用户”按钮增加用户。设置登录账务系统的缺省信息登录信息包括：登录账套、登录用户名以及口令。分别在登录账套编辑框、账务用户编辑框和账务用户口令编辑框中录入相应的内容，这里我们不设置。增加的用户名：“王永信” ，在用户列表中显示出来了，单击“用户授权”切换按钮。用户对报表文件的权限分为：管理权和操作权。管理权管理权为对报表文件的最高权限， 用户对自己建立的报表文件拥有管理权。拥有管理权不仅可以全权操作该报表文 件，还可以将操作权授予其他用户，也可以将自己对报表文件的管理权移交给其 他用户。操作权操作权又分为：全操作权、只读权和无权。全操作权全操作权指对报表文件拥有 查询和编辑的各项权限；只读权只读权指对报表文件拥有查询权限，不可以进行编辑； 无权无权指对报表文件没有任何 权限，不能通过权限访问报 表。这种情况下，只有获取 了该报表文件的口令通过文 件方式打开报表进行查询和 编辑。操作权授权的操作操作权授权的操作1） 在管理权报表树中选中需要授权的报表；2） 在用户列表中选择授权用户；3） 选择授权级别；4） 单击【授权】钮进行授权；第二章 系统管理 - 263 - 5） 保存本次操作。管理权移交权的操作管理权移交权的操作在“用户授权”页中，可以将自己拥有管理权的报表文件的操作权授予其他用户，也可以将报表的管理权移交给其他用户。注意：用户将报表管理权移交后，不再拥有该报表的管理权，但仍拥有该报表的全操作权。1） 在管理权报表树中选中需要移交管理权的报表；2） 在用户列表中选择管理权移交的用户；3） 单击【移交】钮移交管理权；4） 保存本次操作。如果前面“编制报表”时编制了一张“资产负债表”在“安易公司”下，这里我们选择“资产负债表”对用户“王永信”授予全操作权。第四节第四节 报表汇总报表汇总【相关模块相关模块】 数据数据| |汇总汇总【模块功能模块功能】通过系统提供的报表汇总功能可以将工作簿中相同结构的表页相加得到一张新的报表，这张新表就是汇总报表。一般来说，这些结构相同的参与汇总的表可以来自总公司下属的各分公司，也可能来自同一个公司的不同时期（月份） 。例如：年度汇总表、汇总费用表、汇总损益表等。- 264 - 安易 2000 电子报表系统教程注意：注意：利用系统提供的报表汇总功能时只能选择结构相同的表页进行汇总，否则得到的汇总表无意义。如果参与汇总的报表结构不完全相同，可以利用外部公式进行汇总。报表汇总的步骤和内容报表汇总的步骤和内容选择系统菜单项数据汇总数据汇总可以对工作簿中的表页进行汇总。选中汇总命令后，系统将引导您完成汇总操作的各个步骤。1 插入一张汇总表页新增表页的名称为“汇总” ，结构与参与汇总的表页相同。2 选择参与汇总的表页代码通过单选钮可以指定汇总表页代码，也可以筛选汇总表页代码。如果选择指定汇总表页代码，系统将工作簿中的所有表页代码列出，可以选择其中一个或多个表页代码。单击【全选】按钮则选中所有表页代码。如果选择筛选汇总表页代码，可以在编辑框中录入筛选条件。参与汇总的表页代码选定后，单击【下一步】按钮继续。3 选择汇总日期范围通过单选钮可以指定汇总日期范围，也可以筛选汇总日期范围。如果选择指定汇总日期范围，则可以通过复合框指定起始日期和终止日期。如果选择筛选汇总日期范围，则可以在编辑框中录入筛选条件。汇总日期范围选定后，单击【完成】按钮。4 生成汇总表页单击【完成】钮后，汇总结果将存放到插入的汇总表页中。在汇总表页中自动生成了一个名为“汇总”的外部公式。汇总外部公式中的参数取决于所选的参与汇总的表页条件。第二章 系统管理 - 265 - 第五节第五节 数据透视数据透视【相关模块相关模块】 工具工具| |数据透视数据透视【模块功能模块功能】 所谓数据透视，实际上就是将工作簿中多个结构相同的表页中的某一 表元块中的内容集中显示到一个临时表中，以便对其中的数据进行查 询、分析和比较。进行数据透视时，首先需要选择对应的表元块。表元块选好后，选择系统菜单项工具数据透视就可以对多个表页进行数据透视。【操作与实例操作与实例】选择表元块“D7；E7；D8；E8” 。数据透视的步骤和内容数据透视的步骤和内容在打开的“资产负债表”中选择表元块“D7；E7；D8；E8”后，单击工具|数据透视执行数据透视功能则自动生成新工作簿，依次列出表页名、表页代码（单位代码） 、代码名称（单位名称） 、表页日期、数据块中各个数据项。数据项的名称根据数据块上或左的文字项自动生成。可以调整数据透视表的格式、进行排序、打印等操作。- 266 - 安易 2000 电子报表系统教程第六节第六节 数据排序数据排序【相关模块相关模块】 工具工具| |排序排序 【模块功能模块功能】通过排序功能可以对某一选定区域内的数据进行排序。排序分为升序排列和降序排列。升序排列是指按字母从前到后，数字由小到大或日期从早到晚的顺序进行排序。降序排列是指按字母从后到前，数字由大到小或日期从晚到早的顺序进行排序。如果选定区域包含多个序列，排序时可以选择“按行排序”和“按列排序” ，还可以指定以哪个序列作为排序的主关键字、第二关键字及第三关键字，同时每个序列均可指定按“递增”还是“递减”方式排序。排序的步骤和内容排序的步骤和内容首先选中需要进行排序的数据区域，然后选择系统菜单项工具|排序。进行排序操作时系统将弹出如下对话框，在对话框中