关于电子表格，你必须知道的！关于电子表格，你必须知道的！也许你已经在也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上函数实现过上 千次的复杂运算，也许你认为千次的复杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重 复的得心应手的使用方法只不过是复的得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些中的一些 鲜为人知的技巧入手，领略一下关于鲜为人知的技巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以元的工资总额以“红色红色”显示，大于等于显示，大于等于 1500 元元 的工资总额以的工资总额以“蓝色蓝色”显示，低于显示，低于 1000 元的工资总额以元的工资总额以“棕色棕色”显示，其它以显示，其它以“黑色黑色”显示，我显示，我 们可以这样设置。们可以这样设置。 1.打开打开“工资表工资表”工作簿，选中工作簿，选中“工资总额工资总额”所在列，执行所在列，执行“格式格式条件格式条件格式”命令，打开命令，打开 “条件格式条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于大于或等于”选项，在后面的选项，在后面的 方框中输入数值方框中输入数值“2000”。单击。单击“格式格式”按钮，打开按钮，打开“单元格格式单元格格式”对话框，将对话框，将“字体字体”的的“颜色颜色” 设置为设置为“红色红色”。 2.按按“添加添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于大于等于 1500，字体设置为，字体设置为“蓝蓝 色色”；小于；小于 1000，字体设置为，字体设置为“棕色棕色”)。 3.设置完成后，按下设置完成后，按下“确定确定”按钮。按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性数据有效性” 功能建了一个分类下拉列表填充项。功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在在 Sheet2 中，将企业名称按类别中，将企业名称按类别(如如“工业企业工业企业”、 “商业企业商业企业”、 “个体企业个体企业”等等)分别输分别输 入不同列中，建立一个企业名称数据库。入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中选中 A 列列(“工业企业工业企业”名称所在列名称所在列)，在，在“名称名称”栏内，输入栏内，输入“工业企业工业企业”字符后，按字符后，按“回回 车车”键进行确认。键进行确认。 仿照上面的操作，将仿照上面的操作，将 B、C列分别命名为列分别命名为“商业企业商业企业”、 “个体企业个体企业” 3.切换到切换到 Sheet1 中，选中需要输入中，选中需要输入“企业类别企业类别”的列的列(如如 C 列列)，执行，执行“数据数据有效性有效性”命命 令，打开令，打开“数据有效性数据有效性”对话框。在对话框。在“设置设置”标签中，单击标签中，单击“允许允许”右侧的下拉按钮，选中右侧的下拉按钮，选中“序列序列” 选项，在下面的选项，在下面的“来源来源”方框中，输入方框中，输入“工业企业工业企业”， “商业企业商业企业”， “个体企业个体企业”序列序列(各元素各元素 之间用英文逗号隔开之间用英文逗号隔开)，确定退出。，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列再选中需要输入企业名称的列(如如 D 列列)，再打开，再打开“数据有效性数据有效性”对话框，选中对话框，选中“序列序列”选选 项后，在项后，在“来源来源”方框中输入公式：方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。，确定退出。 4.选中选中 C 列任意单元格列任意单元格(如如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别企业类别”填入单元填入单元 格中。然后选中该单元格对应的格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格列单元格(如如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企，单击下拉按钮，即可从相应类别的企 业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，列，可以选中该列，右击鼠标， 选选“隐藏隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。选项，将该列隐藏起来即可。 三、建立三、建立“常用文档常用文档”新菜单新菜单 在菜单栏上新建一个在菜单栏上新建一个“常用文档常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调 用。用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义自定义”选项，打开选项，打开“自定义自定义”对话框。在对话框。在“命令命令”标签标签 中，选中中，选中“类别类别”下的下的“新菜单新菜单”项，再将项，再将“命令命令”下面的下面的“新菜单新菜单”拖到菜单栏。拖到菜单栏。 按按“更改所选内容更改所选内容”按钮，在弹出菜单的按钮，在弹出菜单的“命名命名”框中输入一个名称框中输入一个名称(如如“常用文档常用文档”)。 2.再在再在“类别类别”下面任选一项下面任选一项(如如“插入插入”选项选项)，在右边，在右边“命令命令”下面任选一项下面任选一项(如如“超链接超链接” 选项选项)，将它拖到新菜单，将它拖到新菜单(常用文档常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名中，并仿照上面的操作对它进行命名(如如“工资表工资表”等等)， 建立第一个工作簿文档列表名称。建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中选中“常用文档常用文档”菜单中某个菜单项菜单中某个菜单项(如如“工资表工资表”等等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中， 选选“分配超链接分配超链接打开打开”选项，打开选项，打开“分配超链接分配超链接”对话框。通过按对话框。通过按“查找范围查找范围”右侧的下拉按右侧的下拉按 钮，定位到相应的工作簿钮，定位到相应的工作簿(如如“工资工资.xls”等等)文件夹，并选中该工作簿文档。文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开以后需要打开“常用文档常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档常用文档”菜单，菜单， 单击其中的相应选项即可。单击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将提示：尽管我们将“超链接超链接”选项拖到了选项拖到了“常用文档常用文档”菜单中，但并不影响菜单中，但并不影响“插入插入”菜单中菜单中 “超链接超链接”菜单项和菜单项和“常用常用”工具栏上的工具栏上的“插入超链接插入超链接”按钮的功能。按钮的功能。 四、制作四、制作“专业符号专业符号”工具栏工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制 作一个属于自己的作一个属于自己的“专业符号专业符号”工具栏。工具栏。 1.执行执行“工具工具宏宏录制新宏录制新宏”命令，打开命令，打开“录制新宏录制新宏”对话框，输入宏名对话框，输入宏名?如如“fuhao1”? 并将宏保存在并将宏保存在“个人宏工作簿个人宏工作簿”中，然后中，然后“确定确定”开始录制。选中开始录制。选中“录制宏录制宏”工具栏上的工具栏上的“相对引相对引 用用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏录制宏”工具栏上的工具栏上的“停止停止” 按钮，完成宏的录制。按钮，完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏宏”。 2.打开打开“自定义自定义”对话框，在对话框，在“工具栏工具栏”标签中，单击标签中，单击“新建新建”按钮，弹出按钮，弹出“新建工具栏新建工具栏”对对 话框，输入名称话框，输入名称“专业符号专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 切换到切换到“命令命令”标签中，选中标签中，选中“类别类别”下面的下面的“宏宏”，将，将“命令命令”下面的下面的“自定义按钮自定义按钮”项拖到项拖到 “专业符号专业符号”栏上栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。 3.选中其中一个选中其中一个“自定义按钮自定义按钮”，仿照第，仿照第 2 个秘技的第个秘技的第 1 点对它们进行命名。点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏指定宏”选项，打开选项，打开“指定宏指定宏” 对话框，选中相应的宏对话框，选中相应的宏(如如 fuhao1 等等)，确定退出。，确定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭关闭“自定义自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号专业符号”工具栏，工具栏， 向单元格中快速输入专业符号了。向单元格中快速输入专业符号了。 五、用五、用“视面管理器视面管理器”保存多个打印页面保存多个打印页面 有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器视面管理器”吧。吧。 1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列或列)标上拖拉，选中它们再右击标上拖拉，选中它们再右击 鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏隐藏”选项，将不需要打印的行选项，将不需要打印的行(或列或列)隐藏起来。隐藏起来。 2.执行执行“视图视图视面管理器视面管理器”命令，打开命令，打开“视面管理器视面管理器”对话框，单击对话框，单击“添加添加”按钮，弹出按钮，弹出 “添加视面添加视面”对话框，输入一个名称对话框，输入一个名称(如如“上报表上报表”)后，单击后，单击“确定确定”按钮。按钮。 3.将隐藏的行将隐藏的行(或列或列)显示出来，并重复上述操作，显示出来，并重复上述操作， “添加添加”好其它的打印视面。好其它的打印视面。 4.以后需要打印某种表格时，打开以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击，选中需要打印的表格名称，单击“显显 示示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上 的的“打印打印”按钮，一切就按钮，一切就 OK 了。了。 六、让数据按需排序六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺 序，也不是按笔画顺序，怎么办序，也不是按