公文生效标志研究一、 印章研究（一） 印章的起源中国印（篆刻）是一门历史悠久的传统艺术。如单从文字释意， “印”字左半部是个“爪” 字，即手，右半部是个“节”字，就是符节，也就是凭证，合起来就是手持符节，代表诚 信战国古玺 秦印汉官印汉私印将军印汉玉印魏晋南北朝印朱白文印字 母印六面印缪篆印杂形玺图案印成语印花押印封泥钮制隋唐以来的官 印宋元圆朱文印兄弟民族文字的中国印今体字中国印收集印、斋馆印、闲章。（二） 印章的种类1.按载体类型划分（1）实体印章：具有实体形态，用于纸张等其它实体载体的印章。（2）电子印章：“电子印章=数字签名+印章图片”数字签名才是真正具有唯一识别数据来源的具有法律效力的有效电子签名数据，而印 章图片只不过是为了可视化电子签名而附加的部分，由于中国等东方国家一直有使用印章 “玉玺”之传统，所以在正式文件上进行数字签名的同时会绑定相应的印章图片。可以 形象地将电子印章中的数字签名视为文档安全的保证，而印章图片则是文件权威性的标志。电子印章能否解决公文传输中的全部安全问题呢？对这个问题的回答是否定的。信息 系统的安全应该根据用户对安全的需求来选择合适的安全策略。电子签名（电子印章）只 能够提供信息的完整性和真实性方面的验证，它提供的是一种事后的鉴别证据，所以是立 法的基础，如果需要防止内容泄密，则要对文档本身采取加密传输的安全措施。而要防止 非法访问系统资源，则属于访问权限的问题的。采用安全网闸则是为了堵住网络非法入侵， 所以当我们讨论一个问题时，不要孤立地去考虑，而要综合考虑。有些问题某一类产品是 解决不了的，但是如果综合考虑其它措施则是非常容易解决的。另一方面，当我们讨论信 息系统的安全问题时，千万不要忽视人的因素，机器是死的，人是活的，所以，任何一项 安全策略中都不会忽略人的作用。 2.按特定用途划分（1）公章：即按照法定的规格、外形、尺度和样式刻制的标明一个机关或企业法定全称的印章， 是一个机关或企业的标志和象征。（2）专用章：即机关或企业为了便于工作，专门刻制用于某种特定用途的印章。这种印章只适用于 印章上标明的使用范围，超过这个范围就失去了法律效力。如：业务专用章、财务专用章、 人事专用章、信访专用章、医疗专用章、会议专用章、食堂专用章等。还有几种印章，如：县以上政府机关、部门铅印文件时使用的印模；外事专用的火漆印；党政机关、学校用于 签发证件、证书的钢印；将正式印章缩微后用于各种凭证的缩印等，也属专用印章的范畴。（3）钢印：即用金属材料刻制的上下两部分凸凹相对，可以直接在文凭证件上压印出字迹的印章。 一般用于需要贴照片的证件，盖在照片与证件的骑缝上，表示证件与照片相吻合，防止伪 造。钢印不能作为文件、介绍信及其票据凭证的有效标志。（4）缩印：即按照公章比例缩小用于印刷的专用公章，实际上还是一种专用章。只能用在小型票 证上，如：“菜票”、税务发票及其他专用票券等。不能作为正式印章用于介绍信或出具证 明等。（5）套印：即按照正常比例制作的专门用于印制文件的印章。（6）领导人名章：即一个机关或企业领导人的印章。它具有行使职权的标志和权威作用。有些凭证不但 要加盖公章，而且还要加盖领导人的名才能生效。发布政令、财务预算和决算、银行支票、 合同、协议、毕业证书等需要加盖领导人名章。这种领导人名章，与个人私章性质不同， 属于公务专用章。（三） 印章的管理1. 印章的刻制与颁发（1） 印章的制发权一个机关或企业的性质、级别、职权范围是由上级机关赋予或认可的。而印章是机关 或企业的象征物。机关或企业的公章应由其上级主管机关负责制发。各机关企业的专用章、 钢印，一般报经上级批准后自行刻制。领导人名章，经本级机关或企业领导人同意后，本 机关或企业自行刻制。（2）印章的刻制一个新的机关、新的企业组建、成立或原机关、企业更改名称，都要由其领导机关或 法定的上级主管机关的办公厅(室)负责刻制印章。（3）印章的颁发 一般由使用机关或企业派专人到颁发机关领取。颁领双方要当面检验印章。然后由颁 发机关将印章密封加盖密封标志后由领取人出具收条带回。2.印章的管理与使用（1）印章的管理 印章要指定专人负责保管和使用。保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁。使用后 要及时收存锁好。不得将印章随意放置。 一般情况下不得将印章携出机关或企业外使用。确需在机关或企业外使用的，要由 印章管理人员携带印章到场监场。（2）印章的使用 原则上，使用机关或企业的印章，要由本机关或企业的领导人审核签字。使用机 关或企业办公室的印章要由办公室负责人审核签字。为了方便工作，对一些一般性事务的 用印，机关或企业的领导也可授权办公室负责人或印章管理人员审签。但是，一定要明确 授权范围，超出范围的，应请示领导审签后方可用印。原则上印章应与发文名义相符，除 会议纪要外，正是公文均应用印方能生效。 印章管理人员用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。确认符合用印的 手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。除留有存根的介绍信，机关或企业发文有 发文登记外，其他用印均应进行登记。 对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份，立卷归档。如：合同、协议、领导人 签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等。 不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭 证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印，但凭证上要逐页 编号，装订成册，由领用部门办理领用手续，按规定填发。 经过审查、登记后，即可按要求加盖印章。一般情况下，印章应加盖在落款的年、 月、日处， “齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日被盖在印章的下面)、 印迹端正、清晰。3.印章管理与使用的相关问题文件底稿是否需要用印？ 以示发出，改善发文工作。 保证文件的法定权威性：文件底稿上有拟稿人、审核人、签发人的亲笔署名,从一 定意义上说杜绝了文件的假冒,虽然其具有法定效力，但却没有以用印的方式保证。 对于白头文件，不仅可以提高文件执行的效率；同时可以杜绝违法文件的发出，体 现出依法治国的理念；增强对白头文件妥善管理的意识，有利于保密等工作。二、 成文日期成文日期指公文定稿产生或发布的时间，即领导人签发的日期。联合行文时，以最后 签发机关的领导人签发的日期为准，经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准，电报 以发出日期为准。 “生效日期”指公文中的信息对受文对象产生法定效力的时间。成文日期是一个形式（格式）要素，生效日期则是一个内容要素。一般情况下，文件的“成文日期”应在落款处体现。规范性文件或其他经会议讨论通过的文件（没有主送机关的文件）多采用题注的形式体现，成文日期加括号 标注于标题下方居中位置。行政机关的成文日期应以汉字书写其中“零”应以“书写，而不能写成“零”或“o”党的机关的成文日期应以阿拉伯数字书写。关于失效日期，文件在制订时，说明文件的有效时间，超出这一时间，则被认为是自动失效；或者是，在文件发布时，说明原有文件的在本文件产生法定效力后 自动失效。失效日期指失去了法定效力，不等于失去针对文件与档案的某种角度所说的现 行效用。三、 关于签署签署是指签发公文的正职领导人在正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的活动。凡以机关名义制法的公文除会议纪要外均需加盖印章，凡以领导人名义制法的公文均需签署，合同等文件需印章与签署俱备。签署权威正职领导人专有，副职领导不必联署；除特殊情况外，通常不能有副职代为 签署，公布性文件尤其如此。四、 法定人数法定人数是指法定资格和所限人数两重含义。 根据中国共产党基层组织选举工作暂行条例规定，基层党组织选举的党员大会的 法定人数为有选举权的到会人数超过应到会人数的五分之四，召开支部大会通过决议（非 选举）的法定人数为有表决权的到会人数超过应到会的半数。 根据中华人民共和国公司法规定，董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可 举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。一般而言，会议召开的法定人数必须过半，通过文件的法定人数也必须过半。现实中,很多情况下会议纪要是在开会前发给与会者,以此作为会议讨论之用,在其文本 上做修改后集体签字，但由于其文本仍要重新缮印，必然存在不合法的因素。应当清楚，会议纪要本是在会后才进行，切不能因怕麻烦和错误的提高效率而改在会 前实现写好。作为讨论或修改依据的功能应该以会前的会议通知或会议进行时的会议记录 来实现。为了维护会议纪要的真实性和准确性，会议纪要必须经会议主持人审阅、签发，重要 会议的纪要还需得到与会者的认可。