比优特集团房地产开发分公司行政管理手册第一部分第一部分 文明文明办办公管理公管理办办法法第一章 总 则第一条 为充分体现湖北爱特投资有限公司的企业文化和形象，实现办公管理的科学化、规范化和制度化，特制定本管理办法。第二条 本办法包括办公现场管理、接待礼仪管理、着装仪表管理及电话使用管理。第二章 办公现场管理第三条 员工应注意保持公司地面及周边的环境卫生，做到无积水、灰尘、蜘蛛网、杂物等现象。每季度由总经办组织对办公区进行一次大面积的消毒杀菌工作。第四条 办公区内办公桌、椅、文件柜的清洁由员工自己负责每天打扫，部门使用的文件柜的清洁与管理由其所属部门负责。第五条 办公区内物品位置摆放合理、实效、整齐，无乱堆乱放现象。第六条 办公桌上定置电脑、电话机、台历、茶杯、文件盒及相关办公用品等，不堆放与工作无关的杂物；下班前各类文件、文具及时归档存放，办公桌面应整洁、干净。第七条 办公桌抽屉、柜内无纸屑、无杂物，办公文件、文具摆放整洁卫生。第八条 工作椅以正在办公时的桌椅相对方向为基准放置。人离开办公区时，工作椅处于向桌下半推进状态；下班或长时间外出时，工作椅处于全推进状态。第九条 办公区内任何时间、任何地点严禁吸烟，不得有烟头、烟灰。员工和来访的客人只能到公司指定的办公区外的吸烟区吸烟。第十条 办公区内空调控制末端设备由各部门自行管理，在部门所有人员离开后，应该将控制器置于关闭状态。第十一条 办公区内任何时间严禁玩网络和本机游戏；上班时间严禁上网聊天和浏览与工作无关的网页，确因工作需要上网的必须挂工作上网标识牌。上班时间严禁聊天、吃零食、闲坐和睡觉等与本职工作业务无关的行为，任何时间严禁聚餐和长时间电话聊天等行为。第三章 接待礼仪管理第十二条 办公区内有客人来访时，员工应立即礼貌地站起并招呼“您好，欢迎光临”或“某某先生（小姐），您好”，当对方递过名片时，应以双手接过名片并认真倾听来人讲话，必要时应做好记录。第十三条 在走廊、楼道行走时应遵循右侧行走，避免碰撞或堵塞而影响他人行走，遇到领导或客人时应立即缓行，以示礼貌。第十四条 有访客到公司时，要配合访客步调，在访客左侧前一公尺处引导，在转弯或上楼前，应先作指引动作，让客人明白去往何处。第十五条 招待客人面谈时，应适时端上茶水（茶杯不能倒满），放在客人较近的茶几上，若面谈时间较长，应适时往杯内添加茶水。第十六条 办公室、走廊、楼道等为办公和公共场所，应尽量保持安静，说话、交谈语气要平和，不大声喧哗或谈笑风生而干扰他人工作。第十七条 办公桌、椅、工具的使用避免发生碰撞噪音而影响办公环境。第十八条 同事之间坦诚相待，明辨是非，不道听途说，不议论公司机密和与工作无关的事。第四章 着装仪表管理第十九条 除冬夏两季外，员工上班时间应着职业装，保持衣容整洁，不准穿奇装异服，不准穿拖鞋、背心及打赤膊，不染异色头发。周末可穿休闲装。第二十条 男员工不蓄长头发（标准为左右不得过耳，后面不得过衣领），不得蓄胡须。第二十一条 女员工化淡妆，不乱涂脂抹粉，不蓄指甲，不涂指甲油。第二十二条 讲究个人卫生，不随地吐痰，不做不文明动作。第二十三条 上班前不喝酒，无醉意。经批准的有特殊业务招待的情况除外，但任何情况下，不得酗酒。第五章 电话使用管理第二十四条 电话铃声响三次以内，应接听电话，以免使对方久等而失望或不快。第二十五条 通话时，拿起电话应先讲“您好，我是湖北爱特某某部”，通话语调要和气、优雅，如遇对方说话声小，应有礼貌地说明“对不起，我没有听清，请您大点儿声说”，不能高声喊叫或拍击桌面。第二十六条 如遇来电找人时，应先说“请您稍等”再迅速将电话转给被找者；被找者不在时应知会对方“对不起，某某现不在办公区，请您稍候再联系”；如对方需留言，必须做好记录，并及时转告。第二十七条 电话突然中断时，应立即挂上电话，再次通话时要表示歉意；通话完毕，应等对方挂断之后，再轻轻挂上电话。第二十八条 公司的办公电话只用于公事，通话前应进行思考，尽量简明扼要，每次通话时间原则上控制在 3 分钟内；如遇长途电话使用时，部门根据工作需要，做好长途通话备查记录。第二十九条 各部门要加强对电话接听的管理，外单位人员一律禁止接听本公司电话。第三十条 打电话时注意控制音量，以免影响他人办公。第六章 附 则第三十一条 凡本公司员工均应遵守本管理办法，出现违规者，每条款处罚 2050 元，公司有奖惩规定的按奖惩规定处理。特别强调普通员工违规，将追究部门负责人督导不力的责任；部门负责人违规，将追究分管领导责任，一并处罚。第三十二条 本办法自发布之日起实施。第二部分第二部分 文件文件审审批批办办法法第一章 总 则第一条 为了进一步提高公司文件办理效率和质量，规范公司各种文件起草、传递以及审批流程，特制订本程序文件。第二章 适用范围第二条 本程序文件适用于湖北爱特投资有限公司及其子公司所有需要决策层和总监审批、会签的文件。第三条 公司向政府各部门呈递的建议、报告、申请、请示等。第四条 公司各部门向公司领导呈递的报告、申请、请示等。第五条 公司各部门起草的管理文件如制度、工作计划、业务函件等。第六条 使用本公司的各种证照、签章的申请单。第七条 其他需要签批的报告、单据。第三章 职 责第八条 各个部门指定兼职资料管理员，资料管理员负责文件的登记、传递。第九条 各个部门负责人负责草拟文件的审核。第十条 总经办秘书负责文件的登记、报批以及分发。第十一条 文件、资料传阅时由部门资料管理员负责跟进，及时回收并按制度归档。第十二条 对于各部门已形成但最终因各种原因未有实施的报告、通告等文档，其中对日后工作确有参考作用的，由部门资料管理员负责收集纸质及电子档并注明“未实施件”。第四章 文件分类和审批时限第十三条 根据文件批复紧急情况，文件分为普通、加急和特急三种。第十四条 普通文件每级领导应在 2 个工作日内审批完毕，加急文件每级领导应在 1个工作日内审批完毕，特急文件每级领导应在半个工作日内审批完毕。第十五条 日常事务性用印、派车申请以及其他特殊情况可及时办理。第五章 文件拟订办法第十六条 公司向政府及各职能部门呈递的建议、报告、申请、请示等文件，原则上由总经办起草、发文，涉及工程、法律等专业知识或有关各部门独立负责的工作的文件，由经办部门拟订初稿，由总经办审核、修改；报批时，将专业人员名单和意见、建议作为附件一并上报公司领导，供领导审批时参考。第十七条 公司各部门向公司领导呈递的报告、申请、请示等，涉及其他部门事项的，由文件起草部门征求相关部门意见或建议，必要时组织相关部门讨论；报批时，将其他部门意见、建议以及建议采纳情况或说明作为附件一并上报公司领导，供领导审批时参考。第十八条 管理制度、规定的拟订部门，在管理制度、规定初稿拟订后，必须征求领导意见和相关部门意见，必要时组织相关部门讨论；报批时，将其他部门意见、建议以及建议采纳情况或说明作为附件一并上报公司领导，供领导审批时参考。第十九条 文件拟订部门发出征求意见函（电子邮件或其他形式通知）后，被征求意见部门必须按要求回复，不得延迟或敷衍。第六章 文件的登记和传递第二十条 各个部门向公司决策层上报审批文件时，必须由本部门资料管理员登记上报文件后，再将文件交给总经办或财务管理部资料管理员登记，并由拟文部门资料管理员签字确认。登记表见附件一审批文件登记表。第二十一条 领导审批后，由总经办将文件分送到各个部门，部门资料管理员签字确认。第二十二条 需要领导分别审批签字的文件，由文件拟订部门报分管领导审批后，再报总经办，并由总经办秘书负责文件在副总经理和总经理之间传递。第二十三条 需要部门会签的文件，在向有关领导报批前，由发文部门负责文件传递；会签时，同样履行文件登记手续。第七章 文件审批权限第二十四条 各部门所拟各种建议、报告、申请、请示等文件，由本部门拟订，总经理（付总经理）签署意见后，（涉及费用的需经财务总监审核），如果需要董事长审批的，由总经办报董事长审批。第八章 文件归档管理第二十五条 文件由拟订部门按照公司档案管理制度规定交给总经办，由总经办进行归档管理。第二十六条 人事资料由总经办按规定办理。第三部分第三部分 档案管理制度档案管理制度第一章 总 则第一条 为提高档案管理水平，规范档案工作程序，系统保存企业资料，有效保守机密，便于查阅和使用，结合本公司工作实际，特制定本制度。第二条 整合资源、分级负责、归口管理、集中存档、信息共享。第二章 管理范畴第三条 各级政府部门颁布、下发的文件、通知、指示、条例等，以及本公司向政府各部门呈递的报告、申请、请示等；第四条 对外的正式发文及与有关单位来往的文件资料；第五条 本公司与有关单位或政府部门签订的协议、合同等；第六条 公司内部临时性文件资料，如各种工作计划、工作报表、会议资料、人事资料、活动资料、函件资料、工程日志、工作日记、影像资料、照片、电子文档复印、与公司有关的报刊资料及其他各类事务性资料等；第七条 公司开发经营的各项目资料，如可行性报告、调查报告、方案、简介等；第八条 各项目工程图纸及建筑资料等；第九条 本公司的各种证照；第十条 公司董事会的相关资料。第三章 编号管理办法第十一条 公司收到或发出的、对外或对内的所有文件资料都必须编号。编号的管理和操作，由各部门档案管理人员负责。根据文件资料保密性的重要程度，从重要至普通，依次为绝密、机密、普通。（一）密级代码：（见密级表）（二）企业代码：（见企业代码表）（三）部门代号：（见部门代号表）（四）文件分类代码：（见文件分类代码表）（五）年度编号：分隔符+文件流水号（密级代码+企业代码+部门代号+“字”+文件代码+“第”+年度+“-”+流水号）若是外来文件，则在编号结构中“字”前加上“L”。例如：规划部的工程图纸，密级为绝密。我司编号应为：“绝 L 规字 TZ 第-号”。第十二条 编号程序：在文件产生时，由经办人到部门档案管理人员处领取编号。从起草文件开始，该编号一直伴随该文件在审批流程中流转直至正式生效发出。若该文件在审批流程中作废，则该编号一同被作废。档案管理人员有权清理所发出编号的文件下落。若文件在审批流程中通过并盖章发出，档案管理人员有责任在每月底将本月所发生的文件编号目录及文件正本移交至机要室。附：1、密 级 表密级级别借阅批准权限密级代码绝密总经理绝机密副总经理/总监机普通部门经理普2、企业代码表 企业名称代码湖北爱特投资有限公司A武汉市阳逻安居物业有限公司Y武汉源江房地产开发有限公司U武汉长江通讯房地产开发有限公司C供热项目G3、部门代号表部门简称总经办经人事行政部之行政行人事行政部之人事人财务管理部之财务财财务管理部之成本合约本项目部项项目部之综合事务综安居公司安源江公司源售楼部售4、文件分类代码表分类一级目录名一级二级三级序号称代码代码代码1合同HT2报告BG3记录JL4纪要JJ5通告TG6内联单NL7函件HJ8公司对外资料ZL9客户资料KH10图纸TZ11项目可研报告KY12建议书JY13方案FAW 表示对外发文。N 表示对内发文。D 表示地产专档5、编号表范例： 武汉市源江房地产开发有限公司 07 年项目可行性研究报告，密级为普通：A 投字 UKY 第 D07-001编号日期文 件 名 称流水号密级专档07/5/20源江新居项目可行性研究报告001普 07/5/23 002 003 第四章 档案室管理第十三条 总经办档案管理人员在收到各部门移交的编号目录及文件正本及电子档后，