文书流程管理手册行政院研究发展考核委员会 中 华 民 国9 4 年3 月目錄I文书流程管理手册目录第一章 总 则 1第二章 权责划分 8第三章 管制标准 12第一节 处理时限 12第二节 管制区分 12第三节 计算标准 14第四章 管制方法 21第一节 登录 21第二节 统计 23第三节 分析 24第五章 文书稽催 33第一节 衡量准据 33第二节 实施稽催 33第三节 展期申请 35第四节 检讨运用 36第六章 一般公文时效管制 37第一节 法令依据 37第二节 管制原则 38第三节 处理时限 40第四节 计算标准 40文書流程管理手冊II第七章 项目管制案件时效管制 42第一节 法令依据 42第二节 管制原则 42第三节 处理时限 43第四节 计算标准 44第八章 人民申请案件时效管制 46第一节 法令依据 46第二节 管制原则 46第三节 处理时限 47第四节 计算标准 48第五节 研讨缩短处理时限 49第九章 人民陈情案件时效管制 50第一节 法令依据 50第二节 管制原则 51第三节 处理时限 52第四节 计算标准 53第五节 订定处理程序 54第十章 诉愿案件时效管制 55第一节 法令依据 55第二节 管制原则 57第三节 处理时限 57目錄III第四节 计算标准 58第五节 订定处理程序 60第十一章 立法委员质询案件时效管制 61第一节 法令依据 61第二节 管制原则 62第三节 处理时限 62第四节 计算标准 62第五节 订定处理程序 64第十二章 公文检核 65第一节 目标订定 65第二节 作业项目 65第三节 建立公文检核制度 68第四节 奖惩 71第十三章 训练与倡导 74第一节 训练 74第二节 倡导 74第十四章 附则 76附录：公文时效统计格式与说明 77附录：文书流程管理相关规定 90文書流程管理手冊IV第一章 總 則1文书流程管理手册文书流程管理手册第一章第一章 总总 则则公文是政府机关推动公务、沟通意见的重要工具，公文本身能否发挥功能，与行政效能有极密切关系。为因应业务发展需要，行政院于 93 年 12 月 1 日以院台秘字第 0930091795 号函颁修正事务管理手册文书处理部分，对于公文制作程序、结构、表达方式、处理程序及流程管理，以及文书自收文或交办起至发文归档止之流程提供相关作业规定。为提高公文办理时效，行政院研究发展考核委员会（以下简称行政院研考会）于 63 年 3 月订定公文时效管制作业手册 ，付诸实施，其后历经同年 9 月 1 日再版及 66 年 6 月、82 年 2 月修正3、4 版，实施以还，已具相当成效。配合文书处理手册之文书稽催专章修订为文书流程管理，文书稽催之消极间接管制观念已为积极主动导正之流程管理理念取代， 公文时效管制作业手册爰更名为文书流程管理手册 ，除文书稽催外，并随执行需要，将原手册部分章节增修检讨或予充实，于 90 年 4 月修正 5 版，另为配合行政院事务管理手册文书处理部分之修正，兹经搜集分析各机关实务运作情形、管理措施等相关数据，于 94 年 1 月修正 6 版，提供各机关参用。重点分述如次：一、全程管制（一）文书流程管理，为一整体作业，亦为机关内每一成员的基本职责。流程管理的实施，应由各级人员自我管理做起，以业务单位主动导正为主，文书单位稽催及专责管制单位之协调、管考为辅。（二）公文从收文至发文（或存查）应全程列入管制。二、全面管制文書流程管理手冊2（一）行政机关均应实施文书流程管理，以求全面配合。（二）行政机关内各单位均应列入管制范围，即无论总收、总发文件，或单位收文、单位发文、创签、创稿文件（或存查）均应列入管制。（三）文书流程管理属全面性、一致性的作业，有关要求标准、处理原则等必须统一规定，共同遵守。一般行政机关，其作业技术在不抵触院颁事务管理规则、文书处理手册与本手册原则之情形下，得配合组织型态、业务特性与事实需要，由各机关自行订定。至与一般行政机关性质不同，不尽适应一般管理规定者，如学校、事业机构等，得由其上级机关按其业务性质与需要，参考本手册自订规定实施。三、作业范围：（一）强化机关各层级人员自律时效、全面品管精神，共同落实提高公文处理时效及质量之管理理念。（二）建立完整的登录系统，对每一公文的全部流程，予以正确的登录，作为稽催、统计与管理的依据。（三）精确统计每一公文全部流程所使用的时间，作为分析的依据。（四）分析流程状况，发掘问题，寻找瓶颈所在，作为检讨依据。（五）有效稽催，以防止积压与偏差。（六）不断检讨改进登录、统计、分析与稽催结果所发现的缺失与问题，使法令、组织、执行三大环节密切结合，促使各机关对文书流程适时运用工作分析与简化，达到处理迅速确实、提高行政效率与公文质量的要求。四、管理原则文书流程管理为一全程性、全面性作业，其应遵循的原则如下：第一章 總 則3（一）视机关组织特性，明确划分文书流程管理作业权责，赋予每一单位、每一成员应负的职责，使能各尽其职，责无旁贷。其权责划分应以本手册规定为原则，如因机关特性肇致实务作业有业务单位、文书单位及专责管制单位权责划分难符手册规定之情形，各机关得依业务性质弹性调整。（二）有关法令规章，必须随时检讨，定期修订，使每一作业皆有准据。（三）层层负责，逐级考核，使执行不致偏差。并按行政系统逐级推动，督导所属机关全面实施文书流程管理。（四）必须做到组织、法令、执行三大环节密切结合，才能达到处理效率化、管制全面化的要求。（五）立法委员质询案件、人民申请案件、诉愿案件与人民陈情案件，各有其法令规定，其性质亦各有不同，必须按其性质分别订定处理程序，单独管制统计。五、名词释义：（一）文书流程管理：以登录详尽之公文处理过程相关事实信息为基础，实施自我管理、文书稽催、时效统计分析及流程简化等管理措施，以提高公文处理时效及质量的一种管理作业制度。（二）自我管理：机关组织各级人员均应秉持自制自律精神并自我充实，以期共同落实提高公文处理时效及质量之管理理念，其消极层面在人员确遵各项文书处理规定，善尽职责并主动导正影响公文时效因素，积极层面则在于增进其业务知识及积极任事态度，根本提升公文质量。（三）文书单位：机关内负责办理收文、分文、缮打、校对、用印、发文等文书作业之单位。文書流程管理手冊4（四）业务单位：直接负责文件签办或文稿拟判之单位。（五）专责管制单位：依机关组织法规之掌理事项分工或经机关首长指定，负责综理文书流程管理相关工作之单位（或受指派负责综理文书流程管理专人所属的单位） 。（六）文书稽催：文书稽催为文书流程管理的重要环节。狭义说，在要求公文办结前，查询公文各个处理过程的办理情形，促使公文能在规定期限内处理完毕；广义说，乃指公文办结前后，对公文处理的一种稽查作业。 （七）文书流程：公文处理过程中的收文（创稿） 、分文（交办） 、拟办、陈核、批示、拟稿、会稿、核稿、判行、缮打、校对、用印、发文、归档等的全部作业。（八）立法委员质询案件时效管制：依据立法院职权行使法及行政院暨所属各机关办理答复立法委员质询案件处理原则处理时限，所实施的时效管制作业。 （九）诉愿案件时效管制：依据诉愿法所定的诉愿处理时限，并以案为单元，所实施的时效管制作业。（十）人民申请案件时效管制：人民申请各种证照等案件，除法规另有规定外，各主管机关应按其性质，区分类别、项目，分别订定处理时限，并以案为单元，所实施的时效管制作业。（十一）人民陈情案件时效管制：依据行政程序法及行政院暨所属各机关处理人民陈第一章 總 則5情案件要点 ，人民对于行政兴革之建议、行政法令之查询、行政违失之举发或行政上权益之维护，向主管机关提出之具体陈情，由主管机关依要点规定订定处理时限，并以案为单元，所实施的时效管制作业。 （十二）处理时限：按公文处理速别规定，自收文至发文（存查）的全部流程可使用时数或日数，例如文书处理手册规定速件：3 日 ，其处理时限即为 3 日。（十三）限办日期：依据各类公文之处理时限规定可使用日数，计算应办结之实际日期。 （例如速件处理时限为 3 日，于 10 月 9 日收文，依一般公文之计算标准扣除国庆节后，从 11 日起算，应于 13 日办结，其限办日期为 10 月 13 日） 。 （十四）可使用时间：指在每一公文处理过程中，每一处理阶段所能使用的时间而言。如普通件应在 6 日内办结，其中承办、会稿（签） 、核稿、判行，以及缮校、用印、发文时，只能使用其中的一部分时间，而预留其它过程的作业时间；可使用时间的分配，由各机关按其特性自行订定。 （十五）创稿：无正式来文而主动办理或交办的案件。（十六）限期公文：来文或依规定订有期限的公文。（十七）汇办案件：同一案件内的有关事项，必须汇集全部来文后，始能统一处理的案件。 （十八）并办案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是对其他机文書流程管理手冊6关来函查催案件而仍待办者，基于效率原则所统一处理之案件。（十九）个案分析：对超过一定处理时限的待办案件，采取以案为单元的分析处理作业，其目的在促进全案的整体时效，防止积案的产生。（二十）个件分析：对使用日期较长的案件，采取以文为单元，逐件分析其流程，其目的在于检讨其瓶颈所在，从根本上寻求提高公文时效的途径。（二一）发文使用时间：从机关收文次日起，至发文之日止的全部文书流程中，扣除假日所使用的时间，在统计时称为发文使用日数 ，并以日为单位。超过半日或不足 1 日者，以 1 日计算，而不足半日者，以半日计算（机关业务特性需要，设有电子设备以时为单位进行管制者，得以实际使用时数，换算为日计算时间） ；立法委员质询案件则以行政院电子交答发文之日起至拟答电子文件传送行政院之日止为其发文使用时间。 （二二）发文平均使用日数：发文使用日数之和，除以发文总件数，所得之商，谓之发文平均使用日数 。 （二三）项目管制：公文涉及政策、法令与其它机