武汉华羲金时投资管理有限公司 人资、行政部 规章制度内部文件 文件编号GKHRA2012070901现阶段公司文件档案管理现阶段公司文件档案管理一、一、文档的分类文档的分类1 1 1 1、按类别分类按类别分类 一般文件一般文件： 是指日常工作中的， 流动与上下级、 平级伙伴之间的文件。 基本上可以分为： 客户开发 （Clients Developing缩写 CD） 、 工作计划 （Work Plan缩写 WP） 、 考核绩效（Performance&Assessment缩写PA） ； 规章制度：规章制度：是指由公司人资、行政部发出的经总经批准的公司制度性文件，包含： 公司政策（Company Policy缩写 CP） 、规章制度（Rules&Regulations缩 写 RR） ； 重要通告：重要通告：是指由交易所或公司发出的具有时效性的文件 交易所通告（ExchangeAnnouncement缩写 EA） 、公司通告（Company Announcement缩写 CA） ； 2 2 2 2、按保密级别按保密级别 公开公开（PublicPublicPublicPublic） ：公司内部全体成员、客户、其他社会人员；文件代码GK 内部（内部（InternalInternalInternalInternal） ：公司内部全体成员；文件代码NB 保密保密（ClassifiedClassifiedClassifiedClassified） ：文件指定的具有权限的公司人员；文件代码BM 3 3 3 3、按部门分类、按部门分类 人资、行政部HR&Admin Department文件代码HRA 市场一部No.1 Marketing Team文件代码MT1 市场二部No.2 Marketing Team文件代码MT2 技术部Analysis&Technic Department文件代码ATD 4 4 4 4、文件的归档、文件的归档 电子文件的归档电子文件的归档： 为配合公司无纸化管理， 更多的文件将以电子版的形式被制作、 传递、 和保存。 电子文件的归档应依照文件类别分别设立文件夹，保密文件需经总经理授权设置密 码，并制作电子文件夹存储文件列表 。文件和文件列表应定期存储在专用的 U 盘或 移动硬盘存放在保险柜中。 纸质文件的归档：纸质文件的归档：纸质文件均为重要文件，除日常会用到的伙伴手册 、 薪资手册 外， 其他的文件均应存在文档盒内。 文档盒正面应标明盒内存放的内容标题， 其格式为： 目录目录 1.1.1.1.文件名文件名 1 1 1 1 2.2.2.2.文件名文件名 2 2 2 2 3.3.3.3.。 。 。 。 。 。 。 。 二、二、文件的制作规范文件的制作规范1、页眉： 页眉是指每个页面的顶部。页眉应该包含的信息有： 公司全称、行文部门名称或缩写、文件类型(标红)武汉华羲金时投资管理有限公司 人资、行政部 规章制度内部文件 文件编号GKHRA2012070901页眉格式：宋体、小五号、不加粗、右对齐。 例、本文件页眉：英文： Jelouch Investment Management LTD. HR&Admin Department RR或中文： 武汉华羲金时投资管理有限公司 人资、行政部 规章制度2、页脚： 页脚是指每个页面的底部。页眉应该包含的信息由：保密级别（标红） 、文件编号。 文件编号格式：保密级别代码部门代码日期二位数编号 页脚格式：宋体、小五号、不加粗、右对齐。 例、本文件页脚：中文：内部文件 文件编号NBHRA2012070901或英文：Internal NO.NBHRA2012070901三、三、文件格式的审批文件格式的审批人资人资、行政部行政部：文件制作好后，由人资、行政主管审查确认无误后予以公布。公布方式 有：公司网站、公司 QQ 群、电子邮箱、纸质文件。 其他部门其他部门：部门内部文件制作好后，由主管审查确认无误有后在部门内部使用。其他公 司内部文件、公开文件，需传人资、行政部审核存档后公布。四、四、文件的传阅文件的传阅1、电子档文件的传阅：电子档文件的传阅遵循双向传递原则双向传递原则，即电子档文件的接收者 应在接收到文件的第一时间，反馈信息给发出者。 例如，电子邮件的接收者应该在打开并阅读邮件之后，回复原始邮件“已收到，谢谢” ； QQ 在线传送文件应选用离线传递离线传递模式； 网站上信息的更新可以不用回复。 2、纸质文件的传阅： 纸质文件的传阅遵循追溯负责原则追溯负责原则， 即纸质文件都需要归档保存， 每个接收者及时阅读者又是发出者，需要对文件的整洁、完整负有责任。 纸质文件传阅使用后，需返还人资、行政部门存档。五、五、原则原则1、公司全体成员均需要具有文件保密意识：文件保密是维护公司、伙伴及客户权益的 具体表现； 2、所有公司内部文件、保密文件均不允许带出公司； 3、全体伙伴应养成负责任的态度，妥善保存、保管纸质文件； 4、对于过期文件、档案应及时销毁；