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Office 办办公公软软件件应应用及操作用及操作第一模块第一模块 WORD 操作及应用操作及应用第一部分 WORD 基本认识一、 WORD 是 Office 办公软件组中专门针对于文字编辑、页面排版及打印输出的应用软件。二、 WORD 启动(略)三、 WORD 窗口的基本构成:1、标题栏:每次启动 WORD 后自动生成一个暂命名为“文档 1”的空白文档。2、菜单栏:提供所有控制 WORD 应用的操作指令。共九个菜单3、工具栏:常用菜单选项的快捷图标。经常使用的工具栏有:常用/格式/绘图/表格和边框/符号等。 (*可在工具栏任意位置处单击右键,打开或隐藏相应的工具栏)4、标尺:用于标注编辑区页面尺寸及划分情况。 (*单击“视图”-“标尺”可直接显示或隐藏该标尺。5、编辑区:WORD 文档页面编辑排版的主要页面。一般默认以A4 纸为标准大小,划分为文本区和页边区。文本区是 WORD 文档主体内容编辑区域;页边区内可完成页面的“页眉和页脚”的编辑。(*用户在页面编辑排版时,单击“文件”-“页面设置”:可对当前页面的纸型/方向以及页边距的范围等属性进行设定。排版时可使用标尺快速调整页面)6状态栏/滚动条、滚动按钮(略)(窗口构成如下图所示)(窗口构成如下图所示)第二部分 WORD 文档的基本操作及文字编辑一、 WORD 文档的基本操作:1 保存/另存为:新建立的文档(即从未存过盘的文档)可单击“文件”-“保存”标题栏菜单栏工具栏标尺编辑区滚动条/滚 动按钮状态栏/“另存为”进行存盘。存盘后修改或需要备份的文档,用户可根据需要直接“保存”或使用“另存为”完成备份文档。2 新建:直接创建一个空白 WORD 文档。单击“文件”-“新建” 。3 打开:可启动 WORD 后,单击“文件”-“打开”:选择文档的保存位置,选择文档,打开。(或者直接在文档的保存位置下,双击打开文档)4 退出(略)补充:5 搜索:适用于用户忘记文档的存盘位置(但文档名或内容能记住的情况下)单击“开始”按钮“搜索”:录入文件名或部分文字,即可搜索。二、 文字编辑及处理:在文字编辑时,用户注意选择合适的输入方法。1、利用键盘上 Ctrl+Shift 切换输入方法;(Ctrl+空格:在中文输入法与英文输入法之间直接切换) (注意字符全/半角的区分)2、段落结束后,击回车确定;3、鼠标单击定位插入点或利用键盘上光标方向键移动插入点位置;4、选定文本:任意选定:可利用鼠标拖放选定任意文本;特殊选定:在某段三击鼠标左键可选定该段;按下 Ctrl 键不放,单击可选定一句;移动插入点到相应位置,按下 Shift 键不放,利用键盘上光标方向键也可选定文本。5、清除文字:1)选定文字,单击“编辑”-“清除”-“格式”/“内容” 。2)选定文字,利用键盘上 Delete 键或 Backspace 键也可清除内容。 (注意:Backspace 退格键可依次清除插入点之前的文字;Delete 键依次清除插入点之后的文字)6、段落的合并和拆分:定位插入点,击回车键即可分段;定位插入点,到两段之间,利用 Backspace 或 Delete 键可将段落合并。7、符号的编辑:键盘上的符号可直接输入;双符号键上方符号按下 Shift 键再击键即可输入。三、 文字的基本编辑操作:1 移动/复制:选定文字,单击“编辑”-“剪切”/“复制”定位插入点指定位置,单击“编辑”-“粘贴” 。 (WORD 中剪切/复制的内容一般自动暂存为“剪贴板”上,执行“粘贴”命令即可。 )2 查找和替换:定位插入点,单击“编辑”-“查找”/“替换”:指定查找/替换的内容,查找下一处/替换/全部替换(根据需要执行相应的操作即可)3、撤销:允许用户将错误操作步骤取消应用。WORD 提供了撤销操作步骤的应用功能,用户可直接通过该操作恢复到用户进行格式设置修改前的状态。单击“编辑”-“撤销” ( 操作步骤名称)(用户可利用“常用”工具栏上“撤销”的快捷方式一次撤销多步操作步骤)4、重复:如果用户刚刚完成的操作步骤需要直接应用于其他对象上,用户可选定相应对象,单击“编辑”-“重复” (操作步骤名称)第三部分: WORD 文字格式修饰WORD 文字格式修饰适用于 WORD 文档中任何形式下的文字。 (正文区/表格文字/图形文字等)*一般要求先选定相应的文本区域。一 字体:选定文本,单击“格式”-“字体”:打开如图所示对话框:1、 “字体”选项卡:设置字体/字形/字号以及字体颜色/下划线/着重号等基本文字格式;同时,还可设置字符特殊效果,如删除线/上、下标/阴影、空心、阳文、阴文等。2、 “字符间距”选项卡:以当前字符格式为标准,对字体进行缩放(100%为标准值)/字符间距(标准/加宽/紧缩)/位置(标准/提升/降低) 。3、 “文字效果”选项卡:设置字符的屏幕显示效果(六种) 。二、段落格式:如图所示将文档段落的基本格式进行调整,主要包括:1、对齐方式:设置文档标题/落款等对齐方式(默认为两端对齐即左对齐;居中;右对齐等) ;2、缩进:左/右选项针对段落中每一行文字的缩进(如调整为负数,则文字排列于页面边界范围;3、行距:调整文字行之间的距离(默认为单倍行距) ;段间距:设置段落之间的距离(段前/段后距)三、其他格式:1、分栏:将文档页面以多栏形式进行编排。选定文本,单击“格式”-“分栏”:选择合适的分栏效果(或自定义分栏:栏数,栏宽,栏间距等) ,确定。 (即取消,可选定文本,选择栏数为“一栏”选项,确定即可)2、边框和底纹:选定文本,单击“格式”-“边框和底纹”:1) “边框”选项卡下,为所选文字添加线条边框(包括线型/线色/线宽以及线条应用范围等选项设置) ;2) “页面边框”选项卡下,为当前文档的所有页面添加边框(应用于整个文档的每个页面,可不必选定文本) ;3) “底纹”选项卡下,为所选文字添加填充色。3、项目符号和编号:为项目段落文字添加符号标记。所选项目文字,单击“格式”-“项目符号和编号”:选择合适的符号标记(或“自定义”选择) ,确定。4、调整宽度:将所选文字以字符数为标准调整宽度。选定字符,单击“格式”-“调整宽度”:设置合适的字符数,确定。5、文字方向:可设置文字排列方向为竖向。6、首字下沉:为段落第一个字符设置下沉或悬挂效果。选定首字,单击格式-首字下沉:选择下沉/悬挂效果,设置下沉行数,设置字符选项,确定。第三部分 图形图片的引用和编辑WORD 提供了三种可直接引用的图形对象,包括图片、自选图形、艺术字。一、图片:引用外部图片到指定位置。定位插入点,单击“插入”-“图片”-“来自文件”:选择图片文件的保存位置,选择合适的图片,确定插入即可。(图片插入后,系统一般自动给出“图片”工具栏,可利用该工具栏对图片的属性进行调整,如图片的显示模式/图片的亮度和对比度/图片的剪裁/图片的外框/文字环绕方式*注:图片插入后,一般以“嵌入型”与文字进行混排,可调整为其他方式,以便图片的移动等)二、自选图形:WORD 提供了多种图形形状,用户可根据需要拖放绘制。单击“插入”-“图片”-“自选图形”: 系统给出“绘图”工具栏:用户可利用该工具栏上的相关工具,进行图形绘制以及修饰。1 插入:单击“自选图形” ,在打开的图形列表中选择合适的形状对象,在页面中拖放绘制完成。 (线条类图形绘制时,双击完成绘制;标注类的自选图形可直接进行文字录入)2 图形的移动/缩放可通过鼠标拖放完成。 (选定图形:要在图形位置任意处单击,或者选择工具栏上“挑选”工具,将要操作的图形区域框选;按下 Ctrl 键不放,依次单击/框选可选定不连续的任意图形对象)如图,为图形被选定的状态。旋转控制变形控制缩放/位移3、图形修饰:利用绘图工具栏上填充/线色/字体颜色/实线线型/虚线线型/箭头样式以及阴影和三维效果为当前所选图形进行修饰。(如下图所示)4、图形特效:利用绘图工具栏上“绘图”菜单(如图所示)1)组合:将多个图形对象组合为一个整体图像。同时选定多个图形对象,单击“绘图”-“组合” 。(如需取消,选定图形,单击“绘图”-“取消组合”即可)2)叠放次序:将相互叠加显示的图形对象次序进行调整(上下方向的调整)选定图形对象,单击“绘图”-“叠放次序”:选择合适的调整方式修饰工具(上移一层/下称一层;置于顶层/置于底层等)3)对齐和分布:将多个图形对象的位置对齐或在同一个图文框中进行平均分布。选定多个图形对象,单击“绘图”-“对齐和分布”:选择合适的对齐或分布方式即可。4)文字环绕:文字环绕:*是将图形与正文文字之间的混排版式确定。是将图形与正文文字之间的混排版式确定。 、选定图形对象,单击选定图形对象,单击“绘图绘图”-“文字环绕文字环绕”:选择合适的环绕方式:选择合适的环绕方式(四周型(四周型/紧密型;上下型;浮于文字上方紧密型;上下型;浮于文字上方/衬于文字下方等)衬于文字下方等)三、艺术字:WORD 提供了多种艺术字形式,用户可将艺术字看作是“以文字为形状的自选图形)单击“插入”“图片”“艺术字”:选择合适的样式,编辑文字,确定。艺术字编辑和修饰与自选图形相似,可利用“艺术字”工具栏和“绘图”工具栏完成艺术字的调整和修饰。第四部分 WORD 表格的编辑及处理一、表格的插入和绘制:一)绘制表格:利用“表格和边框”工具栏的绘制工具利用该工具栏提供的绘制工具完成表格的绘制(即通过鼠标拖放完成)二)自动制表:单击“表格”-“插入”-“表格”:设置合适的行数/列数,选择合适的自动制表方式(固定列宽/根据内容调整表格/根据窗口调整表格) ,确定。(说明:表格中单元格的字体(说明:表格中单元格的字体/段落等修饰与正文文字完全一致)段落等修饰与正文文字完全一致)二、表格的调整:表格中一个单元格为一个段落。对表格内容的字体/段落/对齐等格式进行设置时,要注意选定相应的单元区域。单元区域的选定可通过鼠标拖放任意选定,也可在表格左侧或上方对行/列进行选定,定位插入点到任意单元格,单击“表格”-“选择”-“行/列/单元格/表格”也可。行高/列宽的调整:用户将鼠标指针定位到相应的线框处,鼠标拖放任意调整即可。 (或者:单击(或者:单击“表格表格“-“表格属性表格属性”:根据需要在:根据需要在铅笔橡皮线型/线宽/线色线框应用范围填充自动制表合并/拆分 单元格单元格内字 符对齐方式平均分布各 行/各列“行行/列列/表格表格”等选项卡下,指定固定的宽度或高度也可)等选项卡下,指定固定的宽度或高度也可)1、行/列/单元格的插入:选定行/列/单元格,单击“表格”-“插入”-“行(在上方/在上方”/“列(在左侧/在右侧” 。 (*插入若干个单元格时,注意选择单元格的插入若干个单元格时,注意选择单元格的插入方式:活动单元格向下移插入方式:活动单元格向下移/活动单元格右移或者整行活动单元格右移或者整行/列的插入)列的插入)2、行/列/单元格/表格的删除:选定行/列/单元格,单击“表格”-“删除”:行/列/单元格(*注意删注意删除方式:下方单元格上移除方式:下方单元格上移/右侧单元格左移右侧单元格左移/整行整行/整列)整列)/表格(*删除删除表格时,只需将插入点定位到任意单元格即可)表格时,只需将插入点定位到任意单元格即可)(说明:(说明:Delete 键清除的单元格内容,对单元格框不起作用)键清除的单元格内容,对单元格框不起作用)3、单元格的合并和拆分:1)合并:选定单元区域,单击“表格”-“合并单元格” 。2)拆分:选定单元区域,单击“表格”-“拆分单元格”:设置合适的行数,列数,确定。 (拆分是将所选单元区域拆分成与原(拆分是将所选单元区域拆分成与原区域的行数区域的行数/列数不同的区域)列数不同的区域)4、拆分表格:将表格在指定的行处拆分。确定插入点位置,单击“表格”-“拆分表格” 。5、自动调整:将表格行/列等自动进行高度/宽度等的平均分配。选定单元区域,单击“表格”-“自动调整”:平均分布各行/平
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