1东亚银行东亚银行(中国中国)有限公司有限公司 业务营运支援处业务营运支援处-2013 年第一次分行例会年第一次分行例会 会议记录会议记录编号： BOSDBR130001 日期：2013 年 1 月 30 日时间：10:00a.m.11:30a.m.地点：东亚银行金融大厦 2905 会议室总行参加人员：钱绮雯 李珏 陆振宇 蔡蕴贞 刘晓丰 王达 邓耀生分行参加人员：各分行主管副行长记录：丁凌会议摘要会议摘要： 一、一、钱绮雯总监介绍会议重要事项：钱绮雯总监介绍会议重要事项： 1. 2012 年分行综合排名评分： 2012 年 BOSD 条线排名前三名分别为： 第一名：深圳分行 第二名：北京分行 第三名：上海分行 比对 2011 年，武汉、合肥、乌鲁木齐及石家庄分行都有较大的进步： 武汉、合肥分行名次较 2011 年提前 4 位；乌鲁木齐、石家庄分行名次 较 2011 年上升了 6 位。在此恭贺前三名的分行，并感谢进步较多的分 行在过去一年对 BOSD 工作的支持。 2013 年分行综合排名评分规则 2013 年的评分规则已根据 BOSD 目前管理工作的内容进行了调整，将 在高级管理层审阅通过后发送给各分行。其中主要变化在于为鼓励新开 的小型分行，其开业 6 个月内底分会较高。 2. 春节长假期间营运、安防、人员值班等工作安排： 请各分行长假期间做好安防、营运的值班人员安排，做好充分准备，确 保人员配备充足。相关材料零售银行及综合业务支援部会后会下发分行 参考。3. 2012 年 BOSD 重点工作完成情况： BOSD 部门将对 2012 年已完成的大型项目及飞行检查进行回顾，个别 项目会请分行协助提供意见和反馈，以便子行了解项目在分行的实施情 况及评估是否存在改善空间，同时欢迎各分行多提供建议。4. 2013 年 BOSD 主要工作计划： 流程优化：2013 年 BOSD 为减轻分行工作量，将继续对流程进行优化， 包括对系统和工作流程的简化。 控制成本：由于目前人员等开支费用较大，为提高投入产出的效率，2BOSD 仍将致力于成本的控制。例如分行可以用电子报刊代替纸质报刊， 装修材料可以集中购买以便取得优惠价格，以及分行保管箱业务可以考 虑关闭。 风险防范：希望分行在开展业务的同时强化各种监督工作，包括在监管 机构的报送和反洗钱等方面有所掌控，确保风险有所控制，并且保证报 送的数据准确。3各部门主管汇报：各部门主管汇报：部门部门/汇报汇报 人人工作汇报工作汇报企业及投资 银行支援部 /李珏、梁敏 瑜1. 请各分行关注“抵质押品、担保品平台”的数据准确性： 我行“抵质押品、担保品平台”已于 2012 年 11 月顺利上线。 有关票据及单证业务的现金类质押品/担保品信息，经过对 2012 年 11 月底及 12 月底系统数据与手工上报数据的核对， 12 月底数据已较 11 月底数据质量有明显提高，其中 YTF 的 数据已顺利通过验收，下月起可直接以系统数据报送 BASEL。但 YEB 数据仍有多家分行没有正确录入保证金金额， 故仍需并行手工上报，本月底前 YEB 用户组会提供系统数据 供各分行核对，请各分行务必重视数据的准确性，以尽快减 少分行手工上报的工作量。后续新增业务的数据准确性也请 分行务必留意。 2. YEB/YTF2013 年 1 月新投产功能： 票据业务投产：东亚集团内部交易的会计分录过账带出交易 行号的功能于本月，分行月末可进行核对，YEB/YTF 也会提 供相应报表，目前基本实现全接口报送，无需分行手工干预， 仅需核对即可。同时，BASEL 报表数据也相应调整为每张 CAR 对于东亚集团内部的交易仅显示一笔。相关分行核对到 当月的 CAR 的时如有疑问，可随时与项目组联系。 银行承兑汇票重空优化版本将争取在春节后的第一个投产窗 口投产，具体安排请留意项目组通知。支付结算管 理部/吴正阳、 陆振宇1. 2012 年飞行检查总结： 2012 年我部共对全国 12 家分行，31 家营业网点，总共进行 了 60 个工作日的飞行检查和专项自查。其中对上海、广州、 厦门、南京、青岛、西安、重庆、珠海分行进行了飞行检查， 并对长沙分行进行了开业辅导检查，并对广州、苏州，和上 海分行进行了现场专项检查。检查工作除了我部同事之外， 先后有子行 8 个部处的 64 个同事参与。另外，我部和企业及 投资银行支援部先后邀请了 8 家分行的同事参加了 7 次飞行 检查。 根据年内监管机构的要求，飞行检查中发现了一些新问题。 我部在原有的营运内控管理、现金管理、重空管理、账户管 理等常规检查科目之中调整了相关操作要求。同时根据去年 业务的开展情况，我部新增了后督、安防内控、安全保卫等 各方面的检查对象。总体检查范围由柜面业务扩展至合规风 险、行政管理、银承单证、电子银行、中小贷款等方面。 去年在飞行检查中总计发现问题 533 项，重要问题 33 项，并 在检查后 2 周内向分行发送检查报告及问题清单，各分行也 在 10 个工作日内回复了我部。截止目前，除了操作、人员及 设备的问题外，其他所有问题已在规定时间内完成整改。我 部总结问题差错成因主要有 6 方面：1.部分员工缺乏相应的银4部门部门/汇报汇报 人人工作汇报工作汇报行从业经验，工作责任心不强，以及风险意识的淡薄；2.分行 培训的不到位；3.传统操作的思维模式不符合目前监管的规定； 4.分行硬件设施存在缺陷，致使日常管理存在风险隐患；5.过 分依赖操作规程，缺乏对监管法规的理解和相关案例的学习； 6.分行营运人员配备不足。对于上述检查问题，我部进行了如 下跟进：加强分行营运团队管理建设；增加培训检查的力度； 组织事后监督岗的讨论和考试；建立风险监测系统；通过边 检查、边沟通、边辅导的方式对分行的问题进行培训和指导； 完善和增加硬件设施等等。 2013 年，我部将对检查中发现的问题进一步规范相关操作， 加强指导等措施提高全行内控工作的管理水平。2. 清分机机具的配置要求： 从 2012 年下半年起，各地陆续接到当地监管部门对于清分机 和 A 类点钞机的要求，要求银行配备 A 类点钞机，并带有冠 字号码录入功能，保证银行现钞出入的记录，避免客户对假 钞的恶意投诉。在此提醒各分行按照当地监管要求配备相应 设备，同时确保我行对外现金的零假币和钞面清洁度。3. 第四季度支付结算季报的总结： 针对之前发现分行支付结算季报的填报错误，我部对报表的 关系进行了梳理和优化。对表 3-2、9-1、9-2 已实现系统自动 出数，减少手工填报的错误概率。我部今年会继续对报表进 行优化，争取在今年对表 3-1、表 4 做到自动出数。 我部 2012 年对报表的填报进行了培训，但仍有分行在填写第 四季度报表时未按要求填写。因此我部于上周 1 月 24 日进行 了专项培训，目前季报的填报分为系统出数和手工填报两块。 培训中我们对手工填报部分的具体字段和填报方法对分行进 行了相应培训。请分行重视支付结算季报的填报工作，加强 复核人员对报表准确性的复核。5二、二、资讯科技处邓耀生及其他同事请各分行关注资讯科技处下列事项：资讯科技处邓耀生及其他同事请各分行关注资讯科技处下列事项： 1. 2013 年 IT 预算： 子行 ITD 已基本确定 2013 年的 IT 预算，基本在去年的预算水平上新增 分支行的额度调升。今年子行 ITD 安排了 PABX 和 NICE 项目的改造， 改造完成后将帮助我行节省约 10%的预算。请分行在子行 ITD 推动该两 项项目时给予必要的帮助和支持。 2. 分行 IT 例会： 1 月 31 日将举行分行 IT 例会，对于支付结算管理部提出的分行检查问 题也将在 IT 例会上提及。 3. 新分支行 NDS 系统准时开门： ITD 通过 NDS 系统的 Monitoring 功能，发现有新支行/试营业分行并未 在 9:00 准时开门。对于以后发现类似的情况，ITD 将告知零售银行及综 合业务支援部，根据相关规定管理。6三、三、各分行问题反馈各分行问题反馈 分行分行意见意见/问题问题部门回复部门回复跟进部门跟进部门 关于目前分行仍保留有东亚香港开立在分 行的 THEIR A/C 账户，此账户早先是用 于东亚香港办理结算业务，但自 09 年以 来东亚香港改通过分行开立在 H.O.的 OUR A/C 办理结算业务，THEIR A/C 也 不再使用。但目前该账户中仍有沉淀的余 额，而且此账户余额占用分行的短期外债 指标，其他分行也存在相同的情况。因此 北京分行建议；鉴于此账户已不再使用， 能否烦请子行统一联系香港方面，让其办 理相应的账户关闭手续。子行正在调查分 行在总行开立的 账户的具体用途。 若经调查，分行 开立的此类账户 是自用的，经后 期评估后建议能 关闭的则关闭。清算中心分行的一些汇入款业务是通过东亚香港作 为收款代理行，东亚香港按照其反洗钱的 操作指引会就汇入款的交易双方涉及风险 国别以及其他相关项目进行排查。其中因 涉及高、中风险国家的交易，母行要求分 行先进行相关调查并由分行行长签字同意 后才能完成款项划拨。但是当遇到行长出 差等情况是，母行不接受由两位副行长代 为签署，并且严格要求分行的签署必须是 全签，简签加签字号则不接受。这样的操 作往往会过多的耽误款项的划转。现分行 有两个沟通请求望得到子行的协助：一、 母行针对前述特殊情况，可以接受分行两 位副行长签字代替分行行长签字。二、母 行在核对分行的授权签字时，能否按照行 内的签字样板核对即可，而不拘泥于必须 全签。合规答复：1 月 14 日有一封电邮 给到母行相关部 门，告知母行： 对于来自于中风 险国家的汇入款， 只要分行行级领 导的审批即可。 行长、副行长、 行长助理均属于 行级领导，建议 仍使用全签。零售银行 及综合业 务支援部/ 合规处北京 分行分行需要报送众多报表，业务部门承担了 大量的基础数据的报送工作。而且往往发 现同一份报表，不同分行的同一个部门有 不同的报送标准或者理解。如果短期内提 高报表自动化大幅改善尚有难度，那么是 否可以条线部门牵头，总结各项报表填报 说明，提供报表答疑平台。长期来看，建 议让专业的部门做专业的事情，即:业务 部门应仅对业务基础数据的准确性负责， IT 或项目组对明细数据的系统采集负责， 财务部门对数据按照各种口径分类和汇总 负责。今年监管报表是 子行的一项重点 项目，目前正在 管理层审批，分 行该意见在新的 流程中已纳入考 虑。HKMA 报表 的梳理因牵涉到 母行系统，目前 尚在与母行沟通， 目前报表尚在整 改过程中。目前 我行数据平台已业务营运 支援处7分行分行意见意见/问题问题部门回复部门回复跟进部门跟进部门 上线，也可解决 分行部分数据问 题。 现在 YEB 系统在操作开票等业务时，是 由 C+B 进行过机操作的，但如果 B 级休 假或者出差状态，是否也可以调整成 C+A 进行操作？ FMS 系统过账是 C+B+A 三级处理，也 建议是否在 B 级休假或者出差状态时， 允许 C+A+A 的权限进行过机操作？目前已与供应商 联系，评估是否 可满足分行的要 求。企业及投 资银行支 援部印章管理办法中要求，支行公章由行政部 封存，分行主管运营的副行长保存和管理。 因支行的各类证照和文书在办理政府机关 的年检或更新工作时均需加盖支行公章 （分行公章不能代替），目前每次使用均 需要反复开启和反复封存，操作流程冗余。 建议支行公章使用方式参照分行公章，仍 旧由主管运营的副行长管理，但是不需要 封存，但申请使用时必须填写申请表，并 由行政部留存备案。因印章的管理是 由管理层决定， 目前无法进行调 整。零售银行 及综合业 务支援部退信的操作流程目前并不全面（目前仅有 月结单退信处理流程，见柜面业务操作 规程。例如理财产品月结单和客户回单 的退信目前没有操作指引。），希望针对 退信的内容不同进行分别规范。后续将与财富管 理部商讨，从营 运条线的