Excel XP 函数实用教程 Excel XP 函数实用教程张迎新Excel 是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据 库。本文介绍 Excel XP 函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及 Excel XP 的网络集成特 性。一、Excel XP 函数新增功能1公式错误检查公式是 Excel 处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公 式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel XP 提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标 记按钮。单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误的名称（如“无效名 称错误” ） ，能帮助用户迅速发现错误原因。2函数工具提示用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式 发生错误的一个重要原因。为此，Excel XP 增加了函数工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8） ”为例，当你输入“=SUMIF（） ”后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语 法信息。你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。3用自然语言搜索函数Excel 拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，Excel XP 在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。假如你要完成数据排序任务， 可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排 序” ，然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。4监视窗口如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算 结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel XP 增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格， 再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口” 。然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮， 被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。5公式审核Excel XP 新增了一个“公式审核”工具栏，它提供了几个新的数据审查工具，例如“错误 检查” 、 “追踪引用单元格”和“公式求值” 。 “错误检查”与语法检查程序类似，它用特定 的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在“选项”对话框的 “错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。 “追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公 式引用的所有单元格，追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。 “公 式求值”可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解 复杂公式的计算过程。二、Excel XP 函数快速上手1求和函数 SUM语法：SUM（number1，number2， ） 。参数：number1、number2 为 1 到 30 个数值（包括逻辑值和文本表达式） 、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转 换为 1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组 或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。应用实例一：跨表求和使用 SUM 函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域 进行求和，可以采用以下方法：选中 Excel XP“插入函数”对话框中的函数， “确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第 一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他 区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上 述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。 “确定”后公式所在单元 格将显示计算结果。应用实例二：SUM 函数中的加减混合运算财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规 定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，- E2） ”这样的公式。其中 B2:B6，C2:C9 引用是收入，而 D2、E2 为支出。由于 Excel 不允 许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确 结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4） ”这样的形式。应用实例三：及格人数统计假如 B1:B50 区域存放学生性别，C1:C50 单元格存放某班学生的考试成绩，要想统 计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=女 ，IF（C1:C50=60，1，0） ） ） ” ，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住 Ctrl+Shift 键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“=SUM（IF（B1:B50=女 ，IF（C1:C50=60，1，0） ） ）” ，这是使用数组公式必不可少的步骤。2.平均值函数 AVERAGE语法：AVERAGE（number1，number2， ） 。参数：number1、number2 是需要计算平均值的 130 个参数。注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文 字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零 排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。应用实例一：跨表计算平均值标签名为“一班” 、 “二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总 平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45） ” 。式中的 引用输入方法与 SUM 跨表求和时相同。应用实例二：忽略零的平均值计算公式假设 A1:A200 随机存放包括零在内的 48 个数值，在 AVERAGE 参数中去掉零引用 很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200=60，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，=60） 。 公式中的“=SUMIF（A1:A36，=60，A1:A36） ”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用， “=60”为判断条件，不符合条件的数据 不参与求和，A1:A36 则是逻辑判断和求和的对象。公式中的 COUNTIF（A1:A36，=60）用来统计及格学生的人数。8贷款偿还计算函数 PMT语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）.参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷 款的重要依据，Excel XP 提供的 PMT 函数是完成这一任务的好工具。语法中的 rate 是贷款利率；nper 为 贷款偿还期限；pv 是贷款本金；fv 为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略 fv，则认 为它的值为零；type 为 0 或 1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略 type，则 假设其值为零。应用实例：购房还款金额假如你为购房贷款十万元，如果年利率为 7%，每月末还款。采用十年还清方式时， 月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000） ” 。其结果为￥-1，161.08，就是你 每月须偿还贷款 1161.08 元。9样本的标准偏差函数 STDEV语法：STDEV（number1，number2， ） 。参数：number1，number2， 为对应于总体样本的 1 到 30 个参数，它们可以是数 值、引用或数组。注意：STDEV 函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true 或 false） 和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用 STDEVP 函数。如果参数中的逻辑 值和文本不能忽略，请使用 STDEVA 函数。应用实例一：成绩离散度估计假设某班共有 36 名学生参加考试，随机抽取的五个分数为 A1=78、A2=45、A3=90、A4=12 和 A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程 度，即学生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5） ” 。其计算结 果为 33.00757489，标准偏差的数值越大成绩越分散。应用实例二：质量波动估计质量控制等场合也能用到 STDEV 函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验， 分别测出它们的抗拉强度。根据 STDEV 函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否 分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明 钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。10排序函数 RANK语法：RANK（number，ref，order） 。参数：number 是需要计算其排位的一个数字；ref 是包含一组数字的数组或引用 （其中的非数值型参数将被忽略） ；order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省 略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式） 。应用实例：产值排序假如图 1 中的 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值。(图 1)计算各车间产值排名的方法是：在 F2 单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4） ” ，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是 2。再将 F2 中的 公式复制到剪贴板，选中 F3、F4 单元格按 Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1） ” ，则计算出的序 数按升序方式排列，即 2、1 和 3。需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名 分别是 3、3 和 1（降序时） 。即 176.7 出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为 3，后 续金工车间的排名就是 1（没有 2） 。11四舍五入函数语法：ROUND（number，num_digits） 。参数：number 是需要四舍五入的数字；num_digits 为指定的位数，number 将按此位 数进行四舍五入。注意：如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。应用实例：消除计算误差假设 Excel 工作表中有 D2=356.68、E2=128.12，需要将 D2 与 E2 之和乘以 0.1，将 计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以 1.36（取两位小数）得到最终结果。一般用户的做法是选中某个单元格（如 F2） ，使用“单元格”命令将它的小数位数 设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1” 。再将 G2 单元格的小数位数设成两位， 最后把 F2*1.36 的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为 （D1+E1）*0.1 在 F2 单元格显示 48（注意：是显示 48） ，如果 F2 单元格的小数位数为零， （D1+E1）*0.1 经四舍五入后的结果就是 48。接下去却出了问题，因为 F2*1.36 的计算结 果是 65.90，根本不是 48*1.36 的正确结果 65.28，其中 65.90 是（D2+E2）*0.1 未经四舍五 入直接乘以 1.36 的结果。以上计算结果说明：“单元格格式” 、 “数字”选项卡设置的“小数位数” ，只能将单 元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单 元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏 感数据就会出现错误。例如在上例