商务部文件管理手册1商务部商务部组织机构组织机构管理手册管理手册与管理职责与管理职责一、一、一、一、 目的：目的：明确商务部部门及各职员岗位的职责，提高商务工作绩效，实现层层管理、级级负责，有效推进商务部各项工作的顺利开展，提高公司工程业绩，并作为商务部各职员的工作职权依据及工作业绩考核依据。在公司统一制定各部门的相关规定前，作为本部门管理的基础性规范，本规定不完善之处，以书面形式加以补充。二、二、 适用范围：适用范围：适用于本部门人员及相关人员。三、三、 商务部组织机构工作范围及执行文件：商务部组织机构工作范围及执行文件：3.1 商务部由公司分管副总经理直接领导；由总经理按公司规定进行考核商务部门的工作业绩效考核。3.2 商务部由部门经理商务部负责人负责实施商务部全面工作，实行经理负责制。3.3 商务部工作职责：3.3.1 在分管副总经理的领导下，负责公司投标文件的编制、审核、投标等相关工作；3.3.2 负责分析全国招标投标市场发展形势和招标投标法律、行政法规，搞好投标调研工作，不断总结经验；3.3.3 负责本部门员工的日常保密、教育、培训、奖罚及绩效考核等管理工作；3.3.4 负责做好投标资金回笼及账款异常处理工作，协助财务部做好投标保证金相关应收应付款的定期核对回收工作；修改记录版本修改原因/内容编制人/修改人批准人生效日期1.0创建商务部文件管理手册23.3.5 负责与投标有关职能部门的协调配合，搞好投标文件所需的资料，协助项目管理部，做好中标项目的资料移交工作；3.3.6 负责中标项目的合同制作、谈判、签订等工作，按规定报项目管理部备案，参与所签合同纠纷的处理；3.3.7 根据公司市场拓展和客户的需要，相关人员要求，与有关部门合作，提供工程技术方案和商务文件的咨询、的技术文件编制服务；3.3.78 完成领导临时交办的其他工作。3.4 商务部执行文件：中华人民共和国招标投标法 ；交通部公路工程国内招标文件范本（2003 年版） ；交通部公路工程施工招标投标管理办法（2006 年第 7 号） ；公司内部相关规章制度。四、职责与权限四、职责与权限4.14.1 商务部经理职责与权限商务部经理职责与权限4.1.1负责全面统筹协调商务部各项工作；4.1.2.负责制订本部门完善的工作流程和工作指导书；4.1.3 负责本部门职员的工作考核，业绩评定及请假、考勤、任免建议；4.1.4 收集市场信息，掌握市场动态，深入调查研究，对市场进行科学预测和分析，为公司决策提供依据；4.1.5 业务洽谈，代理有关中标项目的合同评审和签订，督促合同的正确履行；4.1.6 了解客户的经营情况及信用程度，收集并建立相关的客户资料；4.1.7 了解竞争对手，掌握公司投标方向及招标人或业主信息反馈的分析和总结；4.1.8 完成领导临时交办的其他工作。4.24.2 商务代表职责与权限商务代表职责与权限4.2.1 负责编写公路工程机电项目的资格预审文件、投标文件（商务部分） ，整理审核商务部文件管理手册3投标文件中的技术文件、设备授权及报价，以形成完整的投标文件；4.2.2 负责前期招标文件的购置、投标及与相关单位协调的工作；4.2.3 负责收集整理在编写投标文件中涉及到与其他部门相关内容的资料；4.2.4 负责对所参与投标的项目进行跟踪、调查并形成文件；4.2.5 负责整理及更新有关投标时需要的所有资料，项目资审、投标结束后，向商务助理移交全部资料(含电子档)，移交双方做好资料交接手续；4.2.6 作为法人代表的授权代理人向招标人递交标书；4.2.7 负责中标项目的合同文件的制作、谈判、签订等相关工作；4.2.8 配合财务部做好中标或未中标项目的银行信贷和投标保证金的退回以及其它涉及财务方面的工作；4.2.9 保持与招标人及业主的思想沟通和交流，妥善处理、及时记录他们的有关建议并反馈给部门经理。4.2.10 完成部门经理交待的其它工作。4.34.3 技术代表职责与权限技术代表职责与权限4.3.1 负责编写公路工程机电项目的资格预审文件与投标文件的技术部分，仔细审查后交由项目商务代表归档；4.3.2 负责跟招标文件中的设备厂家进行广泛、有效的技术沟通，选择符合标书要求的合格制造商，上报部门经理审核；4.3.3 仔细阅读、审核招标文件中关于设备的具体技术参数要求，认真编制招标文件技术响应表及其他相关技术文件；4.3.4 负责投标文件的图纸的制作、审核、打印、装订等工作；4.3.5 负责跟业主及相关单位对招标文件中出现的技术问题，进行有效沟通；4.3.6 负责已中标项目跟公司其他部门的技术交底与交流；4.3.7 完成领导临时交办的工作。商务部文件管理手册44.44.4 内勤人员内勤人员商务助理商务助理职责职责4.4.1 负责本部门所有资料的归档管理，负责中标项目所有资料向项目管理部移交等相关工作；4.4.2 负责每日省外、省内各大重要网站，市场招标信息的整理与发布；4.4.3 负责本部门日常事务性工作，统计本部门人员的出差、出勤、调休、迟到、早退、加班等考勤统计核实工作；4.4.4 负责本部门的文件、信件、报刊等各类信息的收发、整理，同时负责与业主及其他单位的文件的寄送登记工作；4.4.5 负责来访商务部人员的接待安排工作；4.4.6 负责与公司其他相关部门的工作协调。4.4.7 负责本省及外省招投标信息注册、登记工作，积极与部、各外省厅交通部门沟通，完成对公司信用评价的工作；4.4.8 完成部门经理交待的其它工作。五、五、 商务部一般规定商务部一般规定5.1 周一至周五工作时间为：上午 8：3012：00、下午 1：005：00。(如需变化，将开会通知)不鼓励员工加班，如因工作量较大等原因不能按时完成的，可向部门经理申请后确定加班时间及长度；5.2 上班时间不得玩游戏、进行与工作无关的网上聊天、浏览与工作无关的网页；5.3 下班后必须关闭所有电器电源并锁好办公室门、窗，如电脑（含显示器） 、打印机、空调等；5.4 关于打印纸，提倡节约原则，内部用纸尽量使用二次纸；5.5 涉及到向业主提交的资料必须经部门经理或分管副总经理审核后才能向业主提交；5.6 非本部门人员不得随便进出商务部办公场所；商务部文件管理手册55.7 相关部门人员因工作原因需本部门提供资料时，须经部门经理同意后方可办理。六、月报制度六、月报制度6.1 负责有具体项目的人员，认真填写投标业务流程表 ，投标结束后，应汇总交部门经理审查，合格后交内勤人员商务助理归档。同时部门所有员工应在每个月月底将本月工作情况及下月工作安排，汇总交部门经理处。每月统计汇总本月的投标项目，由商务助理整理成月报表，于每月 5 日之前，交于部门经理，年底根据月报表汇总成、年报表，于每年的元月 10 日前，由商务助理交于部门经理。6.2 如果长期在外不能及时汇总的，需在工作地认真填写，在回公司后及时上交。七、人员培训及经验总结七、人员培训及经验总结7.1 由各个项目的负责人组织，对项目组成员、成他项目人员及其他部门相关人员进行项目方案、保密意识等内容的培训；7.2 经验资料：在投标工作中遇到的典型和疑难问题及日常经验之总结可放于相关文档下的资料中。以便于交流和共同提高；7.3 项目结束时要进行经验总结，指出遗留哪些问题，有哪些需要改进的地方，形成文档保存。八、注意事项八、注意事项8.1 本部门员工要有强烈的保密意识；8.2 本部门员工要对投标文件出现的某种问题会造成什么相应的后果有一个明显的认识。九、商务部业务流程九、商务部业务流程商务部详细业务流程，详见相关附表。商务部文件管理手册6安徽汉高信息科技有限公司安徽汉高信息科技有限公司 商务部商务部2011-12-22011-12-2商务部文件管理手册7投标业务流程投标业务流程 流程说明投标立项申请表商务代表负责该项目的牵头实施，根据投标业务流程表的项目协调部门内及相关部门有关人员，有效完成投标过程（投标方案、合作、资金、设备选型） 。直至投标分析与投标结案。专职商务人员填报项目投标业务流程表，并进行编号，经部门经理签字后，予以登记，并转交项目商务代表（签字）。投标业务流程表否立项登记项目投标实施资料归档是项目交底投标统计终止投标过程中所有正式文件（含电子文件）均需由专职人员归档，归档资料必须准确、及时。以交接双方签字为准（附交接资料清单） 。获知中标（以通过公示期为准）3 日内向公司总经办发出书面中标喜报，同时向公司网站发出新闻稿。整理文件，填写项目文件移交和技术交底备忘录，书面移交所有相关正式资料（含电子版） ，做好交接记录，参与项目启动会议，提供相关变更建议，通报报价策略，移交底价单。移交清单由商务部留存归档。每月初 5 个工作日以内提交工作报表，包括月度（半年度、年度）投标情况明细表（立项、执行、结案情况、简要分析）、月末投标资金往来情况表（经与财务核实，对其他应收款项要注明回款计划）、月度主要区域相关项目及中标情况明细表（包括安徽、内蒙、河北、山东、山西、甘肃、河南、浙江、湖南、江西、广西、广东、四川及其他，其他是指与本公司有相关性的项目）。相关部门立项申请投标业务流程表是否中标中标喜报获知中标通知书，签订合同（如有联合设计或合同签订较为复杂的，请求公司领导） 。签订合同市场部提交投标立项申请表（1 式 2 份） ，分管领导签字后，送商务部经理签字（如有异议协商或向分管领导汇报，无异议同时向市场部反馈相应的商务代表） 。商务部文件管理手册8商务部文件管理手册9招投标信息管理流程招投标信息管理流程 流程说明准备信息要素的准备信息搜集和发布周报报送区域项目信息明细表终止搜集市场部及其他相关人员提供的项目信息，以及需要搜集的项目类型、项目范围和区域、网站等基础资料。在相关网站上搜集相关的项目资料（公告） ，发布给公司相关人员（主要领导、本部门员工、市场部员工、研发中心经理、软件部经理） 。关联性很高、公司准备参与的项目信息报公司周报管理人员。月度主要区域相关项目及中标情况明细表（包括安徽、内蒙、河北、山东、山西、甘肃、河南、浙江、湖南、江西、广西、广东、四川及其他，其他是指与本公司有相关性的项目）。商务部文件管理手册10投标业务流程表投标业务流程表经办人部门经理项目名称标段及说明符合性投标立项项目专员购买资审文件日期/地点：资审重点难点资审文件制作资审文件审核资审保证金金额： 元 支付日期：资审文件存档电子档：有/无 纸质文档： 份资审文件递交日期/地点：是否通过：是/否/作废/其他：资审资审结果其他信息及未通过原因：招标邀请书日期：购买招标文件日期/地点：投标重点难点设备授权及资料：设备选型：投标文件制作标前会议：投标文件审核投标保证金金额： 元 支付日期：投标文件存档电子档：有/无 纸质文档： 份投标文件递交日期/地点：开标现场信息标段及中标单位：投标投标结果 其他信息及未中标原因：投标中止何时及中止原因：相关保证金退还日期： 金额： 元/转为履约保证金中标通知书（日期： ）中标喜报（日期： ）签订合同（日期： ）投标结案项目中标项目交底（日期： ）投标分析及备注总结商务部文件管理手册11说明：本表应简明扼要手工填写，本表后应附包括但不限于资审（招标）公告、招标邀请书、资审（招标）文件（含图纸）、资审（投标）文件纸质/电子档、招标邀请书、保证金支付资料、标前会议记录、设备成本预算表、投标工程表报价清单（电子档）、中标通知书、中标喜报、项目交底一览表等所有投标过程中的相关资料项目交底文件等所有投标过程中的相关资料。召开标前会议的，需附会议记录。安徽汉高信息科技有限公司安徽汉高信息科技有限公司 商务部商务部2011-11-302011-11-30