卓越的基础设施和工程采购： 以变革方法成就卓越绩效2如今，在基础设施和工程建设领域，优化的采购职能比以 往任何时候都显得更加重要。对于一些全球化企业，采购成本 已占据项目预算的60%。而且，由于大型公私合作项目的兴 起，与项目利润紧密相关的采购绩效正日显突出和重要。埃森哲与全球基础设施和工 程建设领域领先企业十多年的合 作经验表明，领先企业需要开始 转变内部采购职能。 富有远见的企业已经认识 到，今天的行业挑战原材料 价格波动、全球化、可持续发 展、安全、产品创新和供应商销 售策略改变正迫切要求企业采取 全新的应对之策。他们深知，集 中式采购可以削减10%-15%的成 本。他们为此正积极调整采购人 员的工作方式，采购类型以及与 供应商的关系。事实上，通过梳理采购战略 和采购组织，这些企业利用专业 知识，将严峻的挑战变成了新的 机遇。通过他们追求供应商和企 业内部关系管理的运营模式最佳 实践的案例研究，该行业的其它 企业亦能在追求卓越绩效的道路 上取得重大进展。 面临的挑战 通往采购卓越的道路必定困 难重重，例如：全球化日益 一体化的全球经济与经济实力和 影响多极化正在兴起。实现业务 国际化以应对全球化的企业虽已 达到了更高增长的目标，但与国 外供应商和客户的全球性项目合作也使采购谈判明显变得复杂。 供应链组织需要适应众多新问 题，包括：多业务合作伙伴、更 高物流成本、语言和文化差异、 法律差异、多种多样的全球标 准、国际贸易术语和税收管理以 及大量额外采购，如：外籍人士 的现场住宿和较高的差旅费。 产品创新也同样具有挑战 性，需要技术和决策力双方面的 技能。因为供应商不仅提供新产 品，还提供附加服务和解决方 案，如：产品维护，企业需要了 解各类产品的总拥有成本，制定 囊括产品本身、服务和解决方案 的更加复杂的比较矩阵。支持服务项目采购部门供应商3未来之路领先企业引领潮流，迎接未 来挑战。例如，对供应商越来越严格 的挑选促使一些企业在采购部门 设立特殊的创新性部门。可持续 建筑项目的需求上升也推动了广 泛采用独立的服务机构，以评估 供应商的环境资质。一些领先企业正对先进技术 进行大力投资，如：嵌入式软 件，以改善现场报告和缩短管理 时间。此外，一些企业正与供应 商通力合作，应对具体的项目挑 战。例如，当一家建筑公司必须 符合低噪音水平规定时，它与供 应商共同开发了隔音篷布阻隔机 器噪音。最佳实践此外，这些领先企业认识 到，适应市场发展趋势和条件不 仅需要大胆的举措，还需采取变 革式方法。他们正逐步采取措施 将采购职能安排在组织结构的核 心位置，以与其他部门及供应商 和项目紧密关联（参见下文）。这些领先企业在以设定目标 和监督绩效为目标的战略采购动 态架构中将流程进行优先级排 序，并与服务部门的供应商一起 将流程固化到涵盖移动和其他解 决方案、分析能力和沟通工具的 系统中，从而为流程和人员提供 支持（参见下文）。4流程推动因素组织人员系统设定目标和绩效监督战略寻源采购战略制定签订合同供应商管理/ 开发订单收货付款寻源和谈判5这些领先企业所采取的举措 符合以下最佳实践的特点： 制定兼顾本地和全球的均衡运营 模式 当然，每个基础设施和工程 建设项目都是独特的，因此一些 企业继续采用分散采购模式，满 足具体项目设计的需求也就不足 为奇。但是，领先企业更加懂 得，采购职能必须是成熟的，适 应市场发展趋势，应用更多谈判 杠杆。因此，他们重新平衡其运 营模式以兼顾全球和本地层面。 全球采购部门负责确定全球 采购战略、管理全球风险、进行 框架协议谈判、确保商业道德恪 守，促进企业范围内的整合和监督。该部门通过基于重复性和数 量制定采购品类，确定品类采购 人员并分配材料到每一品类开展 品类管理。此外，它还仔细的定 义、监控和管理最具战略性的材 料（及供应商委员会），跟踪每 个供应商的订单总额，从而申请 商定的年终分红，并在公司内部 重新分配。全球采购部门也必须 利用国际采购办事处的优势，培 养当地国际市场的专家及潜在的 低成本供应商。这些专家将帮助 项目采购经理在全球范围内找到 最佳采购机会。本地采购部门与项目和地区 相配合，与工程项目经理和其他 内部客户共同合作，以了解他们 的要求和所受的限制。针对小批量（数量和价值） 材料既可以在当地建立供应商平 台，也可以通过全球化或框架协 议购买此类材料：例如，全球谈 判合同可具有考虑具体国情的本 地条款。本地团队通过分析对信 息进行收集整合、共享，从而能 够为全球寻源提供提供准确的概 况，同时促进费用分析和决策制 定，并且借助规模效应降低价 格。其中，外包部分材料的采购 有利于实现规模效应。例如，一 家公司通过与埃森哲合作将16种 品类的材料采购外包，包括：IT 硬件、办公用品和家具等，其中 仅7个品类的材料就净节省23%， 快速实施后（合同签订至第一 个订单通过电子平台生成需要4 周），整个项目的节省幅度可达 两位数。重塑供应商关系通过减少接触点，实施领先 信息系统，实现网络工具现代 化，以及基于通用标准选择最佳 供应商，领先企业与供应商之间 的关系正在逐步专业化。这些企业在整个组织内部共 享每个供应商的信息，通过信息 技术将他们与其他买家进行比 较。这种评价有助于确定最佳供 应商群体，降低内部沟通偏差带 来的风险，例如，向被其他项目 认为是不合格的供应商提出采购 咨询。同时供应商评估也能够帮 助企业梳理供应商数量，从而获 得更好的价格。领先企业充分评估供应商风 险（包括财务和物流方面），并 制定正式的风险应对计划：例 如，在供应商登记信息中包括了 财务信息、可持续发展评级、质 量认证、市场份额和其他高风险 标准。作为协作平台和互信关系 的一部分，领先企业根据销量和 重复订购次数等标准选择特定的 供应商，并与这些供应商建立了 自动沟通机制，通过这种方式他 们还削减了管理成本并降低了失 误风险。为了提高绩效，这些平 台通过提供云计算解决方案的第 三方托管可以在内部分支机构甚 至不同的公司之间实现共享。加强采购团队和项目经理之间的 关系领先企业的项目管理和采购 部门之间保持高度一体化，一方 面获得最佳材料性能，另一方面 能够获取最佳谈判绩效。毕竟， 采购人员谈判的合同不仅有关价 格，还涉及价格条件、保险，包 括服务和额外备件等因素。责任 必须明确界定，并依据具体项目 的规模、结构或复杂性而有所不 同。不过，从项目周期的起点 招标之初，采购部门的积极参 与，可使项目经理尽早且准确地 估计采购成本，降低预测和最终 利润之间可能出现差异的风险， 同时采购部门也可以尽早发现可 利用的已商定框架协议。67一旦交易达成，项目经理应 与采购人员密切合作，沟通项目 计划，采购预测和每日调整事 项，使采购人员全面了解采购需 求。在一些项目中，现场采购数 量可能占到60以上的比例，领 先企业正在加强对现场采购这一 实践的控制。其中有些项目完全 禁止内部平台以外的购买，而其 他项目则只允许包工头在一定条 件下进行直接现场购买。企业需 要找到有力的采购控制与允许包 工头开展工作和做出反应之间的 适当平衡。领先企业还利用移动 解决方案，支持直接的现场数据 收集，确定项目需求并满足需 求，从而降低管理成本和缩短时 间，实现快速的采购响应。加强采购部门和其他部门之间的 整合采购部门几乎触及企业的每 个职能部门，采用跨职能的方法 是采购高手的主要特点之一。在全球项目中，采购部门针 对汇率、保险或地缘政治问题有 关的风险管理与全球和当地的财 务总监保持密切联系。领先企业 还实现开票流程的自动化，确保 财务和采购部门之间的有效沟 通，避免单价、订购数量、交货 数量和额外的费用（例如，运输）的差异。工程部门与采购部 门保持密切联系（从招标阶段开 始），帮助采购人员寻找项目需 要的最佳解决方案，评估和检查 供应商建议书的技术合规性。项 目中标后，工程部门验证调整事 项或建议可选方案，通过内部门 户网站管理不同的版本。展望未来埃森哲的经验表明，基础设 施和建筑行业的企业正积极寻求 发展采购技能，这需要采取进一 步措施，以在未来市场中真正脱 颖而出。例如，将可持续的建筑挑战 变为脱颖而出的机会需要协调一 致的响应，以应对不断变化的监 管和合规标准。针对西方市场而 进行的行业整合为分享采购信 息、增加采购全球化提供了机 会。纵向整合有助于打破供应商 垄断，例如：最近一家领先的建 设公司收购了一家水泥制造商。由于企业竭力争取公私合营 机会，而交钥匙解决方案常常涉 及不同部门，内部协作将变得日 益重要。基于适当体制下标准化 流程的风险管理和更专业的行事 方法将成为确保竞争优势的关键 因素。如欲了解埃森哲如何帮助您 的采购部门成为卓越绩效推动力 的详细信息，敬请联系：基础设施和建设大中华区 Woolf Huang 黄伟强 +86 139 1602 4039 woolf.w.huangaccenture.com关于埃森哲 埃森哲是全球领先的管理咨 询、信息技术及外包服务机构。 凭借在各个行业领域积累的丰富 经验、广泛能力以及对全球最成 功企业的深入研究，埃森哲与客 户携手合作，帮助其成为卓越绩 效的企业和政府。作为财富 全球500强企业之一，埃森哲全球 员工近223,000名，为遍布120多 个国家的客户提供服务。截至 2010年8月31日结束的财政年度， 公司净收入达216亿美元。埃森哲在大中华地区开展业 务逾20年，目前拥有一支5,800多 人的员工队伍，分布在北京、上 海、大连、广州、香港和台北。 作为绩效提升专家，埃森哲始终 专注于本土市场的实践与成功， 致力实现超凡的客户价值与成 果。埃森哲帮助客户确定战略、 优化流程、集成系统、引进创 新、提高整体竞争优势，从而成 就卓越绩效。 详细信息，敬请访问埃森 哲公司主页www.accenture.com 以 及 埃 森 哲 大 中 华 区 主 页 www.accenture.cn