办公室助理行为规范与日常工作指导目录目录（1）办公室值班行为规范.1（2）办公室助理工作总结与考核.1（3）会议组织与安排.1（4）学院资料搜集与整理.2（5）重要资料存档、及查阅流程.2（6）报账流程.2（7）办公室电话礼仪.3（8）星期四下午七八节教室借用申请.3（9）印章使用与管理.3（10）大学生在线工作.4（11） 学生返校思想状况汇报流程.4（12）工作相关资料的发放.4（13）办公室助理工作文整理.5（14）办公用品申请与管理.5（15）各种学生活动相关工作总结.5（16）辅导员通讯补贴发放与费用报销.5（17）学生工作队伍通讯录制作.6（18）办公室设备入库管理.6（19）常用应用文写作.6附件 1 票据整理相关.7附件 2 原始票据粘贴说明.8附件 3、常用应用文的写作简介.13附件 4 常用应用文的写作格式及行文习惯.191（1 1） 办公室值班行为规范办公室值班行为规范1、不迟到、不早退，严格遵守办公室相关工作规定 2、有事不能值班的同学首先可以与办公室其他同学换班，同时需要向老师说 明情况；如果不能换班，需要提前当面或电话向老师请假 3、衣服鞋袜等穿戴整齐，注重个人仪表，严禁穿拖鞋上班 4、办公室文明用语、接听电话要礼貌 5、工作认真负责，积极配合老师完成相关工作 6、对自己负责的工作做好相关的记录，以备他人查阅与工作的交接 7、对于办公室的工作，不得泄露给非办公室的其他人员 8、按时对办公室的资料，办公室环境进行整理，保持办公室的干净整洁（2 2） 办公室助理工作总结与考核办公室助理工作总结与考核1、每位助理日常工作中需要善于对做过的工作进行记录与总结，提出对于工 作的改进意见 2、助理在每月的 18-22 日期间对本月的工作情况进行总结，填写助理考核表， 形成书面的工作总结材料 3、将各位助理的工作总结汇总，对于其中的关于工作的改进意见进行整理， 用于今后的工作指导（3 3） 会议组织与安排会议组织与安排1、确定会议内容、人物（参会人员） 2、会议时间、地点（场地联系） 3、通知相关人员 4、制作会议流程 5、会议资料整理（会议开始前 1 个小时完成就绪，会议资料原则上需要做 2-3 份的备份） 6、会议开始前半个小时，会场布置（投影仪、电脑、ppt 拷贝、茶水等） 7、会议记录 8、会议报道2（4 4）学院资料搜集与整理学院资料搜集与整理1、下发资料上传通知（资料内容、相关要求以及上交、上传时间） ，如果上资 料总类很多，要求学院将资料整理后，以学院为单位整体上交、上传 2、在规定时间内搜集、整理学院上交、上传的资料（检查学院是否按照要求、 资料是否合格，同时做好相关记录，填写学院资料上交、上传记录表） 3、对于在规定时间内还未上交、上传资料的学院，打电话通知相关负责人 4、对学院上交、上传资料情况进行汇总，用于年终考核（5 5） 重要资料存档、及查阅流程重要资料存档、及查阅流程1、对资料进行分类整理 2、对整理资料送到文印中心编制成册 3、制作资料清单 4、完成登记入存记录 5、专柜存档 6、登记查阅人、时间、目的 7、查阅完后归位（6 6） 报账流程报账流程1、收集报账单据。 2、做单据清单 3、按消费类型分类，粘贴（见附件 1 票据整理相关、附件 2 原始票据粘贴说 明） 4、报账人签字（要三人） 5、计算报账总额、清点票据数，接待产生的消费要打报告，领导签字 6、费用明细单交管理科，领取账本 7、财务处报账（审核复核转账/现金领取）3（7 7）办公室电话礼仪办公室电话礼仪接电话： 1、接电话首先要报名（学生教育科） 2、接听电话时，做好电话记录（对方姓名、需要处理的事务，联系电话） 打电话： 1、电话之前，明确对象与事由，整理讲述的逻辑 2、对方接听时，首先要报名（学生教育科） 3、做好通话记录（信息是否传达到相关人员）（8 8） 星期四下午七八节教室借用申请星期四下午七八节教室借用申请1、学院提交申请（每个学院都会分配几个教室，根据教务处提供的教室分配情 况表，申请相对应的教室。如果学院想借用其他学院的教室，首先须征得其他 学院的同意。 ） 2、办公室人员对学院提交的申请进行审核、盖章（时间，教室编号是否符合相 关的要求） 3、对教室申请情况进行登记，做好备案。（9 9） 印章使用与管理印章使用与管理1、对需要盖章的文件进行审核，确定其是否符合标准 2、做好相关的登记4（1010）大学生在线工作大学生在线工作1、按照相关要求摘编新闻（格式、语句、称谓等进行修改） ，相关操作规则 详见中国大学生在线校园通讯站工作手册 2、将新闻按照工作指导的要求上传 3、做好新闻上传情况登记（上传时间、上传新闻人员、上传条数等） ，用于 新闻助理的工作考核。（1111）学生返校思想状况汇报流程学生返校思想状况汇报流程1、给各学院下发调查通知，制定调查表格（开学前一周） 2、各学院对返校学生思想状况进行调查，填写调查表格，上报教育科 3、教育科根据调查结果分析学生返校思想状况，整理成文 4、领导审核 5、上报教育部（1212）工作相关资料的发放工作相关资料的发放1、对需要的发放给学院的资料进行整理（按照学院领取资料数量等内容相关 进行整理） 2、在教室社区上发布相关通知，或者电话通知相关负责人到指定的地点领取 资料（由于双校区运行，因此在发放资料的通知上面需要明确各个学院领取 的地点） 3、做好资料领取登记5（1313）办公室助理工作文整理办公室助理工作文整理1、每位助理在电脑上面建立一份自己的工作文件夹，资料可以按时间或项目 类别进行整理 2、需保持电脑桌面的清洁 3、对电脑上面的资料及时进行清理（1414）办公用品申请与管理办公用品申请与管理1、申报时间为每个月的月初 2、对办公室用品进行清理，列出需要物品的清单（物品名称、份数） 3、将清单交办公室老师审核，确认无误后交管理科相关负责老师登记购买 4、等待管理科老师通知，签字领取办公用品 5、将领取的办公用品放在办公室指定位置（1515）各种学生活动相关工作总结各种学生活动相关工作总结1、对活动组织过程中的各种资料进行搜集整理 2、按照活动意义、活动方案、活动实施过程相关内容、活动改进建议等几大版 块对相关活动进行整理，形成文字档 3、将写成的文字稿交办公室老师审核修改 4、修改定稿后交文印中心装订成册 5、将装订成稿的总结册进行编号归档（1616）辅导员通讯补贴发放与费用报销辅导员通讯补贴发放与费用报销1、发布辅导员通讯补贴发放通知：根据发放标准填写发放表，通讯发票搜集整 理等（发票按照金额进行整理不需要粘贴，发票背面两人签字） 2、根据学院上交的发放表，核对信息与金额 3、发票整理 4、财务处6（1717）学生工作队伍通讯录制作学生工作队伍通讯录制作1、制作学生工作通讯队伍联系方式信息登记表 2、将表格发布在教师社区上请学院相关负责人填写，并按时将表格上交、上传 3、助理对学院上交的信息进行汇总排版（按照以前的通讯录模板排版） 4、将汇总的通讯录上传至学生之间，学院进行信息确认 5、学院反馈确认信息，进行修改 6、办公室老师对通讯录进行审核，最终定稿 7、交文印中心排版 8、排版后，校稿 9、确认无误，制作（1818）办公室设备入库管理办公室设备入库管理1、购买相关物品设备，需要销货单位开具相关发票，一般购买金额较大的物品， 需要通过银行转账的方式向销货单位付款 2、填写电子科技大