617信息化管理在医院代销材料中的运用 信息化管理在医院代销材料中的运用 姚俏玲 熊志强 吴凯 广东省人民医院信息中心，510260，广州市中山二路 106 号 关键词 关键词 代销材料 信息化管理 摘 要 摘 要 为了实现科学化、规范化管理代销材料，必须应用信息化技术以优化业务流程，提高效率，使医院实现材料资金的零投入，实现节支创收的目标。运用Microsoft 技术，开发代销材料管理系统应用于贵重卫生材料管理。在 3 年的应用当中，系统提供了准确，及时的代销材料物流信息以及完整的系统处理流程，实现了医院对代销材料的管理要求，达到节支的管理目标。 代销材料管理是医院物资管理的一种特殊的处理方式。 医院为了减少资金的积压以及投入的风险， 对某些贵重材料进行零库存管理， 即要求供货商提供材料，病人使用后方结算的处理方式。这种方式大大节省了支出，避免资金投入风险，同时拉近了与供货商的距离，有利于病人及时用上最适合的材料。 过去，使用科室需安排专人专职处理此类材料的报审、入库、出库、库存管理等相关业务。由于计算机的应用仅限于利用 Microsoft Excel 统计汇总报表上报，所有发生数据均手工书写记录，虽然医院与供应商的合作使双方实现了双赢，但业务流程相当繁琐，人工核对环节多，难以避免人为误差，帐物不符，材料收费漏收错收时有发生。科室用上新型材料的时间常被拖延，暂存材料的管理也增加了使用科室人员的负担。每到月末，上级库房为结账及统计报表需进行手工处理，管理部门只能根据上报的手工汇总报表进行审核，无法实时监控材料出入情况。随着应用材料品种的增加，发生业务的供应商也越来越多，涉及金额越来越大，管理越来越困难。因此，必须应用计算机进行信息化管理方能适应业务的发展的需要，达到科学化管理的要求，满足业务部门的需要。但在医院物资管理上不同于现存的库房管理处理流程， 因此无论是管理上以及信息系统上都需要磨合，系统也需要再开发。 根据管理的要求设计的医院代销材料管理系统， 从与管理上的磨合到系统与业务流程的完整结合已经过了 3 年，经过系统的上线，规范了业务流程，加强了管理，实现了医院对代销材料的信息化管理，对此类材料的管理实现零库存，零投入，创收入而无资金上的风险。下面就重建的代销材料业务流程以及在信息化管理中的实现进行介绍。 1 1 业务及流程简介 业务及流程简介 科室引进新型材料时书面报审， 设备科审批通过后， 在系统中增加材料设置。618使用科室通知供货商送货，在系统中通过准入管理功能录入所需的材料品种及数量，供应商凭此单据送货，上级库房在系统中接收单据并审批，系统自动记入代销材料暂存库中，当患者使用此类材料时，使用科室在系统中录入患者的使用材料，系统完成记费及更新暂存库存数量的操作，与供应商结账时，由使用科室在系统中导出待结账的代销材料使用信息形成单据提交上级库房，上级库房在系统中接收审核将患者已使用并记账而未入库的材料做正式入库处理，实现先使用后（与供应商）结账的入库方式。此类材料多属贵重材料。 2 2 系统中的实现 系统中的实现 2.1 系统环境 2.1.1 软件环境2.1 系统环境 2.1.1 软件环境 系统采用 Client/Server 三层结构。服务器、客户端操作系统为 Windows2000；数据库选用 MS SQL2000；前端程序采用 MS VB6.0 开发。 2.1.2 硬件及网络环境2.1.2 硬件及网络环境 服务器采用 DELL 8450；工作站配置要求 CPU P、内存 128M 以上；网络主干采用千兆以太网结构，输出设备包括针式打印机，扫描仪。 2.2 功能与应用 2.2 功能与应用 系统属 HIS 系统中的子系统，根据不同的业务处理流程，分为代销材料准入管理、代销材料销售管理、代销材料结账管理。 2.2.1 准入管理2.2.1 准入管理 对通过审批的代销材料由供应商送入以备科室使用而进行的管理。代销材料的送货方式分 2 种，包括预存待用和即用即送。区别在于供应商有无存货到使用科室。 预存待用，适用于材料品种相对固定可计划使用的情况，由使用科室在系统中录入使用计划，供应商根据计划送货，货到由使用科室验收并可通过系统导出使用计划生成预存清单并发送上级部门审批， 上级部门在系统中接收预存清单审批后材料方可使用； 即用即送， 有些材料使用前无法确定品种或型号， 如骨科手术时使用的材料，则只能采用此方式，此方式使用的材料须由上级部门批准在系统中设置，则可直接使用。 2.2.2 销售管理2.2.2 销售管理 当手术或治疗所需使用材料而进行的记账及材料的支出进行的管理。 此功能嵌入到手术和技诊管理系统中， 患者使用材料后， 由操作人员录入，系统自动判断材料的合法性， 即是否经上级部门批准使用以及录入的预存待用方619式的材料是否属预存库中材料，并判断患者已付材料费用，以免漏账。 2.2.3 结账管理2.2.3 结账管理 医院根据已使用材料记录付款给供应商进行的管理。使用科室可通过系统打印材料使用清单， 对已使用材料按供应商进行汇总并形成入库单提交上级部门，由上级部门接收审核，并在系统中确认，财务部门据此付款给供应商 2.2.4 数据监控 2.2.4 数据监控 通过报表与查询功能为使用科室以及管理部门提供代销材料在医院内的物流信息。通过对单据的查询，以及科室接收代销材料情况表，代销材料销售情况表， 代销材料预存情况表等报表， 清晰地反映从代销材料的使用申请，材料的预存，到材料的销售，以及与供应商付款情况，管理者提供实时、准确信息。 3 3 运用的成效 运用的成效 3.1 实现节省财力，增加收益，避免投资风险目的3.1 实现节省财力，增加收益，避免投资风险目的 目前医院的代销卫生材料绝大部分为贵重材料，贵的多达几十万，涉及的品种、数量也很多，而且在应用的过程中，选用的材料种类与规格不确定性大，如在术前计划使用的材料，在术中发现不适合使用的情况经常发生，如果不采用代销管理的方式而要满足医治所需，医院需投入大量的资金，而使用的不确定性更使资金的投入带来风险，而信息系统的应用使代销材料管理得以实现。应用信息系统至今，购入材料品种增加了 3 倍多，每月购销材料数量增加 6 倍多，金额增加 2 倍多，应用的科室从 1个普及到 11 个。 3.2 物流清晰， 管理严谨， 达到监管目的3.2 物流清晰， 管理严谨， 达到监管目的 从供应商提供材料报管理部门的审批，只要材料送进医院，无论是预存待用还是即送即用，应用准入管理记录代销材料送入医院的品种、数量以及供应商；应用销售管理完成材料记账功能，清晰地反映患者使用的材料批次即患者使用的材料是哪个供应商什么时候以什么价格购入；应用结账管理功能完成与供应商的结账。管理人员运用监控管理功能对材料的物流过程中涉及的人、物、财发生的情况了如指掌，杜绝了管理漏洞。如果手工处理则无法实现此管理要求。 3.3 节省人力，提高业务处理能力与工作效率3.3 节省人力，提高业务处理能力与工作效率 如果用手工处理，每一使用科室需设专人管理及统计 ，设备科也需设专职对此类材料进行管理及统计，由于涉及金额庞大，每一环节均需要审批，同时记录与统计难以避免人为误差。信息系统的开发以及应用，优化了业务流程，每一环节都可通过系统完成，加快了业务部门与管理部门之间的响应， 提高了工作效率， 解放了劳动力， 方便了使用科室，使医护人员有更多的时间与精力专注于医治患者。 3.4 为医院管理部门提供及时、准确信息3.4 为医院管理部门提供及时、准确信息 如果用手工进行代销材料管理，使用 时由专人记录， 定时人工统计报表， 财务部门及管理部门无法获取即时使用信息。 月报工作从使用科室为提交做准备开始到设备科的统计最后提交到监管部门至 少 1 周时间。信息管理系统的应用，实现了数据的共享与实时性，为财务部门提 供了准确的数据。通过报表，汇总材料的销售数据，便于与供应商结算，同时作620为入库的依据； 通过材料的使用明细表， 作为材料支出的依据， 便于账目的核对； 通过科室代销库存情况表、入库情况表实现材料的监管。 4 4 总结与探讨 总结与探讨 运用信息化管理代销材料，在患者、医院、供应商之间建立友好的沟通平台，在以患者为中心的基础上，实现了互赢，使科学化的管理得以实现，它简化了业务流程，提高了工作效率，在经济效益方面更为医院节支创收，避免了资金投入风险。 然而， 这种管理方式目前仅应用于涉及贵重材料的部门， 如心导管室、介入治疗室等。而信息系统适用于各种材料的管理，如果所有物资材料都应用于这种管理方式将为医院节省大量的资金投入，获得更大的收益。 参考文献 参考文献 1 姚 玲 , 张 友 平 . 信 息 化 管 理 在 供 应 中 心 物 流 中 的 运 用 . 中 国 医 院 , 2006,10(12):77-78. 2 杜显峰,赵建中,许根合,等.医用消耗材料信息管理系统的应用.军医进修学院学 报,2003,24(1):24-26.