职业经理的自我管理技能之三行为方式管理重要的事先做【本讲重点】分析时间的重要性时间分析方法 【忠告】我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无 法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时 来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的 时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起 浪费的资源。 第6讲 对时间的分析第一节 分析时间的重要性多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直 就是“忙碌”二字的化身。由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很 大的差异。职业经理之所以忙乱的原因。 无计划或计划不周由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作 用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划 ，也就谈不上有效的时间管理和高效率的行为成果。 工作无主次工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人 ，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪 些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。 不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是 在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要 相对减少。这是优秀职业经理要避免的。 不对下属授权职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实 现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了， 那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是 你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你 的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨 好。 沟通不善企业70%的问题是沟通障碍引起的。 花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而 是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果 ，我们称之为“沟而不通”。 此外还有缺乏明确的目标拖延想做的事情太多做事有头无尾不会拒绝别人的请求行动缓慢懒惰心态消极 【忠告】浪费时间的根本原因还在于自己！【事例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情 ，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资 源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本 应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要 求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一 会私事和公司最近的传闻。4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议 不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上 又得加班了。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。第二节 时间分析方法 一、 时间价值的计算你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进 行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？ 1、计算方法 成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工 作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。如一个人年薪6.5万 ，每天268.6 元，每小时38.4元，没分钟0.64元如一个人年薪10 万，每天413.2元，每小时 59.0元，每分钟 0.98元2、时间价值计算法的启示 （1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的 时间，无论如何也弥补不了。 （2）钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费 （不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10 30%，显然，这是十分困难的。 （3）浪费时间等于浪费金钱用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间 时，就是浪费了多少钱。 （4）时间需要规划规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动 上。 二、时间支配能力分析 请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。 请问答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？（2）你是否在固定的时间时间 里处处理往来函件，如上午或下午？（3）你是否将无用的文件处处理掉，而不是机械地归归档？（4）你是否能避免各种浪费时间费时间 与精力的“琐琐事”？（5）你能使每项项工作都善始善终终，避免头绪头绪 多而乱吗吗？（6）你能注意缩缩短用餐、饮饮茶时间吗时间吗 ？（7）你只欢欢迎那些实实在的、对对公司有益的推销员销员 或顾问吗顾问吗 ？（8）你除非万不得已才召开会议吗议吗 ？（9）你只参加那些对对本部门门的工作有直接影响的会议吗议吗 ？（10）你收到函件后是否阅阅后立即处处理？（11）你阻止别别人给给你寄发发各种无用资资料吗吗？（12）你阅读报阅读报 刊杂杂志时时是否浏览浏览 大意后，再细读细读 重点章节节？（13）你肯放手让让部下独立工作吗吗？能不频频繁检查检查 或干扰扰他们吗们吗 ？（14）你鼓励部下遇到问题时问题时 开动脑动脑 筋，提出独立见见解吗吗？（15）你手边边有重要工作处处理时时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗绝吗 ？（16）你能充分利用电话电话 提高效率，不在工作时间煲时间煲 “电话电话 粥”吗吗？（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计计划？（18）你能充分利用电脑电脑 、复印机提高效率吗吗？（19）当你遇到非得靠专门专门 知识识与经验经验 才能解决的问题时问题时 ，你是否请请教专专家 协协助，而不是单枪单枪 匹马马地蛮干？（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？ 三、工作紧急性分析 1目的分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。 2.工具运用工作紧急性分析表。 3.程序（1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一 般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。（2）统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。（3）统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。 4.工作紧急性分析法的启示(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产 品品质等重大问题，与时间无关。(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。 四、工作重要性分析 1.目标分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。 2.工具运用工作重要性分析表。 3.程序（1）将工作事项项的重要性分四档：非常重要，绝对绝对 要做（即其他事情都可以不做，也 要做的事项项）；重要，应该应该 做（不做就要出问题问题 ）；不很重要，可做可不做（做比不 做好一点）；不重要，可不做（做也不见见得好）。（2）统计统计 “频频次”。即不同重要程度的工作事项项各占多少（单单位：日、周、月）。（3）统计统计 “时间时间 ”。即完成不同重要程度的工作事项项所占用的时间时间 。 4.工作重要性分析法的启示（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。 五、会议分析 1.目标 分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。 2.工具 运用会议分析表。 （1）分析会前准备情况 有无会议计划、目标、议程，时间安排？时间和地点是否恰当？参加人是否适当和必须？ （2）分析会议过程是否准时开会？为什么？是否跑题？是否按计划进行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按时结束？ （3）会后分析：会议纪要有没有？发给与会者没有？会议决议的执行情况。会议必要性评估。 以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分 析。 3.会议分析法的启示（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会” 、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估 开会的必要性。（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好 养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会” 就把大家召集起来。（4）严格会议纪律。（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。 六、干扰因素分析 1.目的 分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。 2.方法 运用干扰因素分析表。 （1）列出干扰因素 干扰因素可以分为两大类：一类是突发性干扰，一类是拖延性干扰。 （2）对干扰因素排序通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出 排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉 。 自己 朋友 客户 同事 上司 下属小 大 突发性干扰（3）对突发性干扰的分析突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会 遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为： 3.干扰因素分析法的启示（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“ 缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以 把握你自己。（3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。（4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不 同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司 、同事、客户、朋友，还是你自己？ 【自检】选择你认为最适合的分析