Unit 16 Fax and E-mail 传真与电子邮件16.1 Introduction（简介） 目的：掌握有关传真和电子邮件的格式和撰写。16.2 Fax（传真）作为一种成熟的通讯手段，传真在商务交往中将继续 扮演重要的角色。传真的最大优势在于简便。使用传真时，通常有以下几点需要注意：（1）尽量在工作时间发送传真，并且在发送前尽可能 提前通知对方。（2）传真原件的字体要稍大一些，因为很多时候，接 收方收到的传真文本的字体都会被缩小。（3）尽管传真的页数并不受到限制，但是如果页数过 多，就会长时间占用对方的线路，这在惜时如金的商界是 很糟糕的现象。（4）传真的文本内容尽量不要分布在纸张边缘，因为 在传输时，纸张边缘的信息很可能会模糊不清。1Heading（标题）传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传 真格式（参见图16-1）。传真的顶端一般会有显眼的字样，例如“TELEFAX” 、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。 公司的传真一般都含有本公司名称和标志，并在传 真的显眼位置以大字体突出。传真的标题一般包含以下信息：TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指 定具体接收人。ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名， 那么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定 接收人，则不必加入此项。FAX NO.：接收方的传真号码。 FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的 发送人。DATE：传真的发送日期，也可以改用TIME来标出具体 的发送时间和日期。FAX NO.：发送方传真号码。PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。FAX MESSAGETO: Shanxi Textile Imp. & Exp. Corp Trendsetters Inc. ATTN: Mr. Wu Wanlong, Manager160a Oak Avenue, New York, USA FAX NO.: 0086-29-334876 Tel: 78928666 Fax: 78928668 FROM: Trendsetters Inc. DATE: Sep.23, 2003 FAX NO.: 78928668 Page 1 of 3 PAGE: 1/3 Fax body图16-1传真格式通过传真发送的可以是一段信息，如商品报价等 ，也可以是一份文件。如果所发送的信息内容简短 ，那么这些信息会出现在传真的首页上；如果发送 的是一份文件，那么还要在文件前发送一份封面（ Cover Sheet），在封面上注明标题信息及 “COVER SHEET”字样（参见图16-2）。Trendsetters Inc. 160a Oak Avenue, New York, USA Tel: 78928666 Fax: 78928668 FAX COVER SHEET TO: Shanxi Textile Imp.& Exp.Corp ATTN: Mr. Wu Wanlong, Manager FAX NO.: 0086-29-334876 FROM: Trendsetters Inc. DATE: Sep.23, 2003 FAX NO.: 78928668 PAGE: 4 INCLUDING COVER SHEET图16-2传真的封面2. Text（正文）和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。传真正文前也要用称呼语，比如“Dear Mr.”等， 结束时也有“Best Regards”等，也使用商业信函中 经常出现的程式化语句，如“Many thanks for your of ”等。在传真结尾，通常有发送方负责人的签名。通过普 通传真机发送传真时，签名必须采用完整形式，而 不用缩写形式。通过调制解调器发送的传真则不包 含签名。3. Samples（传真样函） 传真样例一：F. Lynch & Co. Ltd. (Head Office), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL Tel: 02-236 6571 Fax: 02-236 6574 Telex: 341641 FAX MESSAGE Page 1/1 Message for: D. Causio From: L. Crane Address: Satex S.P.A., Via di pietra, 0016 Roma Date: 19 September 1998 Fax number: (06)4815473Dear Mr. Causio, This is an urgent request for a consignment to replace the damaged delivery that we received, and of which you have already been informed. Please airfreight the following items: Cat. No:Quantity:RN30Ag20L265070100The damaged consignment will be returned to you on receipt of the replacement. Yours sincerely, L. Crane L. Crane Chief Buyer传真样例二： To: Joseph Zhang Mayflowers Inc.Sales Director868a New Texas Avenue, New York, USA zipIsland Silks Tel: 78925871 Fax: 7892587018, York Road Page 1 of 1Kowloon July 17, 2000 Hong Kong Tel: (852)9334275 Fax: (852)9334530 First of all, I would like to thank you for your hospitality during my stay in Hong Kong, and I am pleased to confirm our order for 9 000 Collection Silk Scarves. The details, as agreed in our discussion last week, are as follows:Unit Price USD50, inclusive of insurance and shipping Delivery Date November 28, 2000 No. of different patterns 15 (your “Cool Bear” selection) No. of colours 10 (beige, peach, yellow, cream, white, rose, burgundy, russet, stone and azure) Terms of payment30 days presentation (irrevocable L/C)Discount 3% We look forward to doing more business with you in the future.Best regards. John Fagurson John Fagurson Chief Buyer16.3 E-mail（电子邮件）1. Heading（标题） 由于所使用的软件和邮件服务提供商的不同，电子 邮件的标题格式也各不相同。不过，一般而言， 电子邮件的标题部分常常包含以下内容： To：收件人地址栏，在此输入收件人的电子邮件地 址。输入多个地址时，各电子邮件地址间用逗号 隔开。 Cc：（Carbon copy）副本收件人地址栏。如果有 多个副本收件人地址，就要用逗号隔开。副本收 件人可收到这封邮件的副本，并且知道还有哪些 人收到了相同的副本。Bcc：（Blind carbon copy）匿名副本收件人地址栏 。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法 知道还有谁收到了副本。 Subject：邮件的主题栏。主题栏应当简明扼要地给 出这封邮件的主旨，以使收件人能够一目了然并根 据其轻重缓急加以处理。 Priority：优先度，即本邮件的紧急程度。如果设为 高优先度，那么会在收件人端有所反映，比如在邮 件主题行前以“！”表明；如没有注明优先度，则系 统默认为普通邮件（有的邮件服务并没有这项功能 ）。Attachments：附件栏。附件栏能显示出随邮件发送 的附件的文件名、文件类型和文件大小，由电脑自 动根据附件情况载入。 Date：日期栏。一般由服务器端根据发送时间自动 载入。 在上述这些栏目中，To栏和Subject栏必不可少，而 其余栏目则为可选项，或者可以由系统自动载入（ 参见图16-3）。2. Text（正文） 电子邮件的正文部分通常分为开头敬语（ Salutation）、邮件主体（Body）、结尾敬语（ Complementary Close）及署名（Signature）四 个部分。To：Ricardohotmail.com Cc： Bcc： Subject：Meeting to Discuss 2005 Schedules Attachments： 图16-3电子邮件的标题格式 1）开头敬语电子邮件的行文风格较为随意。当只有单一收件人时，常常使用“Dear Mr. / Mrs. / Ms.姓”或者直接称呼对方全名或名字的形式，有 时甚至会采用“Hi”、“Hi名字”等较为随意的方法。当邮件发送给多人时，开头敬语通常使用“Hello all / folks”、“Hello everybody”或者“greetings”等形式 ，较少使用“Sirs”之类的正式称呼。（2）邮件主体电子邮件的主体通常只涉及一个主题，一般由开 头（Opening）、内文（Main Body）和结束语（ Closing）三部分构成。开头部分应该重申邮件的主旨，以便收件人在一 开始就了解到邮件的大致内容或者用意。内文部分 则为开头的主旨提供了更为细节性的内容。结束语 部分可以对上文进行总结，在此提出要求、观点等 。（3）结尾敬语电子邮件的结尾敬语则可以用Best wishes (Best regards), With best regards, Regards, With best wishes, Best wishes, Thanks, Best, Cheers 等词语。（4）署名 电子邮件软件通常会在信的末尾自动加上署名。例如： Maggie Wang（Maggiewanghotmail.com）。 正式一些的商务电子邮件的署名还包括发信人的职位或头衔， 以及公司的相关信息。例如： Maggie Wang（Maggiewanghotmail.com） Chief Executive Officer Timber Woods Inc. (959) 123-45673. Writing guidelines（写作要领） （1）邮件主题要精炼。 （2）邮件的主体要简明。 （3）慎用强调符号、大写字母等。 （4）注意邮件安全，不要在其中加入隐秘的内容。 （5）附件文件不宜过大，否则会大幅增加传输时间 ，从而浪费对